Как работает Программный комитет

FAQ: Что надо делать в Программном комитете?

Если вкратце - то стадий пять:

• Задача первой стадии - сформировать концепцию конференции, поиск ответов на вопросы “Почему слушатели пойдут на нашу конференцию? Чем она будет отличаться от всех других (включая прошлые)?”

• Задача второй стадии - преобразовать концепцию конференции в конкретные задачи по поиску докладчиков, контактов, выходов на DevRel'ов, публичным мероприятиям и так далее”. Можно и нужно приглашать докладчиков или (если на это нет времени) рекомендовать Программным менеджерам конференции хорошие наводки (пригласят они);

• Задача третьей стадии - выяснить тайное содержание каждого доклада - вопросами в автоматизированной системе и созвонами с докладчиком;

• Задача четвертой стадии - с помощью нескольких коллективных созвонов решаем по каждому из докладов, берём мы его или нет;

• Задача пятой стадии - помочь спикерам, которых вы валидировали перед принятием в программу, выстроить именно тот доклад, который мы рассчитываем увидеть в программе с точки зрения его содержания.

По затратам времени обязательна к участию только четвертая часть - коллективные созвоны, остальные - по возможности.

Кстати, работу в Программном комитете (созвоны ПК, работу с докладчиком, приглашение звезд и т.д.) мы оплачиваем. Конечно, член Программного комитета участвует в конференции бесплатно, мало того - мы оплачиваем ему дорогу до мероприятия и обеспечиваем проживание в одной из гостиниц конференции.

Иногда Программные комитеты ставят себе и другие задачи, например, формирование различных образовательных брошюр, подбор материалов, изучение предметных областей - всё это направлено на то, чтобы конференция получилась интересной и полезной для слушателей.

Что почитать и послушать о работе ПК

Наша статья на Habr "Как попасть в Программный комитет классной конференции, и зачем это нужно"

Подкаст Podlodka Интервью с нашим коучем по подготовке докладов Романом Поборчим

Что посмотреть о работе ПК

• Лекция

• Практика

• Памятка

• https://speaking.io/

• https://ashfurrow.com/blog/from-proposal-to-applause-how-i-public-speaking/

• Евгения Голева, "Выступать на конференции"

• Выступить лучше всех: 63 совета начинающему IT-cпикеру

Организация работы ПК

Мы используем несколько инструментов для работы Программного комитета:

• Автоматизированную систему подачи докладов и комментирования докладов, http://conf.ontico.ru/;

• Telegram-чаты для Программного комитета;

• Закрытые google-таблицы/airtable/notion/trello (на выбор ПК), в которых ведётся сводная информация обо всех докладах для helicopter view;

• Открытые wiki-документы с правилами работы докладчиков и ПК.

Работа Программного комитета разбита на несколько смысловых блоков, все из которых могут проходить параллельно или, по крайней мере, с перехлёстом.

Создание воронки докладчиков

Цель этого этапа - создание максимального конкурса качественных заявок на доклады.

1. За несколько месяцев до конференции создаётся чат со всеми членами Программного комитета:

   1. Первое, что обсуждается в этом чате - концепция конференции;

2. В разных городах проводятся очные встречи докладчиков и заинтересованных;

3. В качестве идеи мы можем попробовать создать большой полу-публичный чат со всеми заинтересованными по аналогии с чатом ПК;

4. Задачи чата и очных встреч на этом этапе - собрать максимальное количество имён потенциальных докладчиков и тем для выступлений:

   1. На очной встрече это происходит в форме коллективного мозгового штурма;

   2. В чате программный координатор периодически запрашивает идеи, имена и новости для стимуляции дискуссии.

5. Вся эта информация структурируется и заносится в рабочий инструмент ПК;

6. Члены ПК и координатор ПК связываются с докладчиками, компаниями, разработчиками технологий, приглашая их выступить на конференции. Докладчики подключаются иногда даже без доклада, иногда с вопросом "О чём можешь рассказать".

Схема изучения и отбора докладов

Цель отбора - мы должны хорошо представлять себе каждый доклад. Как и о чём собирается рассказывать докладчик. То есть каждый докладчик, кроме очевидных звёзд, должен до принятия доклада уже пройти как минимум один прогон.

Инструменты для изучения докладов

• Первый прогон для формирования задачи на доклад: о чём будет выступление, какую задачу решал докладчик, какая польза для слушателей;

• Анализ всех поданных докладов на наличие его в свободном доступе в интернете, а так же на наличие его в программе бесплатных митапов/конференций и тд. Цель: выбрать действительно уникальный доклад, который нигде бесплатно услышать/увидеть нельзя.

• Второй и следующие прогоны (столько, сколько потребуется, но минимум два): прослушивание альфа и последующих версий докладов;

• Коучинг: мы проводим ряд коучинг-сессий по разным направлениям: структура и подготовка презентации, мотивация, тематические направления, владение голосом и так далее;

• Чат в telegram'е (или slack'е) для динамичного обсуждения, где ПК может обсудить какие-либо горящие вопросы или вопросы, касающиеся всех;

• Комментарии в системе подачи докладчиков в http://conf.ontico.ru/ ;

• Справочная информация о докладчике составляется при необходимости координатором ПК: оценки прошлых лет, лучшие выступления и статьи докладчика.

Прогоны могут проходить один на один или небольшими группами по 2-3 члена Программного комитета, структурные коучинги - один на один.

Схема работы

1. Во всех доступных нам средствах коммуникации происходит обсуждение доклада, как вместе с докладчиком, так и без него;

   • У каждого доклада появляется куратор, который доводит его до конца;

   • Куратор назначается из членов ПК;

   • Куратор проводит предварительный созвон с докладчиком, предлагает в ПК решение по заявке (принять или отклонить) на основе проведенного обсуждения с докладчиком.

   • Если доклад принят в программу, куратор:

     • проверяет корректность темы и тезисов доклада (соответствие названия и тезисов тому, о чем будет рассказывать докладчик).
       Наши статьи:
       - про то, как правильно написать тезисы
       - о правильном названии доклада

     • корректность указанной целевой аудитории и уровня доклада

     • при необходимости исправляет с докладчиком описание доклада

2. Проводим прогоны с докладчиками (вступительный и последующие по мере необходимости);
   О тематических и структурных прогонах в статье для наших докладчиков

3. Раз в неделю у ПК проходят созвоны через Zoom для обсуждения ключевых докладов и открытых проблем;

4. Координатор ПК подогревает дискуссию, следит за дедлайнами - поддерживает работу ПК;

5. Если большая часть ПК пришла к выводу, что доклад проходит в программу, то он принимается немедленно;

6. Отклонение заявок происходит в заранее оговорённую официальную дату.

   1. Перед отклонением необходимо запросить у куратора обратную связь: почему доклад не прошел в программу, что можно изменить в следующий раз.

   2. Обратную связь зафиксировать в заявке в админке и/или чате с куратором, особенно в случае, если заявка заведена не на почту спикера. По партнерским заявкам просим куратора сформулировать обратную связь в обязательном порядке. В остальных случаях фиксируем причину отказа во время обсуждения заявки на созвоне ПК, валидируем формулировку с куратором и отправляем спикеру.

   3. После того, как спикер получил обратную связь, прожимаем отказ в админке.