До конференции:

• Изучить эту инструкцию по работе логистов

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему. Актуальная информация о конференции.

Вам нужно будет донести информацию о конференции до любого участника конференции (спонсор, гость, докладчик, подрядчик и тд), если к вам они обратятся.

• Пройти онлайн-инструктаж, пройти тест по конференции

• Ознакомиться со всеми задачами по конференции, запросите их у тимлида.

• Провести инвентаризацию на складе, подготовить к вывозу инвентарь для предстоящей конференции

В дни монтажа:

• Выучить площадку наизусть — пройтись ногами: вы должны знать все входы, выходы, зоны разгрузки-погрузки, залы, зону раздатки, все склады, все локации, в которых может быть припрятана мебель, зоны питания, мусорные контейнеры и т.д. Пройти тест у тимлида на знание площадки

• Изучить расписание: нужно знать когда открытие, закрытие, обеды, старт докладов, афтепати.

• Привезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы со склада и офиса

• Организовать кабельменеджмент в штабе (удлинители), партнерской и спикерской — задачи поступают от тимлида.

• Принять все доставки и мебель по графику задач, запросите их у тимлида. Это могут быть следующие доставки:

  • воды, брендированной и небрендированной (в палетах). Воду необходимо разместить в технических помещениях кейтеринга, уточните у тимида, где это.

  • сувенирная продукция, упаковочные коробки. Проверяйте комплектность вместе с тимлидом

  • мерч: футболки, жилетки, поло и пр. Проверяйте комплектность вместе с тимлидом

  • полиграфическая продукция (блокноты, ручки, пакеты). По заданию тимлида распределите по зонам на площадке — часть блокнотов, пакетов, ручек отнести к Зоне раздачи мерча, остальное оставить на складе. Бейджи и ленты передать в зону регистрации. Складывать аккуратно, исключая порчу.

  • стаканчики. Можете сразу передать кейтерингу, предварительно согласовав с тимлидом

  • заказ с Комуса. Проверяйте комплектность вместе с тимлидом

  • мебель. При приеме мебели, проконтролировать, что вся мебель приехала в соответствии со списком: ее комплектность и количество. На контроле вместе с тимлидом.

• Организовать склад партнеров. Подготовить, собрать, распределить стеллажи. Сделать разметку на складе.

• Организовать склад ОНТИКО, назначить ответственного, выдать журнал учета. Склад должен содержаться в чистоте и порядке, весь реквизит и инвентарь должен быть рассортирован, подписан, чтобы можно было быстро ориентироваться. Необходимо фиксировать в журнале учета все перемещения на складе.

• Принимать доставки партнеров по запросу тимлида

• Отпарить флаги и пулдауны, собрать конструкции. Собрать таблички навигации. Расставить по заданию тимлида

• Собрать все коробочки для матрешек, упаковать матрешки (если имеются на конференции).

• Распределить стулья по залам по заданию тимлида, поправить мебель в общих пространствах

• Выполнять точечные поручения тимлида, включая покупки реквизита, необходимого для конференции. Чеки сохраняйте.

• Подписать Code of Conduct

• Подготовить к конференции

В дни конференции:

• Логисты приходят на площадку раньше всех! Смотрим актуальный график по задачам, запросите у тимлида.

• Подготовить площадку к старту конференции: разнести воду в залы, воду на стенды, отнести блокноты/ ручки / пакеты в зону раздачи мерча

• Обновлять воду в залах, раздатку по запросу от тимлида. Любые перемещения осуществлять во время докладов (например, так чтобы к началу перерыва вы могли занести воду в зал).

• Принимать доставки по запросу тимлида

• Вести складской учет. Фиксировать все перемещения на складе в журнале учета. Соблюдать порядок на складе.

• Выполнять пересетапы мебели в залах по задачам и запросу тимлида. Вот пример задач по пересетапам: Спецификация по мебели HL TLPreview

• Выполнять поручения event-менеджеров

Демонтаж (окончание второго дня конференции):

• Подготовить реквизит и инвентарь для вывоза с площадки. Все пересчитать, зафиксировать в журнале учета, подписать и упаковать. “Сдать работу” тимлиду. Готовиться можно начинать заранее. В последнюю очередь собираем остатки блокнотов, ручек, пакетов, мерча, стаканчиков и пр.
  Важно: после себя оставляем порядок! Весь мусор необходимо выкинуть самостоятельно

• Отвезти подготовленный инвентарь/ реквизит / материалы обратно на склад и офис. Обязательно нужно свериться по списку (пример), что вы забрали ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ. Обратите внимание, что нужно вернуть в офис, что на склад. Бережно относиться к имуществу ОНТИКО, складывать и загружать так, чтобы сохранить целостность реквизита и инвентаря.

• Выполнять поручения event-менеджеров

• Сдать фирменные поло