Инструкция для ведущих

Страница актуальна на 14.09.2022. @Алла Аблова

Общее

Ведущий имеет больший вес в зале, чем участник аудитории. При необходимости помогает спикеру успокоиться перед выступлением, работает с залом во время вопросов-ответов, информирует аудиторию о том, что будет происходить: объявляет спикера, заполняет паузу при форс-мажоре, объявляет о перерывах между выступлениями спикеров.

Основная миссия

Связать воедино все элементы программы, чтобы для участников процесс стал “бесшовным”.

Основные задачи

  • Анонсировать предстоящую активность, информацию о партнерах, другую полезную информацию согласно сценарию

  • Быть готовым включиться при технических неполадках или других непредвиденных ситуациях в зале - успокоить аудиторию, заполнить паузу

  • Фасилитировать сессию вопросов-ответов в зале

  • Быть на связи с техниками и хелперами зала

  • Быть готовым ко всему, никогда не терять чувство юмора :)

Ответственность ведущего

Работа техники спикера

Ведущий должен убедиться, что микрофон спикера работает, у него все запустилось и все показывает норм. Если нет - оперативно сигнализировать техникам в зале. Предварительный чек проводит хелпер зала (маленькие помощники в спецодежде), но вам стоит проверить, что хелперы все проверили - так спокойнее жить.

Тайминг и работа с залом

Ведущий может включаться в выступление (обговорите это со спикером заранее), может прерывать вопросы или задавать их сам, если аудитория молчит.

Работа с хелперами

Ведущий дает команды хелптиму (волонтерам) зала

Работа ведущим

Перед докладом

  • За час до начала вашего зала быть на месте

  • Коннект с режиссером зала - у режиссеров есть свои сигналы, вы должны синхронно начинать работу в зале+трансляцию. Для этого: утром перед открытием зала пообщаться с режиссером своего зала и/или накануне прийти на площадку на инструктаж от тех.команды (координатор ПК сообщает о его времени)

  • Проверка микрофона, кликеров, ноутбука, света: где прожекторы слепят глаза, где на сцене лучше всего находиться и т.д. Об этом так же рассказывает режиссер зала либо утром, либо накануне. Плюс можно самому пройти по сцене и обратить внимание на эти моменты.

  • Найти и показаться волонтерам зала. Они должны понимать ваши сигналы - когда давать микрофон, когда отбирать, в какой части зала хотят задать вопрос. Они сигнализируют о тайминге, но вы следите тоже.

  • Уточнить, как представить спикера. Кто-то подробно представляет себя на первом слайде - тогда достаточно огласить тему и имя. Кто-то, наоборот, переходит сразу к докладу - можно спросить какой-то интересный факт или как лучше представить спикера. Это можно сразу дописывать в своем сценарии ведущего.

  • Убедиться в тайминге. Напомнить еще раз спикеру про 30 минут на доклад + 15 минут на вопросы. Договориться, как вы будете сигнализировать о времени, если он заканчивается.

  • Проверить, что все работает. Презентация запускается, кликер работает, спикер знает, где стоять/ходить на сцене.

Во время доклада

  • Следить за таймингом. Быть в поле зрения спикера, подавать сигналы, попадает ли в тайминг или нет.

  • Эталонный тайминг - 30 минут на доклад и 15 на вопросы. Можно спокойно расшириться до 35 минут на доклад, но больше - уже критично.

  • Поддерживать спикера. Вы можете встать в центре зала и быть его зрительным контактом (главное, не загородить при этом камеру и не попасть спиной в центр кадра).

  • Готовить вопросы - для этого внимательно слушаем выступление или заранее выясняем вопросы у Программного комитета через Координатора.

После доклада

Сессия Q&A

  • Хорошо бы, чтобы спикер на этом моменте остановился на своем последнем слайде - на этом слайде должна быть размещена полезная информация и QR код, который ведет на страницу оценки доклада. Обратите внимание зала на этот QR код, если спикер не сделал этого сам.

  • Приглашаем зал задать вопросы. Вам со сцены может быть видно лучше, чем хелперам в полях - направляйте их, куда отнести микрофон.

  • Выбираем, кто задает вопросы, чтобы человек не тянул 10 минут руку.

  • Фасилитировать 1-2 вопроса из зала. Для этого нужно слушать спикера, а не просто дежурить в зале. Если ведущий знает кого-то в зале, то можно договориться, чтобы знакомые задали вопросы.

  • Вопросы из чата. На разных конференциях может быть своя схема. Например, у каждого зала может быть свой чат в телеграме, в который онлайн и офлайн слушатели присылают вопросы. Уточнить актуальную для вас схему можно на установочном созвоне с ивентом конференции.

  • Если конференция на английском, а вопросы задают на русском - вы можете перефразировать вопрос на английский, при этом сделав напоминание, что для онлайн аудитории (уж точно) стоит придерживаться языка конференции.

Когда все вопросы заданы

  • Предлагаем спикеру выбрать автора лучшего вопроса, чтобы хелперы вручили ему подарок.

  • Параллельно не даем спикеру убежать и вручаем ему его собственный подарок - уже на сцене (под камеру, да) - который вам должен подать хелпер зала.

  • Идут локальные объявления о спонсорах, об активностях на стендах партнеров - это будет в вашем сценарии, будьте готовы.

Анонсы

Для каждого ведущего мы заготавливаем сценарий его зала. В сценарии указаны:
- время, название, автор доклада и его компания. Рядом есть свободное поле для ваших заметок
- анонсы партнеров конференции
- техтолки

Сценарий - ваш рабочий инструмент. Мы присылаем его в цифровом виде заранее и печатаем к началу конференции.

В сценарии вписаны анонсы партнеров - это короткий информационный текст о тех компаниях, кто поддержал нас с броадкастом / бюджетом на улучшения, кто стоит со стендом в выставочной зоне и, возможно, прислал своих спикеров, успешно прошедших в программу. Организаторы сами прописывают, в какой момент времени какой текст необходимо озвучить. Мы стараемся размещать их логично - например, анонс партнера ставим перед выступлением спикера из этой же компании. Если вы видите нелогичность в анонсах - сообщите вашему координатору, это стоит обсудить.

В сценарий вписаны техтолки - это 10и минутные видеоролик (интервью) со спикерами партнеров (как правило), которые мы показываем во время пересменки между докладами. Как правило, один техтолк показывается один раз за конференцию, но сразу во всех залах. Пример, как выглядит техтолк. Техтолк необходимо анонсировать, когда вы завершаете идущий перед ним доклад.

Примерный тайминг и последовательность действий:
1. Завершается доклад. Вы завершаете Q&A сессию, благодарите спикера и авторов вопросов, следите, что все подарки вручены.
2. Анонсируете техтолк и напоминаете о следующем докладе, чтобы люди вернулись к вам в зал.
3. Когда показ техтолка подходит к концу - поднимаетесь на сцену и зачитываете партнерский анонс.
4. После анонса - оглашаете следующего спикера и его тему.

Кулуары

Как правило, это закуток на выходе из зала, где можно продолжить общение со спикером, не мешая началу следующего доклада.
Обязательно напомнить аудитории о такой возможности.

Если Q&A затягивается - проводить буквально туда: пойти вперед и позвать за собой остальных. Если у спикера своя техника, то ему нужно время ее отключить и собрать. Говорим «кулуары вот там, спикер подойдет туда через пару минут, пока что можно выдвигаться».

 

Что поможет вам в работе

  • Подготовиться! :) Выписать и запомнить биографию спикера, хотя бы компанию, должность и пару фактов из био, чтобы представить этой информацией спикера на сцене.

  • Выучить названия докладов и докладчиков своей смены. Не обязательно потом говорить по памяти. Но это поможет вам быстро сориентироваться, узнать спикера.

  • Слушать доклад

  • Мониторить чат ведущих

  • Мониторить чат спикеров (у каждого зала есть свой чат)

  • Блокнот и ручка для пометок

Чек-лист ведущего по технике

  • Ноут у спикера

  • Переходник (Координатор должен заранее передать ведущему информацию, куда бежать за переходником в случае чего.)

  • Батарейки (где, у кого их можно взять при необходимости).

  • Косяки со звуком (если это первый доклад - часто бывает, быть к этому готовым)

  • Прожекторы бьют в глаза (и спикерам, и залу). Если это так - извиниться, что по-другому никак - такая необходимость для хорошей картинки на видео.

  • Вода в зале (волонтеры это делают, но лучше дабл чек)

  • Заготовлены подарки для спикеров.

  • Заготовлены подарки для участников за лучший вопрос к докладу.

О разных ситуациях

Возможные косяки ведущего

  • Неправильно представить спикера (см.пункт “Что поможет вам в работе”).

  • Самый большой фейл - неудачные шутки.
    Если есть подозрения, что шутка может быть холиварная, гендерная - не надо шутить.
    Если высмеивает какую-то технологию - лучше не надо. В зале найдутся ребята оттуда и поднимут дикий вой.
    Если шутите - то в позитивном ключе.

Возможные ситуации со спикером

  • Спикер упорно смотрит в экран ноутбука и читает презентацию оттуда (=не смотрит в зал)
    Если нужно о чем-то сигнализировать в этот момент спикеру (например, волонтёры показывают таблички с таймингом), начинаем (дико) махать руками, чтобы обратить внимание спикера.

  • Спикер очень сильно волнуется, его кукожит и трясет
    Можно помочь, если раскачать аудиторию и самого спикера. Но это надо замечать. Начинаешь аудиторию спрашивать, желательно по теме. Как правило, волнение спикера уходит с началом доклада, но на это тратится N минут.
    + см. видео Мастер-класса для ведущих (присылает Координатор ПК как минимум за недею до конференции, где разбирается этот момент).

Возможные проблемы на площадке

  • Навернулась техника

Надо быть готовым, если все развалилось - извиниться, предупредить, что сейчас все будет, мы занимаемся. Подойти к источнику проблемы - к техникам, к волонтерам. Принимать активное участие в разруливании. Обратиться к спикеру и сообщить "запомни, на чем остановился, сейчас все будет"

  • Рассинхрон с оператором

Большинство докладов записываются и транслируются для онлайн участников. Вы должны начинать доклады синхронно с режиссером зала, оператором, звуковиком - кого найдете в своем зале. Договоритесь о сигналах и коммуникации заранее.

Страшилка :)

На одной из конференций после доклада дядечка супер взрослый встает и задает вопрос - спасибо за доклад, очень интересно, я, правда, ничего не понял. Но у меня вопрос - как все-таки закрепить шапку в Экселе? Мораль: будьте готовы ко всему!)))

FAQ

  • Если спикер сильно выпадает из тайминга?

С таймингом есть много проблем: люди опаздывают к началу, выступают слишком долго и выпадают вопросы.
Тем, что ты будешь бумажки с таймингом показывать, спикеру не обязательно поможет, можешь только стрессануть спикера. Ведущий может выйти в поле зрения спикера, внимательно смотреть, показывать на часы и подавать знаки. Ведущий может выйти на сцену во время выступления, говорить в микрофон. Ведущий может стоять рядом со спикером на сцене и вежливо показывать на часы. Подавать сильные социальные сигналы.
В идеале заранее обсудить со спикером условные сигналы.

  • Вопрос из зала звучит, как пересказ собственного доклада, монолог мнения и вообще не похоже на вопрос.

Можно перебить с комментарием: «подождите, это уже не вопрос, давайте мы это обсудим в кулуарах через 10 минут, следующий вопрос».

 

  • Человек собирается задать сразу пачку вопросов.

Просим сформулировать один общий либо: «Подождите, сейчас по очереди дойдем до следующего вашего вопроса».

 

  • Задают какой-то опасный, политический, личный вопрос

Если опасный, остро политический вопрос - начинаем говорить одновременно с вопросом, в это время подаем сигнал волонтеру, чтобы забрали микрофон.
Либо можно дать человеку закончить вопрос, а потом сказать «хороший вопрос, но давайте это обсудим в кулуарах» или «это вообще личный вопрос, ловите спикера отдельно».

 

  • Из-за технических заминок мы не можем начать вовремя, все молча сидят и ждут.

Задайте вопрос залу - всем ли хорошо слышно и видно, не дует ли кому-то, не жарко. Можно и нужно заполнять неловкие паузы вот такими обращениями в том числе.
По возможности сообщить, что происходит, какая заминка и когда ориентировочно начнем, если это известно.