Залы. Главный по залу
- Liudmila Ujavca
- Regina Semakina
- Arina Kraeva (Unlicensed)
Инструкция по роли
Время чтения: 15 минут
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - ЗАЛЫ MAIN (штабной по залам) - Лиза Шувалова 8 960 613 67 20 Bella💕
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Обеспечить бесперебойное и комфортное проведение конференции в залах, эффективно координируя работу хелперов в залах и предоставляя поддержку спикерам и участникам.
В каждом зале один из хелперов – “Главный хэлпер” – человек, который отвечает за работу своих помощников и работу зала конкретно в своём зале.
Задачи
Поиск команды в залы, брифинг хелперов
Распределение задач между хелперами в зале, контроль их выполнения
Подготовка подарков спикерам и подарков участникам по вопросам, их распределение по залам
Проверка презентаций
Подготовить зал к старту конференции, к старту второго дня
Брифинг докладчиков (или контролируют как делает хелпер)
Организация пересетапов в залах для мастер-классов
Подготовка отчетов по залам (наполняемость в залах)
Подготовка дополнительных отчетов (для партнеров по запросу от саксессов)
Отчеты по докладах в залах
Задачи поступают от Тимлида. Но могут и от event-менеджеров. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.
Инструкции
Кем руководит:
Время работы, локация:
Время работы
До монтажа: онлайн-инструктаж за 3 недели до конференции
День обучения: с 15:00/16:00 до окончания работ.
Главные по залам приходят в день обучения на один час раньше, чем инструктаж.Дни конференции: с 7:45 до 21:00 (минимум за 2 часа до начала конференции, плюс один час после окончания конференции)
Демонтаж - не учавствует.
Локация:
Залы
Стандартные алгоритмы:
За 3 недели до конференции:
Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.
Внимательно изучить инструкцию по работе залов
Пройти онлайн-инструктаж
Создать рабочие группы в ТГ по залам и включить туда хелперов зала, тимлида и event-менеджера
Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят
Провести скрин знаний хелперов зала (о конференции, схема, задачи, тестирование)
Запросить у тимлида ссылку на технический сценарий, презентацию с комплектностью подарков и их количеством, табличку с информацией по подготовке подарков спикерам, табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы, информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК, контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Открытие конференции: в первый день в главном зале. Обычно в 9:30 - следить по техническому сценарию.
Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.
Есть технический сценарий, который обновляется в реальном времени.
Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:
отписаться в чат организаторов
уточнить, можно ли перенести трансляцию в дискуссионную зону или же в другой свободный зал.
В обязательном порядке уведомить участников о перенесенной трансляции – через ведущего в зале
Будьте готовы в случае форс-мажора подменить ведущего (описано во внештатной ситуации)
Нештатные ситуации:
Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат зала. Остальные - решайте напрямую с тимлидом.
|
|
|---|---|
Перестал работать микрофон | Берем запасной |
Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет) | Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале. |
В зале вырубается электричество, что делать? | Передать информацию Штабному по залу. Позвонить! |
Спикер не подошел в зал за 20 минут до начала и он выступает с нашим ноутом и оборудованием | Звоним ему/пишем. |
Спикер не подошел в зал за 15 минут до своего выступления | Написать координатору спикеров и параллельно с этим звонить/писать спикеру напрямую по контакт-листу. |
В зале нет ведущего зала, начало через минуту | Позвонить ведущему, написать своему штабному. Если ведущего совсем нет – главный хелпер по залу берет роль ведущего на себя. Спросите спикера, как его лучше представить. |
Если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада | Немедленно сообщить штабному и дополнительно написать супервайзеру чатов для устранения проблемной ситуации. |
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:
отписаться в чат организаторов
уточнить, можно ли приглашать участников в зону трансляции зала (если есть)
В обязательном порядке уведомить участников через ведущего в зале о зоне ретрансляции
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции от Онтико