Инструкция по роли

Время чтения: 18 минут

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Твой главный - Менеджер конференции - Регина Семакина, 8 900 345 53 05, Регина Семакина
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Для решения вопросов – чат “HelpTeam ОНТИКО”, канал “Штаб конференции” в Slack

Для коммуникации между тимлидом, главами залов, хелперами - система рабочих чатов в ТГ

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечить бесперебойное и комфортное проведение конференции в залах, эффективно координируя работу глав залов и их помощников.

Задачи роли:

Поиск, подбор, брифинг и обеспечение работы глав залов и хелперов в залах.
Контроль готовности залов к старту конференции, к старту второго дня, контроль готовности перед докладами
Контроль проверки презентаций, передача отчета event-менеджеру
Контроль пересетапов в залах для мастер-классов
Контроль подготовки отчетов по залам (наполняемость в залах)
Контроль подготовки подарков спикерам и подарков участникам по вопросам, их распределение по залам
Контроль подготовки дополнительных отчетов (для партнеров по запросу от саксессов)
Также выполняет любые поручения, которые могут дать event-менеджеры Онтико по работе

Кем руководит:

Инструкции по задачам

Время работы

До монтажа: онлайн за 3 недели - месяц
- День монтажа / инструктажа: с 15:00 до окончания работ.
- Дни конференции: с 7:45 до 21:00 (минимум за 2 часа до начала конференции, плюс один час после окончания конференции)
- Демонтаж: не участвует.
Локация:
- Склад (если позволяет место)
- Залы

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

О конференции

1 Инструкция по роли

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Стандартные алгоритмы:

За 3 недели до конференции:

Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.
Внимательно изучить инструкцию по работе залов
Произвести поиск кандидатов в команду залов, и если требуется в команду медиа-центра (см. дерево ролей: хелперы в онлайн-чатах залов, хелперы-помощники по маркетингу, онлайн-расставляторы, супервайзер чатов, помощники ивентов)
Создать рабочие группы в ТГ и включить туда event-менеджера: медиа-центр, онлайн-расставляторы, ребята на чатах; супервайзеры; добавить ответственных в эти чаты.
Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят
Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения: онлайн и оффлайн. Проконтролировать явку.
Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)
Запросить у event-менеджера ссылку на технический сценарий. Для каждой конференции он свой. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4HHZZ5PgKKu_O5FK98eMREniSJAtrkWwzwLHHfS_QI/edit?usp=sharing
Запросить у event-менеджера презентацию с комплектностью подарков и их количеством. Презентация для каждой конференции своя. Пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0
Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков спикерам (контакты должны быть обязательно). Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing
Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing
Запросить у event-менеджера информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК. Для каждой конференции она своя. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?gid=651570407#gid=651570407
Запросить у event-менеджера контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).
Запросить доступ в админку для супервайзера чатов (вносит информацию о наполняемости напрямую в админку)
Уточнить у event-менеджера, есть ли ТЗ по съемке отчетов для партнеров (например, съемка озвучивания ведущим рекламных текстов в сценарии)
Заполнить дерево ролей


Сколько еще ждать, почему я не могу попасть в зал?	Я понимаю ваше разочарование, действительно очень жаль, что мест на этот мастер-класс уже не осталось. Зал рассчитан на [число] человек, и, к сожалению, сейчас он полностью заполнен. Мы обязательно учтем этот высокий интерес при планировании следующих мероприятий и постараемся увеличить количество мест на популярные мастер-классы. Простите, что вам пришлось ждать. К сожалению, количество мест на мастер-класс ограничено вместимостью зала. Чтобы компенсировать это неудобство, мы предлагаем вам [альтернативный вариант, например, запись мастер-класса, дополнительные материалы, приоритетный доступ на следующий МК — уточнить у event-менеджера]. Кроме того, сейчас в соседнем зале проходит [название другой сессии], которая тоже может быть вам интересна.
Почему ограничено количество участников, я ради этих МК билеты купила!	Спасибо за ваш интерес к мастер-классу! Мы видим, насколько он популярен. Действительно, вместимость зала ограничена, и мы заранее предупреждали об этом. Мы обязательно учтем этот опыт и постараемся в будущем предложить больше возможностей для участия.
Будет ли запись МК	Нет, не будет, потому что практическая ценность мастер-класса сохраняется только при личном участии
Будет ли трансляция МК	Необходимо уточнить у event-менеджера

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:
- отписаться в чат организаторов
- уточнить, можно ли приглашать участников в зону трансляции зала (если есть)
- В обязательном порядке уведомить участников через ведущего в зале о зоне ретрансляции

Нештатные ситуации:


Перестал работать микрофон	Берем запасной
Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет)	Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале.
В зале вырубается электричество, что делать?	Передать информацию Штабному по залу. Позвонить!
Спикер не подошел в зал за 20 минут до начала и он выступает с нашим ноутом и оборудованием	Звоним ему/пишем.
Спикер не подошел в зал за 15 минут до своего выступления	Написать координатору спикеров и параллельно с этим звонить/писать спикеру напрямую по контакт-листу. Если не берет трубку (проблема не решена) - сообщить координатору спикеров о проблеме и продублировать своему штабному. Но такую проблему нельзя не решить!
В зале нет ведущего зала, начало через минуту	Позвонить ведущему, написать своему штабному. Если ведущего совсем нет – главный хелпер срочно сообщает тимлиду и event-менеджеру. Спросите спикера, как его лучше представить. Во время доклада решите со штабным залов, как быть дальше.
Если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада	Немедленно сообщить штабному и дополнительно написать супервайзеру чатов для устранения проблемной ситуации.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:

анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции

Тимлид может оставить обратную связь таким же образом

HelpTeam Онтико

IV. ЗАЛЫ MAIN — общая информация и инструкция для TeamLead залов

Analytics