Залы. Чек листы главам залов и хелперам для проведения конференций

1 день. Инструктаж

• Прослушать инструктаж, в случае необходимости - задать вопросы.

• Ознакомиться с площадкой.

• Проверить презентации, написать отчёты.

• Посчитать стулья, доставить нужное количество.

• Подготовить для зала (для ведущего и спикеров, если прописано) планшетник для бумаги.

• Подойти к техникам познакомиться (кто отвечает за презы - у них и просим проверить презы,  кто отвечает за свет, за звук, за трансляцию — у последнего спросить, где может ходить спикер или не может) и протестировать микрофон и петлички. ПОСЧИТАТЬ микрофоны и петлички,  написать отчёт.

• ПРОВЕРИТЬ ПОВТОРЫ Докладов!!!! (главы+хелперы)

• Посчитать подарки и подготовить их (тимлид+главы)

• Взять поло, если его нет (обязательно погладить, когда будете дома).

• Проверить готовность зала и убедиться, что хелперы знают инструкции и площадку. 

1 и 2 дни конференции

Утро

1. посчитать кол-во стульев.

2. расставить воду и прочее на столы при входе в зал.

3. проверить наличие мусорных ведер.

4. Проверить презы и написать отчёт.

5. познакомиться с модератором (ведущим).

6. познакомиться с режиссёрами (техниками) ещё раз.

7. обсудить с техниками разметку на сцене, куда спикеру можно выходить (с тем кто отвечает за  трансляцию).

8. обсудить с ведущим чаты, работу, подарки, время (ГЛАВЫ!!!).

9. сфоткать экраны и таймер отправить в чат.

10. проверить кликер и микрофоны.

11. перепроверить подарки, разложить их в правильном порядке. Сфоткать и отправить отчёт.

12. еще раз обсудить и проговорить позиции с хелперами.

День-вечер

1. перед началом/концом доклада отправлять отчеты.

2. поправлять стулья после каждого доклада и собирать мусор (зал должен быть чистым!)

3. следить за наполнением столов.

4. следить за чистотой зала.

5. если отстаются какие-то вещи, потеряшки, то сразу фоткаем, отписываемся и в конце дня  обсуждаем с тимлидом.

Подготовка спикеров

1. Поприветствовать спикера

2. Проверить презентацию

3. Показать как работает кликер

4. Показать разметку на сцене, как спикеру лучше ходить

5. Выбрать книгу, которую спикер будет дарить за лучший вопрос, если не книга, то что за подарок (спросить у тимлида)

6. Показать, что есть водичка и блокнот с ручкой, в случае необходимости

7. Надеть гарнитуру

8. Сказать о дискуссионной зоне

9. Обсудить выход на сцену с ведущим

10. Узнать будут ли нужны микрофоны во время доклада? Будет ли общение у спикера с залом?

11. Познакомить с ведущим

12. Забрать вещи, если это нужно

13. В конце доклада >> снять гарнитуру >> (отдать вещи) >> проводить в дискуссионную зону

Вопросы, которые НУЖНО обсудить с ведущим - глава зала

1. Кто дарит подарки? Хэлперы или ведущий?

2. Когда дарим подарок для спикера ? После доклада или после сессии «вопрос-ответ»?

3. Вопросы из чата, если есть, то какой сигнал вам подать?

4. Нужно ли вам подавать сигнал о том, что до конца доклада осталось n минут?

5. Микрофоны. Договориться с ведущим, либо он выбирает вопросы из зала, либо хэлперы по очереди передают микрофон

6. Не забудь дать сценарий и ссылку на чат зала!!!

Работа с микрофонами и как сказать страху нет:)

1. Микрофоны нужно брать у техников за 7-10 минут

2. Микрофоны даются уже включенными

3. Хэлперы в разных частях зала дают микрофоны по очереди, поднимая руку

4. Предупреждаем участников, чтобы держали микрофон у рта, иначе их вопрос не услышат в трансляции

5. Обязательно отходим на 4 шага назад, чтобы картинка в трансляции была красивой

6. Забираем микрофон, когда человек задал вопрос.

Отчеты, примеры

Начало доклада —

1 сообщение: @bellochka08 доклад начался, Анна Горбусева

2 сообщение: @bellochka08 температура нормальная, вся  техника исправна, с мусором все ок, экраны в норме

3 сообщение: @Degurshaf @tkxrx наполняемость 18% ,  112 человек

Конец доклада —

1 сообщение: @bellochka08 доклад закончился, Анна Горбусева 

2 сообщение: @Degurshaf @tkxrx наполняемость 15% ,  80 человек

Начинается сессия вопрос-ответ:

1 сообщение: @bellochka08 сессия вопрос-ответ началась, Анна Горбусева

2 сообщение: @Degurshaf @tkxrx наполняемость 13% ,  76 человек

Конец сессии вопрос-ответ:

1 сообщение: @bellochka08 сессия вопрос-ответ закончилась, Анна Горбусева

2 сообщение: @Degurshaf @tkxrx наполняемость 3% ,   16 человек

Выступление полностью закончилось.

1 сообщение: @bellochka08 выступление закончилась, Анна Горбусева.

Подарок спикеру подарили (приложить фото и что внутри)

Подарки за лучшие вопросы подарили (приложить фото, что подарок дошёл)

Отчёты на техтолки:

1 сообщение: @bellochka08 техтолк начался, Евгений Калашников

2 сообщение: @bellochka08 температура нормальная, вся  техника исправна, с мусором все ок, экраны в норме

3 сообщение: @Degurshaf @tkxrx наполняемость 4%    25 человек

4 сообщение: @bellochka08 техтолк закончился, Евгений Калашников

5 сообщение: @Degurshaf @tkxrx наполняемость 8%,   50 человек