7. После подачи заявки

Owned by Олег Бунин
Last updated: Jul 11, 2024 by Alena Shinkova
6 min read

Страница актуальна на 10.01.2023. Алла Аблова

Итак, вы подали заявку на доклад, что дальше?

Обсуждение заявки

Программный комитет работает с заявками в специальном интерфейсе “Системы работы с докладами” на http://conf.ontico.ru/.

После поступления заявки Программный комитет может задавать вопросы, давать советы; наша задача - понять, о чём будет доклад, действительно ли вы владеете темой и актуален ли этот доклад для конференции. Просим вас оперативно реагировать на запросы. Система работы с докладами высылает письма о появлении новых комментариев или вопросов - они приходят с адреса client@conf.ontico.ru (просим проверить - не в спаме ли?).

Программный комитет может захотеть с вами поговорить. В таком случае вы встречаетесь в Zoom, Skype, Hangouts и т.п. и беседуете. Член Программного комитета сделает запись и выложит её в закрытом доступе для других членов ПК. Также вам будут даны рекомендации - всё это будет продублировано в карточке доклада в Системе работы с докладами.

По результатам всех обсуждений, на основе ваших тезисов и ответов на вопросы, по результатам прогона (если он был необходим) Программный комитет принимает решение о том, проходит ли ваша заявка в Программу конференции или нет.

Доклад приняли

Общая информация

На ваш доклад выделяется, как правило, 50 минут, включая вопросы и ответы.

Наша процедура подготовки докладов включает в себя онлайн-прогоны. Таких прогонов может быть несколько по двум направлениям подготовки: контентной и структурной.

Контентная подготовка с куратором из Программного комитета

Это подготовка с куратором - членом Программного комитета. Вы созваниваетесь, чтобы обсудить содержание доклада, в каком-то смысле для факт-чекинга. Расскажите куратору о том, что вы хотите рассказать слушателям, какую мысль донести, что полезного вынесет слушатель из вашего доклада. Ваш куратор, видя всю картинку в целом, поможет выделить самое главное, отсеет зёрна от плевел, подскажет акценты (а может, и исправит фактические ошибки).

Такая беседа обязательна для всех принятых в программу спикеров - мы хотим хотя бы один раз услышать вас ДО конференции, ведь у нас с вами одна цель – сделать сногсшибательный, полезный, интересный, красивый, запоминающийся доклад. Наши кураторы - члены ПК – ведущие специалисты в своей отрасли и опытные спикеры. Как показала практика прошлых конференций, беседа с ними никогда не бывает лишней :)

Обычно мы созваниваемся со спикерами дважды: в первый раз для обсуждения сюжета рассказа, а во второй – для прогона выступления. При необходимости можно встречаться и больше, но первую встречу имеет смысл устраивать в начале, для неё большая степень готовности доклада не требуется.

Для связи со своим куратором обратитесь к координатору Программного комитета конференции.

Структурный прогон

Такой прогон проводит один из нескольких коучей по структуре презентации и искусству выступления, с которыми мы постоянно сотрудничаем на всех наших конференциях. Каждый из них погружен в специфику наших тем, является опытным спикером и имеет за плечами сотни часов успешной подготовки спикеров. Этот прогон не является 100% обязательным, но мы крайне рекомендуем его пройти.

Первая встреча предназначена для того, чтобы обсудить структуру доклада. На эту сессию стоит записываться как можно раньше, ДО того, как вы начнёте детальную работу над своей презентацией, и тому есть несколько причин.

  • Вы проговорите структуру доклада, описание проблемы, формулировку выводов, примеры. После этого готовиться станет гораздо проще, и в сумме вы затратите меньше времени.

  • Ближе к началу конференции желающих обсудить свои презентации будет больше, и коуч окажется занят. Проблема не только во времени, а ещё в том, что он тоже человек, и ему трудно десять часов в день придумывать что-то новое и интересное. Те, кто приходят раньше, объективно получают больше внимания и больше разных идей.

  • Иногда коуч видит, что в вашем выступлении есть фундаментальная проблема (например, он уверен, что получится скучно). О таких подозрениях он обязан сообщить Программному комитету. Если такая ситуация возникает, то пусть это случится раньше, когда ещё есть много времени всё исправить.

Пожалуйста, перед первой встречей подумайте над следующими вопросами:

  • Какую пользу из моего рассказа извлекут слушатели?

  • Как объяснить проблему, которую решает мой рассказ?

  • Достаточно ли очевидно, что эта проблема важна?

  • Какими примерами и кейсами надо сопроводить мой рассказ?

Да, даже если вы проходите прогоны в своей собственной компании, которая очень серьёзно подходит к подготовке докладчиков, мы всё равно хотим вас услышать.

Возможны ли исключения из правила обязательного посещения структурного коучинга? Да, возможны - для этого вы должны неоднократно выступать у нас. Напишите координатору Программного комитета, вашему куратору в ПК и мы попробуем договориться об исключении.

Презентация

Шаблон презентации доступен по ссылке (если вы делаете презентацию не в PowerPoint, то используйте пожалуйста фоны (картинки) для титульного и регулярных слайдов, которые также доступны по ссылке)

Их использование крайне желательно, это создает единую стилистическую среду на мероприятии.

Отправлять презентацию лучше в формате PPT- или PDF-файла на соответствующий адрес поддержки докладчиков. Наш редактор вычитывает все презентации, и если есть корректировки, вам сообщает.

Финальная версия презентация нам нужна обязательно: наш редактор загрузит ее в дроп, из которого слайды будут доступны на сценическом ноуте и на платформе для онлайн-зрителей.

Финальную презентацию можно прислать в любой момент, но не позднее, чем за 2 недели до конференции.

Для оффлайн конференций стандартная схема предполагает показ PPT- или PDF-файла на нашем ноутбуке, при любой необходимости отступить от стандартной схемы (если вы хотите использовать личный ноутбук), просим ознакомиться с инструкцией и написать нам на соответствующий адрес поддержки докладчиков. Соотношение сторон экрана 16:9, во всех залах используются проекторы разной мощности.

Название для файла презентации

Просим Вас именовать презентации определенным образом - нам важно, чтобы в названии было указание на Вас: Ваши имя и фамилия или название доклада. 

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПУНКТ - при каждом существенном изменении добавляйте в название файла суффикс с номером версии - это позволит нам избежать путаницы и гарантированно выложить в систему именно последнюю версию вашей презентации.

Например, так: "Олег Бунин, Открытие конференции, версия 17.ppt"

Расписание

Расписание формируется постепенно, если у вас есть какие-то пожелания к расписанию - сообщайте их как можно скорей координатору или на соответствующий адрес поддержки докладчиков.

Например: “я должен уехать в 12:00 7 ноября, поставьте меня так, чтобы я успел” / “У меня важный созвон в 15:00 9 ноября, я его не могу пропускать”.

Технические прогоны для онлайн конференций

Технический прогон проводится два раза. Координатор Программного комитета сообщает вам заранее даты. 

Первый технический прогон: мы проверяем ваше оборудование (качество изображения, звука, интернета). Рассказываем, как будет проходить весь процесс удаленного взаимодействия. Если вам будут необходимы улучшения (нужен дополнительный свет, камера, наушники, фон) по возможности, мы вам все доставим. Продолжительность не более 15 минут.

Второй технический прогон: генеральный прогон, проходит чаще всего за день до конференции. Мы еще раз проверяем ваше подключение, важно его проходить из помещения, откуда вы будете выступать во время конференции. Продолжительность не более 10 минут. 

Очные прогоны для оффлайн конференций

Очные прогоны проходят иначе — они проходят в группе. Вся группа встречается на площадке конференции в начале выбранного слота времени. Каждый выступающий читает свой доклад полностью и получает обратную связь от всей группы. По качеству выступления, по смыслу, по фактическому материалу, по форме подачи, по слайдам. Это и тренировка, и обратная связь одновременно.

Проезд и проживание для оффлайн конференций

Мы можем оплатить вам проезд до города проведения конференции и обратно и проживание в гостинице конференции в случае необходимости. Если ваша компания не компенсирует вам перелёты, то вот небольшие правила и план действий (пожалуйста, перед обращением к нам, обратитесь к вашей компании, в конце концов, они тоже заинтересованы в ваших выступлениях):

  • Конференция выкупает вам простые билеты (купе) на поезд или самолёт (эконом-класс).

  • Конференция также предоставляет докладчику оплаченный номер в гостинице (4*). Для однодневных конференций - на две ночи (накануне и после конференции), для двухдневных - на три ночи. 

План действий следующий:

  1. Пришлите, пожалуйста, нам на соответствующий адрес поддержки докладчиков письмо со следующим содержанием:

    1. Желаемые даты и аэропорт/ы вылета;

    2. Ваше полное ФИО для бронирования гостиницы;

    3. Дата заезда и выезда (стандартное заселение в 14:00, выезд - до 12:00).

  2. Мы отвечаем вам, что информация получена, запускаем процесс бронирования гостиницы и присылаем вам варианты билетов;

  3. После согласования билета мы его выкупаем и подтверждаем бронь гостиницы;

В самой конференции докладчики участвуют бесплатно.

Информацию о том, что вам необходимо проживание присылайте нам сразу же, как только ваш доклад будет принят!

Самостоятельная подготовка к выступлению

На этих страницах мы собрали полезные материалы для самостоятельной подготовки к выступлению:

  1. Как правильно написать тезисы?

  2. О правильном названии доклада

  3. Интересные материалы о докладах, презентациях и программных комитетах

  4. Материалы вебинаров для докладчиков


Помимо этого периодически мы проводим отдельные тренинги для докладчиков.

Примеры смотрите здесь и подписывайтесь на нашу рассылку, где мы в том числе будем сообщать, когда состоится очередной тренинг.

 

Все организационные вопросы вы можете решать с координатором Программного комитета напрямую или через соответствующий адрес поддержки докладчиков.