ПРОЕКТ.Чек-листы для главных по зонам (регистрация, залы, логисты)

НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ

Все бейджи скреплены с лентами. Талончики разложены по бейджам

Подготовлены все преднапечатанные бейджи (для организаторов, членов ПК, докладчиков и подрядчиков), разложены по ФИО (для удобства поиска)

Стойка регистрации протерта, нет пыли

Нет мусора в зонах регистрации

Всех нужных материалов достаточно для работы (ленты, бейджи)

На стенде ОНТИКО стоят матрешки, матрешки зафиксированы

В зоне раздачи мерча подготовлены блокноты, ручки, пакеты и другой мерч (если имеется)

Запросить список / файл с предпечатанными бейджами у event-менеджера.

Запросить список технического персонала, подготовить заранее бейджи

Запросить доступ в дропбокс для подготовки скриншотов участия партнеров Сделать отчеты для партнёров конференции

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

Регулярные отчеты в чат “Управление“

• в первый день с открытия регистрации и до 11:00-12:00 слать отчет в чат “Управление” (канал слака “Штаб Конференции“) о кол-ве зарегистрированных билетов раз в полчаса. Позже в первый день с 11:00 до 17:00- раз в 1 час в 00 минут

• во второй день - отчеты по кол-ву людей слать в 9:00, 10:00, 11:00, 13:00, 15:00, 17:00. // Прям по таймеру, пожалуйста.

Отчет вида: “Регистрация. Зарегистрировано 130 билетов.”

Сделать скриншоты участия партнёров и распределить их по папочкам в дропе Сделать отчеты для партнёров конференции

Отметить в системе всех, кто прошел по предраспечатанным бейджам (выполняем каждый день).

• получить список предраспечатанных бейджей

• свериться с теми, что остались. Для тех, чей бейдж выдан — свериться с системой, отметить, что он прошел регистрацию.

Список вам выдает менеджер конференции (ивент).

Проверено? Все ок?

НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ

Для тимлида — никнейм в ТГ подписан (Имя Фамилия) — на аватарке размещена фотография лица, контакт в ТГ открытый, номер телефона отображается

За 2 недели до конференции передан список партнеров и названия чатов с ними

Запросить у event-менеджера доступ на дроп, чтобы отслеживать документы по мерчу партнеров.

Склад для партнеров подготовлен, размечен, количество места достаточно для ожидаемого количества партнеров

На руках дубликаты от тумб бронзовых партнеров. Запросить у технического директора.

Вся заказанная мебель и реквизит стоит, согласно таблице (брошюрницы, роутеры, столы, стулья и тд). Запросить у event-менеджера.

Накладки на всех острых углах стендов и на ножках мебели (при необходимости)

Все стенды убраны, нет никаких коробок с раздаткой, у каждого стенда есть мусорное ведро

Вся площадка убрана, нет никакого строительного мусора, коробок и кейсов от аппаратуры

Все-все-все провода аккуратно спрятаны под капы. В зонах регистрации, питания, выставки, на демосцене

На складе установлены камеры

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

В момент открытия регистрации: В штабе чисто, нет бардака. 

Весь день: на складе чисто, нет бардака

Демосцена, если на ней есть экран, не должна быть пустой 9с самого открытия чек в течение всего дня)

Чек расписания активностей на плазме, все работает, нет багов, шрифт читаемый

Стендисты заехали вовремя: на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с

• 9:00 в первый день, если старт докладов в 10:00, ИЛИ в 10:00, если старт докладов в 11:00.

• 9:30 во второй день, если старт докладов в 10:00, ИЛИ в 10:30, если старт докладов в 11:00.

В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат с саксессами.

Проследить, чтобы на стендах не было верхней одежды.

Стендисты ушли со стенда НЕ раньше, чем через полчаса после последнего доклада (обычно это 19:30).

В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат “Управление“. Проверить в 19:15, например.

После ухода стендистов проверить, что все выключено, мерча нет на стенде (если есть - отнести в штаб, утром - принести обратно на стенд)

НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ

У всех плазм есть пульты, hdmi 

Конструкции: проклеены качественно, нет разводов, все протёрто от пыли

Стулья расставлены по плану. Вы должны пересчитать нестационарные стулья и отписаться в чат.

Температура в залах: участники могут жаловаться: жарко/холодно - отслеживаем комфортную температуру самостоятельно (от 20 до 24 градусов)

Согласовать с техниками трансляции, где может ходить спикер

Свет настроен, общий свет выключен

В каждом зале должны быть переходники для ноутбуков, чтобы подключить другой ноутбук для докладчика в случае презентации в Keynote

В каждом зале есть зарядные станции / зарядки для кликеров

Проверить работу всех кликеров во время проверки презентаций. Прокликать с разных точек сцены.

Все презентации проверены на наличие косяков (некачественные картинки, съехал шрифт итд)

Залы убраны, пропылесосены. Есть вероятность, что их будут пылесосить утром перед стартом конференции. Главное, чтобы работы по уборке завершились до 8 утра.

Проговорить с техниками трансляции, что спикерам нужно объяснять, где стоять, чтобы свет нормально на них падал. Объяснить, куда не отходить.

У нас есть контакты режиссеров трансляции и техников по залам

В чат залов подключена Людмила Ужавка и координатор

Обязательно лично проговорить с супервайзером чатов и онлайн-платформы, что они знают, что им делать. Объяснить, зачем им это делать

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

Утром каждого дня проверены презентации спикеров (если успевают) и отчет передан event-менеджеру

В первый день после докладов проверены все презентации на наличие косяков

Регулярные отчеты в канал слака “Штаб Конференции“

• раз в час между докладами по каждому залу отписываться сколько было вопросов из онлайн в зале (из чатов). Сколько было вопросов из онлайна в дискуссионной зоне / цифровых кулуарах. Также в отчетах писать, были ли онлайн-слушатели в зуме цифровых кулуаров (орг не считается)

• фиксировать на начало и конец доклада заполняемость в каждом зале в Отчете (для каждой конференции свой). Пример отчета: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1puRs71H2-ykCHk0K4mGNBnOYNhdRI2sd--yaLYccoCM/edit?usp=sharing

В залах на входе расставлена вода. Брендированную воду актуальной конференции - в залы, небрендированную воду или от прошлых конференций - в штаб

Упакованы матрешки и подготовлены вместе с книгами (подарки за лучший вопрос)

Подготовлены подарки для спикеров, проверены размеры (если есть) и наполнение с программными менеджерами

Проверены все микрофоны, кликеры и интернет - соединение

НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ

Проведена инвентаризация склада, все подготовлено для конференции по списку. Список передает event-менеджер.

Грузовая машина заказана, оформлены пропуски в офис и на склад

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

НАКАНУНЕ КОНФЕРЕНЦИИ

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

В ДНИ КОНФЕРЕНЦИИ

За полчаса до открытия стартовало видео в плеере “Фойе“.
В этом потоке – видео с камер у демосцены. Нет заставки, нет таймера. В поток “Фойе” допускается ретрансляция видео открытия и закрытия конференции. Также на сцене происходят выступления партнеров, они транслируются.

На фотках между докладами показывается хештег / боковая плашка. Убедиться, что в папке с фото есть стандартные фото. Обязательно - фотка со спикерами, т.к. нам отчитываться! 

Качество картинки - как в телевизоре - ярко, сочно, фон подсвечен / не тусклый.

Если есть дискуссионные зоны – все зумы под них запущены с началом докладов

Регулярные отчеты в канал слака “Штаб“

Раз в час в :30 (например, 9:30) писать отчет в оба чата по кол-ву зрителей трансляции. До конца докладов конференции.

Отчет вида:

• Онлайн-зрители: на площадку зашло (только онлайн) Х человек из XX (платных - ХХХ).
Разница с прошлым часом: +__ чел.
Прямо сейчас, согласно статистике, зал 1 смотрит Y1, зал 2 - Y2, зал3 - Y3 человек, .....
Открытый трек зала *** смотрит Z человек.

“Х” смотрим в статистике по посетителям платформы по дням
”Y” смотрим в статистике по просмотрам в моменте, если есть такая статистика.
”Z” смотрим в ютубе. ТОЛЬКО ЕСЛИ есть открытый трек. Про его наличие можно уточнить у ивент-менеджера.

Все ссылки - должны быть получены ДО конференции (см. соответствующий блок - “Доступы и ссылки“)