Программный комитет отвечает за качество контента на конференции.

Работа ПК проходит 5 основных стадий, на которых решаются определенные задачи.

1. ПК совместно с маркетингом формирует концепцию конференции, отвечая на вопросы “Почему участники пойдут на нашу конференцию? Чем она будет отличаться от других конференций и нашей прошлогодней конференции?”.

2. ПК проводит брейншторм для создания списка потенциальных “болей” аудитории;

3. ПК анализирует обратную связь от участников прошлых конференций;

4. ПК участвует в кастдеве.

1. ПК составляет план по поиску докладчиков согласно концепции: кого, из каких компаний, с какими экспертизами и по каким темам надо пригласить.

2. ПК проводит встречи с потенциальными докладчиками и деврелами, рассказывает о концепции и интересующих темах, отвечает на вопросы и работает с возражениями.

3. ПК проводит брейншторм и собирает идеи, где взять спикеров, конкретные имена и контакты.

4. Программный менеджер структурирует информацию и распределяет, кто кого приглашает.

5. Члены ПК и Программный менеджер связываются с докладчиками, компаниями, разработчиками технологий, предлагая заполнить заявку на доклад. Члены ПК как приглашают спикеров самостоятельно, так и передают Программному менеджеру для приглашения личные контакты, выходы на DevRel'ов и разработчиков интересующих компаний, списки актуальных мероприятий, подкасты и т.д.

ПК необходимо сформировать взвешенное представление о теме, уровне, пользе каждого доклада и опыте и способностям каждого докладчика — для этого каждая заявка проходит несколько этапов рассмотрения:

1. Первый созвон и знакомство со спикером: о чём будет выступление, какую задачу решал докладчик, какая польза будет для слушателей.

2. Проверка доклада на наличие его в свободном доступе онлайн и в программе других митапов/конференций. Мы принимаем действительно уникальные доклады, которые больше нигде нельзя услышать/увидеть.

3. Справочная информация о докладчике составляется при необходимости Программным менеджером: оценки прошлых лет, лучшие выступления и статьи докладчика.

4. Запрос доп. материалов, если после созвона остались сомнения в том, что доклад помогает решать обозначенные в концепции конференции вопросы.

Кураторы приносят свою обратную связь по заявкам на еженедельные созвоны, ПК обсуждает их и принимает решения, а также формирует расписание конференции, учитывая соотношение тем и форматов в программе.

Отклонение заявок должно завершиться до обозначенного на CFP дедлайна.

1. Перед отклонением куратор дает обратную связь: почему доклад не прошел в программу, что можно изменить в следующий раз.

2. Обратная связь фиксируется в админке и/или чате с куратором. В зависимости от количества заявок обратная связь может отправляться только по запросу спикера, за исключением партнерских заявок, для которых кураторы дают обратную связь в первую очередь.

3. После того, как спикер получил обратную связь, отправляется автоматическое письмо об отказе через админку.

Члены ПК помогают принятым спикерам создать именно тот доклад, который мы рассчитывали увидеть в программе.

Прогоны с куратором. Программный менеджер помогает организовать созвоны. См. статью для докладчиков.

Коучинг: при необходимости куратор может отправить спикера через Программного менеджера на коучинг-сессию по структуре, презентации, владению голосом и самопрезентации на сцене.

Групповые сессии. Программный менеджер может организовать групповые созвоны, на которых спикерам расскажут подробнее про площадку, сцены, механики и ответят на вопросы.

В обязанности куратора также входит:

• проверить корректность темы и тезисов доклада (соответствие названия и тезисов тому, о чем будет рассказывать докладчик);

  • про то, как правильно написать тезисы;

  • о правильном названии доклада.

• проверить корректность указанной целевой аудитории и уровня доклада;

• при необходимости исправить с докладчиком описание доклада.

• Автоматизированная система подачи докладов и комментирования докладов — http://conf.ontico.ru/;

• Telegram-чаты — чат для асинхронной коммуникации внутри ПК и отдельные чаты для быстрой связи со спикерами.

• Созвоны ПК, как правило, раз в неделю на 1 час, но в периоды пиковой загрузки ПК может договориться проводить созвоны чаще или дольше.

Мы понимаем, что все пять стадий требуют достаточно больших временных затрат. Если вам интересно участие в ПК, но вы, например, готовы приводить новых спикеров, но не готовить их, или наоборот — обсудите это с Программным менеджером, возможны разные форматы участия в ПК.

• Лекция

• Практика

• Памятка

• https://speaking.io/

• https://ashfurrow.com/blog/from-proposal-to-applause-how-i-public-speaking/

• Евгения Голева, "Выступать на конференции"

• Выступить лучше всех: 63 совета начинающему IT-cпикеру