Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Твой главный - Менеджер конференции - Регина Семакина, 8 900 345 53 05, Регина Семакина
Если не знаешь ответ на вопрос, пиши ей!

Текстовый канал коммуникации: слак, канал Штаб конференции

• Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне регистрации и рядом. 

Кем руководит:

• Регистраторы (QR-код нужен, QR-код НЕ нужен)

• Хелперы на вход к зоне регистрации

Для чего роль

Ответственный за зону регистрации осуществляет контроль процесса регистрации гостей в базе, отвечает за то, чтобы все гости были зарегистрированы в кратчайшие сроки и с комфортом.

Время работы, локация:

• Время работы. Ориентировочно это:

  • Монтаж. День до конференции: с 15:00 до окончания подготовительных работ,

  • Дни конференции: с 09:00 до 21:00

  • Демонтаж: не участвуете.

• Локация:

  • Зона для участников и зона для докладчиков, гуру, активистов. Вы обязаны находиться сразу везде - вся зона регистрация должна быть под вашим контролем.

 

 

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Как штабным и тимлидам работать в Слак / Slack

Open

О конференции

• 1 Инструкция по роли
  • 1.1 Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
  • 1.2 Кем руководит:
  • 1.3 Для чего роль
  • 1.4 Схемы взаимодействия
  • 1.5 Стандартные алгоритмы, чек-лист:
    • 1.5.1 За 2 недели до конференции:
    • 1.5.2 В день обучения (до конференции):
    • 1.5.3 В дни конференции:
  • 1.6 Нештатные ситуации
  • 1.7 Дополнительные сведения:
  • 1.8 Обратная связь, нарушения:

Схемы взаимодействия

Схема для “рядового HelpTeam”

Open

Схема для Онтико и руководителей групп

Система чатов HelpTeam по зонам конференции

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Нештатные ситуации

Дополнительные сведения:

• Необходимо следить за чатом с главами секций, чтобы, если где-либо не хватает человека, отправить регистратора на замену (если это не скажется отрицательно на работе регистрации). 

• На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

• МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим на конференции, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж. 

• Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

• Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.

• После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.

• мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)

• Изучите расписание докладов и митапов; схему пространства – это всё есть в бейдже / брошюре и об этом часто спрашивают участники.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции

Любой тимлид может оставить обратную связь таким же образом.