Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Твой главный - LOG MAIN (тимлид по логистике) - Юрий Верхоломов, +7 926 584 65 37, @terpi_tiho
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ему!

• Задачи поступают от Тимлида. Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему Тимлиду.

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Команда логистов - это люди, на которых возложена большая ответственность: всегда быть в нужном месте в нужное время. 
Наша цель: осуществить готовность площадки к конференции на всех этапах.
Необходимо:

• помочь на монтаже и демонтаже;

• подготовить каждую зону к мероприятию;

• быть на подхвате во время конференции.

Время работы, локация:

• Время работы

  • День монтажа: с 09:00 (по расписанию) до окончания работ,

  • Дни конференции: с 09:00 до окончания работ (включая демонтаж)

  • Отдельный день демонтажа, если есть

• Локация:

  • У логиста нет конкретной локации, он должен быть везде. Если никаких задач не поступает, вы обязаны прийти в штаб и ожидать задач там, а также написать в телеграм-чат о том, что вы свободны и готовы принять какое-либо поручение.

    Есть исключение - логист для комнаты багажа. Он находится в комнате багажа участников и принимает/выдает им багаж по биркам (как в гардеробе).

 

 

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Open

О конференции

• 1 Инструкция по роли
  • 1.1 Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
  • 1.2 Для чего нужна эта роль? Цель роли
  • 1.3 Время работы, локация:
  • 1.4 Схемы взаимодействия
  • 1.5 Стандартные алгоритмы:
  • 1.6 Нештатные ситуации
  • 1.7 Обратная связь, нарушения:
• 2 Рециркуляторы. Инструкция по расстановке

Схемы взаимодействия

Схема для “рядового HelpTeam”

Open

Стандартные алгоритмы:

1. Логисты должны знать схему площадки, для этого нужно заранее пройтись и запомнить:
   где какой зал и дискуссионные зоны
   где какой стенд выставки и где раздаточный материал
   где демосцена
   где регистрация участников и докладчиков
   где комната докладчиков
   где зоны отдыха
   где туалеты, гардероб и багажная комната
   где зоны питания
   - Вам нужно будет донести эту информацию до любого участника конференции (спонсор, гость, докладчик, подрядчик итд), в случае возникновения такого вопроса.
   - Нужно изучить расписание:
   во сколько открытие конференции
   во сколько afterparty
   во сколько начало и конец обедов, какие временные слоты на обед
   во сколько завершение конференции

2. Логист для комнаты багажа находится в отдельном помещении. План действий:
   1. Получить наклейки и маркер
   2. Когда к вам приходит участник с багажом, клеите на багажную сумку наклейку с определенным номером.
   3. Выдаете участнику наклейку с таким же номером.
   4. Когда к вам приходит участник с наклейкой, выдаете ему тот багаж, на котором указан такой же номер.

3. Логист для склада
   1. Всегда находится на складе, начиная с монтажа, заканчивая последней коробкой.
   2. Следит, чтобы охранник записывал в журнал всех и всё, кто и что заносит на склад, а также время.
   3. Следит, чтобы охранник записывал в журнал всех и всё, кто и что выносит со склад, а также время.
   4. Помогает внести/вынести коробки/всё, что заносится на склад.
   5. Всё распределяет и наводит порядок.

4. Логист для приемки мебели, если много арендной мебели
   1. Контролировать отгрузку мебели с подрядчиком, что нигде не поцарапали мебель и углы при завозе на площадку, отфотографировать всю мебель, которую привезли и прислать фото ответственному ивенту.
   2. Пересчитать количество совместно с ивентов и подрядчиком, проконтролировать, что вся мебель приехала. Список мебели отдаст ивент заранее.
   3. Распределить мебель по площадке согласно ТЗ от ивента.
   4. Проконтролировать отгрузку мебели, что все уехало в сохранности и ивент подписал акт.

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте сперва с LOG MAIN. Если не получаете ответа, обратитесь к менеджеру конференции от Онтико.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции от Онтико

Рециркуляторы потребляют много электричества и могут создавать помехи в колонках расставлены по площадке. Поэтому их стоит расставлять в день монтажа и проверять фонят ли колонки. В идеале, не подключать и то и то в одни розетки. 

Принцип выбора места для каждого рециркулятора:

1. Не в углу

2. Не в плотную к стене

3. Ничем не закрыт

4. 1.5 метра от ближайшего сидящего места

5. Не мешает проходу

6. Воздухозабор и выброс направлены не в стену

*Чтобы это было легче реализовать, в парке есть 10 удлинителей 5 метров длиной. 

Ремонт:

Рециркуляторы VAkio имеют свойство иногда выходить из строя из за перебоев электричества. Обычно проблема решается заменой предохранителя. Предохранитель находится между включателем и портом для кабеля питания. Небольшой отсек необходимо поддеть отверткой и потянуть на себя. Меняем ампулу. 
*В парке есть 12 запасных предохранителей. Закупать их можно в магазине Chip&Dip. Нам подходят стеклянные или керамические на 2Ампера, 250 Вольт, размером 5х20 мм.

Поэтапная памятка для HelpTeam по рециркуляторам:

1. Сборка
   а) Прикрутить ножки ко всем рециркуляторам
   б) Выстроить их в ряд 
   в) Проверить каждый на работоспособность (включить в сеть на 1-5 минут) 

2. Распределение:
   а) Необходимо равномерно по всей площадке, каждой локации распределить указанное ниже количество рециркуляторов.
   б) Доставляем до зоны, включаем в питание, выставляем указанную нижу мощность. Если мощность не написана, значит ставим максимальную. 
   *Учитываем принцип расстановки выше. 

3. До и после
   а) каждое утро, как только площадка открывается для организаторов - пройтись и включить все рециркуляторы на полную мощность. Убедиться что количество включенных рециркуляторов совпадает с привезенным и распределенным. ( в идеале за три часа до открытия)
   б) каждый вечер, с последним гостем, просодиям по площадке и выключаем все рециркуляторы, чтобы они успели отдохнуть за ночь.

4. Во время
   а) Волонтеры в залах имеют право регулировать мощность рециркуляторов, если участникам шумно во время доклада
   б) во время технического перерыва мощность всегда должна быть максимум.
   в) Если рециркулятор слишком часто просят сделать тише, то его надо переставить подальше от сидячих мест
   г) каждый три часа нужно делать обход по всем единицам в зале и убедиться, что они все работают.

5. Демонтаж
   а) Собрать все рецируляторы с площадки к штабу
   б) Убедиться, что все работают
   в) Убедиться, что количество собранных совпадает с количеством привезенных
   г) Открутить всем ножки
   д) Расфосовать по коробкам
   е) Положить оставшиеся предохранители в одну из коробок и пометить ее
   ж) Нерабочие, рециркуляторы, если вдруг есть, очень заметно пометить и оповестиить главного менеджера конференции