7. После подачи заявки

Итак, вы подали заявку на доклад, что может вам грозить?

Обсуждение заявки

Теперь над ним начинается работа Программного комитета. Эта работа проходит в специальном интерфейсе Системы работы с докладами на http://conf.ontico.ru/.

В ближайшие пару недель Программный комитет будет задавать вопросы, давать советы; в общем, наша задача - понять, о чём будет доклад, действительно ли вы владеете темой и актуален ли этот доклад для конференции. Просим вас оперативно реагировать на запросы. Система работы с докладами высылает письма о появлении новых комментариев или вопросов - они приходят с обратного адреса client@conf.ontico.ru (просим проверить - не в спаме ли?).

Программный комитет может захотеть с вами поговорить. В таком случае вы встречаетесь в скайпе, hangsout или zoom и беседуете. Член Программного комитета сделает запись и выложит её в закрытом доступе для других членов ПК. Также вам будут даны рекомендации - всё это будет продублировано в карточке доклада в Системе работы с докладами.

По результатам всех обсуждений, ваших тезисов и ответов на вопросы, по результатам прогона (если он был необходим) Программный комитет принимает решение о том, проходит ли ваша заявка в Программу конференции или нет.

Доклад приняли

Общая информация

На ваш доклад выделено 45 минут, включая вопросы и ответы.

Наша процедура подготовки докладов включает в себя онлайн-встречи. Таких встреч может быть несколько по двум видам коучинга: структурный и тематический.

Структурный коучинг

Это обязательный коучинг – мы хотим хотя бы один раз услышать Вас ДО конференции. Обычно мы созваниваемся с докладчиками дважды, в первый раз для обсуждения структуры/сюжета рассказа, а во второй – для прогона выступления. При необходимости можно встречаться и больше, но первую встречу имеет смысл устраивать в начале, для неё большая степень готовности доклада не требуется.

Первая встреча предназначена для того, чтобы обсудить структуру доклада. На эту сессию стоит записываться как можно раньше, ДО того, как вы начнёте детальную работу над своей презентацией, и тому есть несколько причин.

  • Вы проговорите структуру доклада, описание проблемы, формулировку выводов, примеры. После этого готовиться станет гораздо проще, и в сумме вы затратите меньше времени.

  • Ближе к началу конференции желающих обсудить свои презентации будет больше, и коуч окажется занят. Проблема не только во времени, а ещё в том, что он тоже человек, и ему трудно десять часов в день придумывать что-то новое и интересное. Те, кто приходят раньше, объективно получают больше внимания и больше разных идей.

  • Иногда коуч видит, что в вашем выступлении есть фундаментальная проблема (например, он уверен, что получится скучно). О таких подозрениях он обязан сообщить Программному комитету. Если такая ситуация возникает, то пусть это случится раньше, когда ещё есть много времени всё исправить.

Пожалуйста, перед первой встречей подумайте над следующими вопросами:

  • Какую пользу из моего рассказа извлекут слушатели?

  • Как объяснить проблему, которую решает мой рассказ?

  • Достаточно ли очевидно, что эта проблема важна?

  • Какими примерами и кейсами надо сопроводить мой рассказ?

Да, даже если вы проходите прогоны в своей собственной компании, которая очень серьёзно подходит к подготовке докладчиков, мы всё равно хотим вас услышать.

Возможны ли исключения из правила обязательного посещения структурного коучинга? Да, возможны - для этого вы должны неоднократно выступать у нас. Напишите координатору Программного комитета, вашему куратору в ПК и мы попробуем договориться об исключении.

Тематический коучинг

Тематический коучинг с членом Программного комитета, который отбирал ваш доклад :) Это разговор о содержании вашего доклада, в каком-то смысле факт-чекинг. Расскажите коучу о том, что вы хотите рассказать слушателям, какую мысль донести, чему научить. Ваш собеседник, видя всю картинку в целом, поможет выделить самое главное, отсеет зёрна от плевел, подскажет акценты (а может и исправит фактические ошибки).

Такая беседа не обязательна, но крайне желательна. У нас у всех одна цель – сделать сногсшибательный, полезный, интересный, красивый, запоминающийся доклад. Все наши коучи – лучшие в отрасли специалисты, 30-минутная беседа с ним – это не много, зато пользы будет (как показала практика прошлых конференций) – вагон и маленькая тележка :)

Если вы хотите пройти тематический коучинг, напишите своему куратору.

Презентация

Шаблон презентации доступен по ссылке (если вы делаете презентацию не в PowerPoint, то используйте пожалуйста фоны (картинки) для титульного и регулярных слайдов, которые также доступны по ссылке)

Их использование крайне желательно, это создает единую стилистическую среду на мероприятии.

Желательно за 1-2 недели презентацию отправлять в формате PPT- или PDF-файла на соответствующий адрес поддержки докладчиков. Наш редактор вычитывает все презентации, и если есть корректировки, вам сообщает.

Для оффлайн конференций стандартная схема предполагает показ PPT- или PDF-файла на нашем ноутбуке, при любой необходимости отступить от стандартной схемы (использовать личный ноутбук), просим ознакомиться с инструкцией и написать нам на соответствующий адрес поддержки докладчиков. Соотношение сторон экрана 16:9, во всех залах используются проекторы разной мощности.

Название для файла презентации

Просим Вас именовать презентации определенным образом - нам важно, чтобы в названии было указание на Вас — имя и фамилию или название доклада. 

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПУНКТ - при каждом существенном изменении добавляйте в название файла суффикс с номером версии - это позволит нам избежать путаницы и гарантированно выложить в систему именно последнюю версию вашей презентации.

Например, так: "Олег Бунин, Открытие конференции, версия 17.ppt"

Расписание

Расписание формируется постепенно, если у вас есть какие-то пожелания к расписанию - сообщайте их как можно скорей координатору или на соответствующий адрес поддержки докладчиков.

Например: “я должен уехать в 12:00 7 ноября, поставьте меня так, чтобы я успел” / “У меня важный созвон в 15:00 9 ноября, я его не могу пропускать”.

Технические прогоны для онлайн конференций

Технический прогон проводится два раза. Координатор Программного комитета сообщает вам заранее даты. 

Первый технический прогон: мы проверяем ваше оборудование (качество изображения, звука, интернета). Рассказываем, как будет проходить весь процесс удаленного взаимодействия. Если вам будут необходимы улучшения (нужен дополнительный свет, камера, наушники, фон) по возможности, мы вам все доставим. Продолжительность не более 15 минут.

Второй технический прогон: генеральный прогон, проходит чаще всего за день до конференции. Мы еще раз проверяем ваше подключение, важно его проходить из помещения, откуда вы будете выступать во время конференции. Продолжительность не более 10 минут. 

Очные прогоны для оффлайн конференций

Очные прогоны проходят иначе — они проходят в группе. Вся группа встречается на площадке (Офис Онтико или площадка конференции) в начале выбранного слота времени. Каждый выступающий читает свой доклад полностью и получает обратную связь от всей группы. По качеству выступления, по смыслу, по фактическому материалу, по форме подачи, по слайдам. Это и тренировка, и обратная связь одновременно.

Проезд и проживание для оффлайн конференций

Мы можем оплатить вам проезд до города проведения конференции и обратно и проживание в гостинице конференции в случае необходимости. Если ваша компания не компенсирует вам перелёты, то вот небольшие правила и план действий (пожалуйста, перед обращением к нам, обратитесь к вашей компании, в конце концов, они тоже заинтересованы в ваших выступлениях):

  • Конференция выкупает вам простые билеты (купе) на поезд или самолёт (эконом-класс).

  • Конференция также предоставляет докладчику оплаченный номер в гостинице (4*). Для однодневных конференций - на две ночи (накануне и после конференции), для двухдневных - на три ночи. 

План действий следующий:

  1. Пришлите, пожалуйста, нам на соответствующий адрес поддержки докладчиков письмо со следующим содержанием:

    1. Желаемые даты и аэропорт/ы вылета;

    2. Ваше полное ФИО для бронирования гостиницы;

    3. Дата заезда и выезда (стандартное заселение в 14:00, выезд - до 12:00).

  2. Мы отвечаем вам, что информация получена, запускаем процесс бронирования гостиницы и присылаем вам варианты билетов;

  3. После согласования билета мы его выкупаем и подтверждаем бронь гостиницы;

В самой конференции докладчики участвуют бесплатно.

Информацию о том, что вам необходимо проживание присылайте нам сразу же, как только ваш доклад будет принят!

Самостоятельная подготовка к выступлению

На этих страницах мы собрали полезные материалы для самостоятельной подготовки к выступлению:

  1. Как правильно написать тезисы?

  2. О правильном названии доклада

  3. Интересные материалы о докладах, презентациях и программных комитетах

  4. Материалы вебинаров для докладчиков


Помимо этого периодически мы проводим отдельные тренинги для докладчиков.

Примеры смотрите здесь и подписывайтесь на нашу рассылку, где мы в том числе будем сообщать, когда состоится очередной тренинг.

 

Все организационные вопросы вы можете решать с координатором Программного комитета напрямую или через соответствующий адрес поддержки докладчиков.