Изучить инструкции по работе логистов

Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расписание конференции

Поиск, подбор, брифинг хелперов-логистов, создать рабочий чат 

Выслать в чат инструкцию по работе логистов

Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения

Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя

Сделать заказ покупок в комусе или на озоне (канцелярия) по заданию event-менеджера.

Провести инвентаризацию на складе и офисе, подготовить к вывозу инвентарь для предстоящей конференции.

Запросить у event-менеджера график монтажа-демонтажа с задачами для логистов. Для каждой конференции это свой график. Пример: Задачи для HelpTeam

Ознакомиться с задачами по пересетапам мебели в залах. Задачи поступают от TeamLead залов, для каждой конференции они свои. Вот пример задач по пересетапам: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

Выучить площадку наизусть, проконтролировать, что все логисты ее знают: вы должны знать все входы, выходы, зоны разгрузки-погрузки, залы, зону раздатки, все склады, все локации, в которых может быть припрятана мебель, зоны питания, мусорные контейнеры и т.д.

Изучить расписание: нужно знать когда открытие, закрытие, старт докладов, афтепати.

Заранее продумать как организовать логистику в дни монтажа: как заехать, какой инвентарь понадобится, куда выгружать, где поднимать и тд

Привезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы со склада и офиса. Обязательно нужно свериться по списку (пример), что вы привезли ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ. Обратите внимание, что нужно вернуть в офис, что на склад.

Организовать кабельменеджмент в штабе (удлинители), по запросу event-менеджера в спикерской и партнерской. Обязательно “сдать работу” event-менеджеру.

Принять все доставки и мебель по графику монтажа-демонтажа. Пример: Задачи для HelpTeam. Необходимо проверять количество и комплектность принимаемых доставок, для этого запросите необходимую информацию и документы у event-менеджера. Это могут быть следующие доставки:

• воды, брендированной и небрендированной (в палетах). Воду необходимо разместить в технических помещениях кейтеринга, уточните у event-менеджера, где это.

• сувенирная продукция, упаковочные коробки. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

• мерч: футболки, жилетки, поло и пр. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

• полиграфическая продукция (блокноты, ручки, пакеты). Распределить по зонам на площадке — часть блокново, пакетов, ручек отнести к Зоне раздачи мерча, предварительно согласовав с TeamLead этой зоны, остальное оставить на складе. Бейджи и ленты передать в зону регистрации. Складывать аккуратно, исключая порчу.

• стаканчики. Можете сразу передать кейтерингу, предварительно согласовав с event-менеджером.

• заказ с Комуса. Проверяйте комплектность по документам, которые вам передаст event-менеджер.

• мебель. При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком: проверить ее качество, комплектность и количество. Списки запросите у event-менеджера

Организовать склад партнеров под руководством TeamLead Выставки. Подготовить, собрать, распределить стеллажи. Сделать разметку на складе.

Организовать склад ОНТИКО, назначить ответственного, выдать журнал учета. Склад должен содержаться в чистоте и порядке, весь реквизит и инвентарь должен быть рассортирован, по возможности подписан, чтобы можно было быстро ориентироваться. Необходимо фиксировать в журнале учета все перемещения на складе.

Принимать доставки партнеров по запросу TeamLead выставки.

Отпарить флаги и пулдауны, собрать конструкции. Собрать таблички навигации. Расставить, предварительно согласовав расстановку с event-менеджером. “Сдать работу” event-менеджеру, подготовить фото с расстановками.

Собрать все коробочки для матрешек, упаковать матрешки (если имеются на конференции).

Распределить стулья по залам по запросу event-менеджера.

Разнести воду по залам в день репетиций (прогонов) по заданию тимлида залов

Выполнять точечные поручения event-менеджера, включая покупки реквизита, необходимого для конференции. Чеки сохраняйте, фиксируйте все покупки в таблице.

Дать на подпись хелперам Code of Conduct

Выдать фирменные поло

Заранее продумать логистику в дни конференции. Любые перемещения инвентаря и реквизита необходимо осуществлять во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся

Логисты приходят на площадку раньше всех! Смотрим актуальный график по задачам. Для каждой конференции он свой. Пример: Задачи для HelpTeam

Подготовить площадку к старту конференции: по запросу TeamLead залов — разнести воду в залы, по запросу TeamLead выставки — воду на стенды, по запросу TeamLead регистрации — блокноты/ ручки / пакеты в зону раздачи мерча

Обновлять воду в залах, раздатку по запросу от тимлидов зон. Любые перемещения осуществлять во время докладов (например, так чтобы к началу перерыва вы могли занести воду в зал).

Принимать доставки партнеров по запросу TeamLead выставки (как правило, утром до старта конференции)

Принимать доставки ОНТИКО, если остались

Вести складской учет. Фиксировать все перемещения на складе в журнале учета. Соблюдать порядок на складе.

Выполнять пересетапы мебели в залах по задачам и запросу TeamLead залов. Вот пример задач по пересетапам: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

Отправить подарки спикерам, которые не смогли приехать на конференцию. Запросить список у event-менеджера.

Выполнять поручения event-менеджеров

Подготовить реквизит и инвентарь для вывоза с площадки. Все пересчитать, зафиксировать в журнале учета, подписать и упаковать. “Сдать работу” event-менеджеру. Готовиться можно начинать заранее, согласовав с ивентом. В последнюю очередь собираем остатки блокнотов, ручек, пакетов, мерча, стаканчиков и пр.
Важно: после себя оставляем порядок! Весь мусор необходимо выкинуть самостоятельно.

Отвезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы обратно на склад и офис. Обязательно нужно свериться по списку (пример), что вы забрали ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ. Обратите внимание, что нужно вернуть в офис, что на склад. Бережно относиться к имуществу ОНТИКО, складывать и загружать так, чтобы сохранить целостность реквизита и инвентаря.

Сделать обход по площадке по рабочим зонам — проверить, что все забрали, убедиться, что после себя оставили порядок. Статус передать event-менеджеру на согласование. Статус подтвердите фотографией в чате.

Выполнять поручения event-менеджеров

Проконтролировать сдачу фирменных поло