Инструкция по роли

Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?

Твой главный - REG MAIN (штабной по зоне регистрации) - Даша Щербакова, 8 (926) 8311862, @dashalays
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

• В зоне регистрации (зона твоей работы) обычно находятся представитель от Онтико (обычно Ирина Матвеева) и технический специалист.

  • Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей – решать с техническим специалистом.

  • Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации.

Время работы, локация:

• Время работы

  • Дни монтажа. После общего инструктажа. Готовим бейджи - зацепляем к ним ленты, печатаем бейджи для подрядчиков и гостей. Проверяем преднапечатанные бейджи по списку. Недостающие - печатаем.

  • Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.

  • После конференции: в последний час конференции готовите зону к закрытию (снимать ленты, считать бейджи)

  • Демонтаж: не участвуете

• Локация:

  • зона регистрации. Компьютеры со специальной базой будут предоставлены. Вы работаете за ними.

 

 

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Open

О конференции

• 1 Инструкция по роли
  • 1.1 Чьи поручения мы выполняем, к кому можем обратиться?
  • 1.2 Время работы, локация:
  • 1.3 QR-коды НЕ нужны!
  • 1.4 Схемы взаимодействия
  • 1.5 Стандартные алгоритмы:
    • 1.5.1 Алгоритм регистрации (выдачи бейджа):
    • 1.5.2 Алгоритм регистрации спикера, члена ПК (занесение в базу):
  • 1.6 Нештатные ситуации
  • 1.7 Дополнительные сведения:
  • 1.8 Обратная связь, нарушения:

QR-коды НЕ нужны!

Если QR-кода нет, отправляем на срочное ПЦР-тестирование (!!не экспресс!!). Предупреждаем участника, что, пока он ожидает результаты, ему будет предоставлен бесплатный доступ к онлайн-трансляции.

1. Просим показать билет и паспорт.

2. Предоставляем информацию о ближайших лабораториях.

3. Передаем эту информацию штабному, описываем ситуацию, передаем данные участника и просим открыть доступ к онлайн-трансляции.

Если QR-код действителен – регистрируем участника по обычной схеме, отмечая статус вакцинации в базе.

Схемы взаимодействия

Схема для “рядового HelpTeam”

Open

Стандартные алгоритмы:

Алгоритм регистрации (выдачи бейджа):

Может быть 1-2 стойки регистрации: общая и отдельная для докладчиков, членов Программного комитета и партнёров.
Если гость подошел не к своей стойке, печатаем бейдж, не отсылаем к другой стойке.

1. Приветствуем гостя всегда с улыбкой. Под маской ее не видно, но она считывается

2. Просим паспорт или другой документ с фото, удостоверяющий личность. Если нет паспорта, просим показать любой другой документ, подтверждающий личность или любую соцсеть на телефоне.

3. Вбиваем в поиск по базе: фамилию на русском или латинице (оба варианта попробовать) или номер билета, если дали билет.

4. Когда мы нашли фамилию в базе, нажимаем на кнопку «печать».

5. Берем бейдж и ленту нужного цвета. Цвета и тип бейджа указан в базе в строке участника. НА ОБУЧЕНИИ ВАМ ЗАРАНЕЕ СКАЖУТ КЛАССИФИКАЦИЮ ПО ЦВЕТАМ.

6. Клеим наклейку с именем с двух сторон бейджа.

7. Проверяем, что в бейдже есть талоны на питание. Если нет - выдать. На каждый день конференции должен быть 1 талон.
   Не выдаем талоны организаторам, спикерам и членам ПК (синие и черные ленты)

8. В РАМКАХ ПРОФИЛАКТИКИ КОРОНАВИРУСНОЙ ИНФЕКЦИИ мы обязаны выдавать гостю комплект индивидуальной защиты. Комплект масок, антисептик, и перчатки всегда должны быть в достатке и в открытом доступе для участников. Все это необходимо подготовить себе на стойке заранее. Просим надеть маску.

9. Отдаем бейдж. Говорим, где можно взять раздаточный материал (это уточнить у штабного). А также что карта территории и расписание докладов находятся внутри бейджа.

10. Сзади бейджа есть кармашек для визиток. Если участник заказывал свои визитки, он может забрать их на столе с мерчем.

Алгоритм регистрации спикера, члена ПК (занесение в базу):

Бейджи спикеров и членов ПК преднапечатаны.
После того, как спадет утренний ажиотаж регистрации, необходимо внести их в базу (провести как “выданные”). Для этого:

1. Сравнить оставшиеся бейджи спикеров и членов ПК с бумажным списком преднапечатанных бейджей.

2. Найти тех, чьих бейджей уже нет (выдано) и отметить их в базе – нажать кнопку «распечатать», чтобы в системе отображалось, что спикер пришёл. При этом распечатанные наклейки мы не используем!!

Нештатные ситуации

Дополнительные сведения:

• На стойке регистрации всегда кто-то должен быть: следим за техникой и за бейджами: новыми и испорченными.

• МЫ НЕ ПРОПУСКАЕМ ЧЕЛОВЕКА БЕЗ БЕЙДЖА. Если мы видим на конференции, что участник проходит без бейджа или ходит на территории без бейджа, мы вежливо просим его надеть бейдж. 

• Если бейдж отсутствует – направляем на стойку регистрации. Просим помощи штабного, если человек сопротивляется. Исключение: разрешение от кого-то из Онтико.

• Основное время работы регистрации с открытия мероприятия (обычно 8:00) до 12:00, так как поток гостей в это время особенно большой.

• После основного (пика) времени работы мы становимся не только регистраторами, но и общими помощниками. На нас лежит не только обязанность регистратора, но и любая другая задача, которая поступит от Штабного. Это может быть помощь в зоне выставки, в зале или небольшая помощь на логистике.

• мы НЕ ВЫДАЁМ ТАЛОНЫ на питание организаторам, спикерам, членам ПК (синие и черные ленты)

• Изучите расписание докладов и митапов; схему пространства – это всё есть в бейдже / брошюре и об этом часто спрашивают участники.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции