Инструкция по роли

Время чтения: 13 минут

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Твой главный - Главный по залу. Его руководитель – ЗАЛЫ MAIN (штабной по залам) - Лиза Шувалова 8 960 613 67 20 Bella💕
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечить бесперебойное и комфортное проведение конференции в залах, эффективно координируя работу хелперов в залах и предоставляя поддержку спикерам и участникам.

Задачи

1. Проверить презентации накануне конференции

2. Подготовить зал к старту каждого дня, разнести подарки по заданию Главного по залу, чек по тех сценарию и рабочей табличке подарков, фотоотчет

3. Проверить презентации утром в начале каждого

4. Проверить работу техники в зале

5. Подготовить зал к каждому докладу (поправить стульчики, обновить воду на столах), пройтись между рядов и проверить на чистоту (стаканчики)

6. Коммуникация в чатах по запросам тимлида (отчеты по наполняемости, чек пришел ведущий, спикер)

7. Организация пересетапов в залах для мастер-классов

8. Задачи поступают от Главного по залу и твоего тимлида. Но могут и от ивентов Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду..

Время работы, локация:

• Время работы

  • День обучения: с 15:00/16:00 до 19:00/20:00

  • Дни конференции: с 7:45 до 20:00

  • Демонтаж - нет.

• Локация:

  • Залы конференции

Инструкции

• Брифинг докладчиков

• Проверка презентаций

 

 

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Open

О конференции

• 1 Инструкция по роли
  • • 1.1.1 Время чтения: 13 минут
  • 1.2 Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
  • 1.3 Для чего нужна эта роль? Цель роли
  • 1.4 Задачи
  • 1.5 Время работы, локация:
    • 1.5.1 Инструкции
  • 1.6 Стандартные алгоритмы:
    • 1.6.1 За 3 недели до конференции:
    • 1.6.2 В день обучения:
    • 1.6.3 В дни конференции:
    • 1.6.4 Брифинг докладчика ОБЯЗАТЕЛЕН:
    • 1.6.5 Хелпер на вход:
    • 1.6.6 Хелпер на микрофон:
  • 1.7 Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
  • 1.8 Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
  • 1.9 Нештатные ситуации:
  • 1.10 Обратная связь, нарушения:

Стандартные алгоритмы:

• В каждом зале есть главный помощник и 1-2 дополнительных (в зависимости от размера зала).

• Изучите схему и расписание конференции. Участники будут задавать вопросы.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

• Открытие конференции: в первый день в главном зале. Обычно в 9:30 - следить по техническому сценарию.

  • Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.

• Есть технический сценарий, который обновляется в реальном времени.

• Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

  • отписаться в чат организаторов

  • уточнить, можно ли перенести трансляцию в дискуссионную зону или же в другой свободный зал.

  • В обязательном порядке уведомить участников о перенесенной трансляции – через ведущего в зале

• Будьте готовы в случае форс-мажора подменить ведущего (описано во внештатной ситуации)

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

• Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

  • отписаться в чат организаторов

  • уточнить, можно ли приглашать участников в зону трансляции зала (если есть)

  • В обязательном порядке уведомить участников через ведущего в зале о зоне ретрансляции

Нештатные ситуации:

Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат организаторов. Остальные - решайте напрямую с Штабным.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции от Онтико