За 2 недели до конференции:

• Изучить информацию о конференции. Актуальная конференция.

• Принять участие в общекомандном ознакомительном созвоне с ивентами

• Подключиться в чаты через запрос у event-менеджера: slack «Штаб конференции», чат саппорта ОНТИКО, чат конференции, технические чаты с подрядчиками и другие

• Запросить у event-менеджера график монтажа. Для каждой конференции это свой график. Пример: График монтажа

• Запросить у event-менеджера Дерево ролей. Изучить роли и контакт-лист. У каждой конференции свое Дерево ролей. Вот ПРИМЕР.

• Ознакомиться с задачами по пересетапам мебели в залах. Вот пример задач по пересетапам: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

• Изучить инструкцию, как работать в slack.

• Принять участие в созвоне, где обсуждается график монтажа и как с ним работать

  • Отметить для себя (в графике монтажа) чекпоинты этого графика. Не все задачи - чекпоинты. Обычно их 4-10 на весь монтаж, например “Сданы все стенды“, “Застройщики заехали”, “Сданы залы”, “Стартовали прогоны спикеров в залах”.

• Пройти онлайн-инструктаж. Присутствие обязательно.

• Принять участие в Созвоне штаба

Во дни монтажа

• Изучить площадку, пройтись по площадке со схемой конференции

• Пройти общий оффлайн-инструктаж, аттестацию у event-менеджера.

• Познакомиться со всеми тимлидами и своим сменщиком (ночной помощник сменяет дневного)

• Мониторить выполнение задач по графику монтажа, фиксировать статусы в slack. Для каждой конференции это свой график. Пример: График монтажа.

• Прием доставок вместе с тимлидом логистов (это хелперы, отвечающие за склад, разгрузку/ погрузку доставок, наши руки) по графику монтажа Необходимо проверять количество и комплектность принимаемых доставок, для этого запросите необходимую информацию и документы у event-менеджера. Это могут быть следующие доставки:

  • воды, брендированной и небрендированной (в палетах). Воду необходимо разместить в технических помещениях кейтеринга, уточните у event-менеджера, где это.

  • сувенирная продукция, упаковочные коробки. Проверяйте комплектность по документам, которые передаст event-менеджер.

  • мерч: футболки, жилетки, поло и пр. Проверяйте комплектность по документам, которые передаст event-менеджер.

  • полиграфическая продукция (блокноты, ручки, пакеты). Распределить по зонам на площадке — часть блокново, пакетов, ручек отнести к Зоне раздачи мерча, предварительно согласовав с TeamLead этой зоны, остальное оставить на складе. Бейджи и ленты передать в зону регистрации. Складывать аккуратно, исключая порчу.

  • стаканчики. Можете сразу передать кейтерингу, предварительно согласовав с event-менеджером.

  • заказ с Комуса. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

  • мебель. При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком: проверить ее качество, комплектность и количество. Списки запросите у event-менеджера

• Курировать взаимодействие с подрядчиками по своим задачам по графику монтажа (они будут зафиксированы в графике)

• Мониторить чат саппорта ОНТИКО, чат конференции на предмет проблем, для того, чтобы оперативно решить их на площадке вместе с event-менеджерами

• Выполнять задачи по запросу event-менеджера

• Передавать задачи другому помощнику, фиксировать это в чате обязательно. Не бросать задачи.

Как работать с графиком монтажа-демонтажа:

Мониторинг выполнения задач по графику монтажа-демонтажа:

• Задача выполнена – отмечаешь ее бледно-зеленым цветом в графике

• Если задача открыта и происходит сдвиг — отмечаешь бледно-желтым и заполняешь комментарий + новое время окончания задачи. Предупреждаешь команду в канале «Штаб конференции», когда пишешь статус

• Каждые 2 часа фиксируешь статус по графику монтажа в slack.

  • если все готово — пишешь, что сделано, заехали, смонтированы и т.д. Пример: Вода доставлена, распределена по зонам

  • если задача в процессе работы — пишешь, что в процессе. пример: Мебель в процессе разгрузки и монтажа

  • если сдвиг — пишешь, что перенос, с указанием нового времени. Пример: Сдача спикерской и партнерской перенесена с 10.00 на 15.00

Open

Пример статуса задач по графику монтажа.

Open

Пример закрашивания графика монтажа.

В дни конференции:

• Распечатать сценарии ведущим и передать Тимлиду залов до старта начала конференции (в районе 8 утра)

• Совершать обходы площадки каждый час (с 7:00 и так далее до конца)

  • контролировать ее чистоту (туалеты, выставка, партнерская/спикерская) — самостоятельно ставим задачи клинингу, мониторим исполнение задачи

  • фиксить очереди на обедах — уточняем у event-менеджера, как действовать, если есть очередь

  • смотрим общую ситуацию по мероприятию, предвосхищаем возможные ожидаемые проблемы (например, смотрим, что все хелперы на местах, навигаторы не спят на ходу, КБ пусты/полны), все, что по вашему мнению требует оперативного вмешательства — решаем, как действовать в случае обнаружению проблемы по согласованию с event-менеджером

• Сообщать статус обхода в чат HelpTeam

• Запускать трансфер (если есть)

• Мониторить чат саппорта ОНТИКО, чат конференции на предмет проблем, для того, чтобы оперативно решить их на площадке вместе с event-менеджерами

• Выполнять задачи по графику монтажа. Для каждой конференции это свой график. Пример: График монтажа.

• Выполнять задачи по запросу event-менеджера (как правило, тут присутствуют точечные задачи, чаще всего связаны с распечаткой документов, сценариев, организацией обедов для подрядчиков, проверить/пересчитать мерч для спикеров - контроль работы подрядчиков и Хелптим, работа с документами)

Дополнительно

Позаботиться, пожалуйста, о команде event-менеджеров
Попил(а) ли кофе или воду, а поел(а) ли?
Если нет, то добыть и принести чашечку кофе/бутылочку воды/энергетик для ТДК, можно попросить у кейтеринга немного еды в ланч-боксе с приборами или просто напоминать заказать себе еду/ сходить на обед.

В дни демонтажа:

• Обход площадки по зонам (проверять, все ли увезли, демонтировали)

• Выполнять задачи по графику монтажа

• Выполнять задачи по запросу event-менеджера

• Задачи по демонтажу мебели

• Задачи по контролю выезда застройщиков с площадки