Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечение комплексной подготовки к мероприятию и бесперебойное проведение конференции, включая снабжение всем необходимым инвентарем, эффективно координируя работу логистов.

Задачи:

1. Поиск, подбор, брифинг и контроль работы хелперов

2. Инвентаризация склада и офиса, подготовка и сбор инвентаря для предстоящей конференции

3. Закупка реквизита для организации конференции, до конференции и в дни монтажа и самого мероприятия (по запросу)

4. Заказ машин и пропусков на склад и офис

5. Задачи по погрузке, разгрузке, ввозу и вывозу инвентаря на площадку и обратно на склад и офис

6. Организация склада партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

7. Задачи по приему, разгрузке, перемещению мерча партнеров (по запросу TeamLead Выставки)

8. Прием доставок (полиграфия, вода, стаканчики, мерч ОНТИКО, матрешки, коробки и др), разгрузка, организация доставок на складе ОНТИКО

9. Упаковка матрешек в коробки (если имеются)

10. Разгрузо-погрузочные работы по мебели, логистика мебели по площадке

11. Подготовка пулдаунов и флагов, подготовка и установка на площадке табличек навигации

12. Организация коммутации в штабе, спикерской и партнерской, кабельменеджмент

13. Обеспечение водой залы, раздаткой зону раздатки (по запросу TeamLead Выставки и TeamLead регистрации)

14. Пересетапы на мастер-классы, оперативное перемещение и расстановка мебели

15. Отправление подарков спикерам

16. Подготовка инвентаря для вывоза с площадки (не забыть пересчитать пиво)

17. Выполнение поручений event-менеджеров.

Кем руководит:

• Логисты

Время работы, локация:

• Время работы

  • До монтажа: онлайн-инструктаж, инвентаризация на складе, за 3-4 недели до монтажа

  • Дни монтажа: с 09:00 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

  • День конференции: с 07:30 до окончания работ (расписание может отличаться, уточните у event-менеджера)

  • Демонтаж: до полного демонтажа и вывоза всего инвентаря на склад

• Локация:

  • Склад — на склад всегда находится ответственный за склад

  • Площадка — логисты не привязаны к конкретной локации и должны оперативно реагировать на поступающие запросы. При отсутствии заданий логисты должны находиться в штабе в режиме ожидания и сообщать о своей готовности принять какое-либо поручение.