Инструкция по роли TeamLead ВЫСТАВКИ

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Задачи могут поступать как от event-менеджеров, так и от менеджеров отдела Success.

Твой event-менеджер — Регина Семакина, 8 900 345 53 05, Регина Семакина

От отдела Success:

Елизавета Карсакова, tg: @karsakovaev, +7 962 626 9582
Алина Садыкова, tg: @alinesadykova, +7 903 307 7710
Полина Каширина, tg: @polinakshr, +7 902 818 5558
Валерия Мурунова, tg: @vmurunova, +7 987 294 4710
@OnticoPartners - общий аккаунт success-отдела (при необходимости можно тегать в чатах с партнерами)

Для решения вопросов – чат с отделом Success, канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”, чаты с партнерами.

Для чего нужна эта роль? Цель роли.

Обеспечить комфортное взаимодействие с партнерами до и во время конференции по вопросам нахождения на стенде, а также по вопросам приема, систематизации и хранения мерча.
Оперативное реагирование на запросы партнеров, предоставление необходимой поддержки.
Контроль чистоты на территории выставки, оперативное устранение незначительных дефектов на стендах (своими силами или с помощью служб).

Задачи роли:

Поиск, подбор, брифинг и контроль работы обеспечение работы хелперов
Организация склада для партнеров, разметка
Информирование партнёров о нюансах заезда на склад
За неделю до конференции разъяснение представителям партнёров порядка заезда и работы со складом
Составление графика заезда мерча
Формирование предварительного расписания заездов мерча партнёров за несколько дней до начала конференции.
Контроль приёма и систематизация мерча партнёров
Организация приёма, учёта и хранения мерча на складе.
Сопровождение партнёров в дни монтажа
Помощь в ориентировании, указание местоположения их стенда и склада.
Контроль ведения журнала учёта на складе
Регистрация и систематизация поступающего и выдаваемого мерча партнёров.
Обработка запросов от партнёров
Мониторинг чатов и своевременное выполнение поступающих запросов.
Выполнение поручений партнёров в дни конференции
Оперативное реагирование на запросы и оказание необходимой поддержки.
Контроль чистоты стендов и технической исправности оборудования(вызов служб)
В случае необходимости передача информации в соответствующие службы для быстрого устранения проблем.
Помощь при вывозе мерча по окончании конференции
Организация процесса перемещения оставшегося мерча из зоны склада в зону разгрузки для его дальнейшего вывоза.
Выполнение любых поручений, которые могут дать представители ОНТИКО по зоне выставки.

Кем руководит:

Время работы, локация:

Время работы
- До монтажа: за несколько дней до старта монтажа — работа в чатах с партнерами. Быть на связи.
- Дни монтажа: работа в чатах и на площадке, контроль процесса заезда партнёров до прибытия последнего партнера с 10:00 до 22:00
- Дни конференции: работа в чатах и на площадке с 7:00 до 20:00
- Во время демонтажа: работа в чатах и на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00
Локация:
- Склад партнеров
- Зона выставки — партнерские стенды

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

О конференции

Стандартные алгоритмы, чек-лист

Алгоритм работы с запросами партнеров::

Каналы поступления задач:
- Чаты партнёров (приоритет)
- Чат Success-отдела.
- Штаб конференции — канал в Slack
- HelpTeam ОНТИКО
Постоянный мониторинг чатов партнеров (приоритет), чтобы отследить поступающие задачи
Оперативное реагирование на запросы — в течение не более 2-3 минут с момента поступления
При появлении запроса – немедленно подтвердить его принятие в работу. И обновлять статус выполнения задачи
Максимально быстро выполнить запрос или передать его ответственным лицам.
Если проблему можно решить силами работников зоны выставки — выполняем её самостоятельно.
Если требуется дополнительное согласование – уточняем алгоритм решения через Success-отдел и следуем их инструкциям.

Стандартные алгоритмы:

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте по рации, в телеграм-чате “HelpTeam ОНТИКО“. Если не получаете ответа, звоните event-менеджеру!

Примеры нештатных ситуаций и их решения:


Если необходимый предмет отсутствует	Предложить партнёрам альтернативу. Если альтернативы нет – запросить в чате организаторов возможность отправить людей на закупку.
Если на стенде обнаружена неисправность	Передать информацию в технический отдел или супервайзеру чатов.
Если стендисты покинули стенд до окончания конференции:	Организовать присутствие хелперов на стенде, чтобы он не выглядел пустым.
При невозможности самостоятельного устранения дефектов на стенде	– оперативно передать информацию в нужный отдел (технический, Success-отдел, организаторы и т. д.). Контролировать процесс решения проблемы до её полного устранения.
Если партнёр просит выехать после окончания работы склада	Попросить партнёра связаться с отделом Success. Если партнёр не может этого сделать — связаться самостоятельно и запросить дальнейшие действия.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:

анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции

Тимлид может оставить обратную связь таким же образом.

HelpTeam Онтико

III. ВЫСТАВКА MAIN - ответственный за зону выставки и взаимодействие с партнерами

Analytics