Что делает ведущий на конференциях Онтико?

• Анонсирует доклады и партнеров.

• Помогает спикеру настроиться перед выступлением.

• Включается, если возникают неполадки и др. форс-мажор: успокаивает аудиторию, заполняет паузу.

• Фасилитирует сессию Q&A в зале.

• Работает в связке с техниками и хелперами зала.

Зоны ответственности ведущего

Задачи ведущего

До конференции

• Быть на связи в чате ведущих — там будут важные новости от организаторов.

• Ориентировочно за неделю до конференции принять участие в созвоне: ивент пробрифует всех ведущих по оргвопросам, можно сразу уточнить, что непонятно.

• Прикинуть, какие вопросы можно задать спикерам в зале или запросить вопросы у куратора через Программного менеджера.

Перед докладом

• За час до начала докладов надо быть на месте, получить бэйдж, зайти в свой зал, получить распечатанный сценарий, если предпочитаете бумажную версию.

• Познакомиться с режиссером зала утром перед открытием или накануне, договориться о сигналах друг другу (отмашка, когда выходить и т.п.).

• Проверить микрофон, кликеры, ноутбук, свет, где нужно находиться на сцене, чтобы попадать в трансляции и видеть зал за софитами. Об этом рассказывает режиссер зала, плюс можно самому пройтись по сцене и обратить внимание на эти моменты.

• Познакомиться с хэлперами зала и договориться о сигналах: когда давать микрофон, когда отбирать, в какую часть зала нести микрофон, как подавать сигналы спикеру о тайминге.

• Познакомиться со спикером, спросить, как его / её представить публике. Кто-то подробно представляет себя на первом слайде — тогда достаточно назвать тему и имя. Кто-то, наоборот, переходит сразу к докладу — можно спросить какой-то интересный факт или как лучше представить спикера. Это можно отметить в своем сценарии ведущего.

• Напомнить спикеру про тайминг: примерно 30 минут на доклад + 15 минут на вопросы. Договориться, как вы будете сигнализировать о времени, если оно заканчивается.

• Проверить, что все работает. Презентация запускается, кликер работает, спикер знает, где стоять/ходить на сцене.

Во время доклада

• Следить за таймингом: стандартно для докладов — это 30 минут на доклад и 15 минут на вопросы, но продолжительность слота может меняться! Быть в поле зрения спикера, подавать сигналы: попадает в тайминг или нет.

• Если спикер выходит за тайминг, завершать слот по расписанию, благодарить и предлагать зрителям продолжить общение и задать вопросы спикеру в дискуссионной зоне.

• Поддерживать спикера. Вы можете встать в центре зала и быть его зрительным контактом (главное, не загородить при этом камеру).

• Готовить вопросы на случай, если надо будет разогреть Q&A — для этого внимательно слушать выступление или заранее выяснить вопросы у Программного менеджера.

После доклада

Сессия Q&A

• Напомнить спикеру, чтобы оставил на экране последний слайд с куар кодом, который ведет на страницу оценки доклада. Обратить внимание зала на этот код, если этого не сделал спикер.

• Пригласить зрителей задавать вопросы. Направлять хэлпера с микрофоном по залу (выбирать, кто задает вопросы, чтобы человек не тянул 10 минут руку).

• Задать вопросы самому, если зал сначала молчит.

• Задать вопросы из чата, если есть чат зала.

• Если доклад на английском, а вопросы задают на русском — попросить задавать вопросы на английском, если никак — помочь перевести вопрос спикеру.

После Q&A

Предложить спикеру выбрать автора лучшего вопроса, чтобы хелперы вручили ему подарок, если есть.

Если дарим, вручить спикеру мерч и/или матрёшку (выносит хэлпер).

Зачитать объявления о спонсорах, активностях на стендах партнеров, будущих конференциях — в зависимости от сценария.

Дискуссионная зона

Как правило, это зона рядом с выходом из зала, отмеченная роллапом, где можно продолжить общение со спикером, не мешая началу следующего доклада. Обязательно напомнить аудитории о такой возможности.

Если Q&A затягивается, надо отправить туда спикера и зрителей: пойти вперед и позвать за собой остальных. Если у спикера своя техника, то ему нужно время ее отключить и собрать, говорим: «Дискуссионная зона вот там, спикер подойдет туда через пару минут, встречаемся через минуту».

Сценарий и анонсы

Каждый ведущий получает сценарий своего зала с информацией и текстами:

• время, название доклада, спикер и его компания,

• анонсы партнеров конференции / активностей на стендах / TechTalk,

• анонсы от Онтико (например, о новых конференциях).

Можно открыть его на своем планшете или запросить распечатку.

Базовый алгоритм ведения зала

1. Выйти на сцену во время заставки с музыкой 

2. Зачитать текст о партнере конференции (если есть в сценарии) 

3. Представить спикера и передать ему слово 

4. Послушать доклад 

5. Провести сессию Q&A  

6. Вручить подарки

   • Попросить спикера выбрать лучший вопрос — хэлпер вручает в зале (если вопрос из онлайна, просим написать в чат саппорта ontico_support, чат зала или любым другим способом связаться с оргами).

   • Поблагодарить спикера и вручить подарок / мерч на сцене, если есть.

7. Анонсировать TechTalk перед следующим докладом (если есть в сценарии). Объявить перерыв и пригласить зрителей вернуться в зал на следующий доклад.

Чек-лист ведущего по технике

• Ноут , переходник, кликер — все работает, слайды выводятся на экран. Если ноут спикера, он подключен к сети и выключены лишние приложения и напоминалки.

• Микрофон работает, не разряжен.

• Вода для спикера (чек за хэлперами).

• Подарки для спикеров и зрителей в зале.

Что поможет вам в работе

• Подготовиться! :) Выписать и запомнить биографию спикера, хотя бы компанию, должность и пару фактов из био, чтобы представить этой информацией спикера на сцене.

• Выучить названия докладов и докладчиков своего зала. Необязательно говорить по памяти, но это поможет быстро ориентироваться, узнать спикера.

• Посмотреть обучающие материалы для ведущих (пришлёт в чат ведущих Программный менеджер).

• Слушать доклад.

• Мониторить чат ведущих.

• Мониторить чат зала — там могут быть вопросы из зала.

Что может пойти не так :)

Возможные косяки ведущего

• Неправильно представить спикера (см. пункт “Что поможет вам в работе”).

• Самый большой фейл — неудачные шутки.
  Если есть шанс, что шутка может быть холиварная, заденет зрителей по гендерному и др. признаку — не надо шутить.
  Не надо высмеивать какую-то технологию — велик шанс, что причастные есть в зале. Если шутите, делайте это в позитивном ключе и помня о Code of Conduct.

Возможные ситуации со спикером

• Спикер упорно смотрит в экран ноутбука и читает презентацию оттуда (=не смотрит в зал). Пробуем махать руками, чтобы обратить внимание спикера.

• Спикер очень сильно волнуется — как правило, волнение уходит через несколько минут после начала доклада. Можно помочь, если раскачать аудиторию и самого спикера, спрашивая аудиторию по теме.

Возможные проблемы на площадке

• Навернулась техника — извиниться в микрофон, сказать, что сейчас все будет, мы занимаемся вопросом. Сказать спикеру: "Запомни, на чем остановился". Подойти к техникам, хэлперам, по возможности помочь разрулить проблему.

• Рассинхрон с оператором: докладов записываются и транслируются для онлайн-участников. Вы должны начинать доклады синхронно с режиссером зала, оператором, звуковиком — договоритесь о сигналах и коммуникации заранее.

Возможные трудности в зале

На одной из конференций после доклада дядечка супер взрослый встает и задает вопрос: “Спасибо за доклад, очень интересно, я, правда, ничего не понял. Но у меня вопрос - как все-таки закрепить шапку в Экселе?”. Мораль: будьте готовы ко всему и к тому, что надо хэлперов отправлять забирать микрофоны.

Советы опытных ведущих

• Если спикер сильно выпадает из тайминга

Мы держим сетку расписания! Бумажки с таймингом или тайминг на суфлере не всегда помогают. Тогда ведущий может выйти в поле зрения спикера, внимательно смотреть, показывать на часы и подавать знаки. Ведущий может выйти на сцену во время выступления, говорить в микрофон. Ведущий может стоять рядом со спикером на сцене и вежливо показывать на часы. Лучше всего заранее обсудить со спикером условные сигналы.

• Вопрос из зала звучит, как пересказ собственного доклада, монолог мнения и вообще не похоже на вопрос.

Можно перебить с комментарием: «Подождите, это уже не вопрос, давайте мы это обсудим в кулуарах через 10 минут, давайте следующий вопрос, передаем микрофон вон туда».

• Человек собирается задать сразу пачку вопросов.

Просим сформулировать один общий, либо: «Подождите, сейчас по очереди дойдем до следующего вашего вопроса».

• Задают какой-то опасный, политический, личный вопрос

Если опасный, остро политический вопрос - начинаем говорить одновременно с вопросом, в это время подаем сигнал волонтеру, чтобы забрали микрофон. Либо можно дать человеку закончить вопрос, а потом сказать: «Хороший вопрос, но давайте это обсудим в кулуарах», или «Это скорее личный вопрос, ловите спикера отдельно».

• Из-за технических заминок мы не можем начать вовремя, все молча сидят и ждут.

Задайте вопрос залу — всем ли хорошо слышно и видно, не дует ли кому-то, не жарко. Можно и нужно заполнять неловкие паузы и таким small talk в том числе. По возможности сообщи, что происходит, какая заминка и когда ориентировочно начнем, если это известно.