Карточка мероприятия DevOpsConf 2023/памятка подрядчика для оформления договоров, приложений, актов и счетов

Owned by Tatiana Kosyreva (Unlicensed)
Last updated: Feb 06, 2023 by Zlobin (Unlicensed)
3 min read

 

Для стандартизации оформления договоров с подрядчиками оказывающими услуги на мероприятии, а так же для корректного принятие документов бухгалтерией необходимо создавай/оформлять “карточку мероприятия/памятку подрядчика” и отправлять подрядчикам для корректного оформления договоров, актов и счетов по оказываем услугам на мероприятие.

Что представляет из себя “карточка мероприятия/памятка подрядчика”?

Это список необходимых данных и реквизитов необходимых для корректного заполнения договоров, актов и счетов, направляемых от контрагентов и передаваемых ивентов в бухгалтерию.
Такие как:

  • адрес проведения мероприятия (адрес должен совпадать с адресом договора аренды площадки)

  • даты и время проведения мероприятия (даты монтажа, демонтажа и мероприятия). Желательно указывать завершение монтажа (дата и время), что бы зафиксировать в договоре и сделать это обязательным условием. Не всегда можно аппелировать срывом сроков монтаж ссылаясь на статью в Вики

  • реквизиты КОБ (обязательно проверять актуальность и правильность реквизитов)

  • контактные данные: руководителя, техдира, администратора проекта (телефон и корпоративная почта).

  • ссылка на регламент мероприятие, схему заезда

  • рекомендации для заполнения и пример формулировок

  • список необходимых документов (копии) для согласования и сроки предоставления оригиналов

  • реквизиты/данные для обмена данными по ЭДО

Пример заполненной карточки мероприятия/памятка подрядчика.

https://docs.google.com/document/d/1ZaK_NIZFOSkdhBip_7hyB7aYYrtJjjw5/edit?usp=share_link&ouid=100981994226378410647&rtpof=true&sd=true Файл для заполнения и передачи подрядчику

Шаблон для создания карточки/памятки

Для договора

Для договора

Название мероприятия

DevOps Conf 2023 13-14 марта 2023г

Адрес мероприятия

125167, г. Москва,
Ленинградский пр., д. 36, стр. 31

Даты и время (монтаж, демонтаж, мероприятие)

Монтаж 11.03 с 08:00 до 12:00 (12.03)
Мероприятие 13-14.03 с 8:00 до 20:00
Демонтаж 14.03 с 20.00 (при отсутствии участников на площадке)/с 21:00 (14.03) до 04:00 (15.03)

Реквизиты

Общество с ограниченной ответственностью
«Конференции Олега Бунина»
Адрес местонахождения (регистрации): 125040, г.Москва,
ул. Нижняя, д.14, стр.7, оф.08
Адрес фактического места нахождения: 125040, г.Москва,
ул. Нижняя, д.14, стр. 7, оф.08
ИНН 7733863233
КПП 771401001
ОГРН 5137746153518
Банковские реквизиты:
р/с 40702810202720001072
к/с 30101810200000000593
БИК 044525593

Данный для ЭДО

оператор Диадок

Контакты уполномоченных лиц от Заказчика

Злобин Алексей +7 905 585 9303

Косырева Татьяна 89889495962

Рекомендации

Пример формулировки для договора, приложения, акта оказанных услуг, счёта на оплату

Оказание услуг по (название услуги или комплекса услуг) мероприятия (название мероприятия и даты - заполняет ивент)

В реквизитах организации оказывающий услуги должно быть указано

  • Полное наименование юридического лица;

  • Юридический адрес;

  • ИНН, КПП, ОРГН (ОРГН ИП);

  • ОКВЭД, ОКПО;

  • E-mail, номера телефона организации;

  • Банковские реквизиты.

Предоставляются следующие заверенные копии документов

Заверенные (не нотариально) должным образом копии – в правом нижнем углу:

  • Печать организации

  • КОПИЯ ВЕРНА с датой

  • Должность, подпись с расшифровкой Ф.И.О. лица, заверяющего документ

  • Лицензии (в случае лицензионного вида деятельности);

  • Уведомления о возможности применении специальных режимов налогообложения;

  • Документ, подтверждающий полномочия лиц(а) на осуществление действий (право подписи), в случае подписи на документах не Генерального директора организации.

Даты для документов

Счет - дата договора или позже

Акт - строго последняя день оказание услуг (мероприятия или демонтажа)

Порядок предоставления и передачи документов

  1. Подрядчик после согласования условий и текста договора направляет на электронный адрес Заказчика подписанные сканы документов и требуемый пакет документов в срок не более 3х рабочих дней с даты согласования и подтверждения от уполномоченного лица Заказчика.

  2. Заказчик только при получении подписанных сканов документов производит оплаты согласно графику платежей, оговоренному в договоре и на основании выставленных счетов.

  3. Передача подписанных оригиналов документов (договор, счет, акт) производится до начала мероприятия (монтажа) через курьерскую доставку или в течении мероприятия (через своего уполномоченного представителя), но не позднее последнего дня окончания мероприятия.

  4. Финальная оплата/доплата за оказанные услуги производится исключительно после получения Заказчиком оригиналов документов.

  5. В течении 5 (пяти) рабочих дней, после получения оригиналов документов, но не ранее последнего дня оказания услуг Подрядчиком, Заказчик направляет подписанные со своей стороны экземпляры документов в адрес Подрядчика(курьерской службой) или передает уполномоченному представителю Подрядчика.

Правила и регламенты

Регламент мероприятий ОНТИКО - ссылка

Регламент площадки (при наличии) - ссылка

Регламент работы по согласованию, передачи и внесения правок в документы

  1. Event менеджер конференции или иное лицо, кому поручено вести коммуникацию с подрядчиком, после принятия решения о заключении договора с контрагентом, направляет в его адрес карточку/памятку подрядчику и запрашивает проект договора (пакет документов - редактируемый формат в режиме правок)

  2. При получении проекта договора проверяет правильность данных:
    - название и даты мероприятия, в соответствии с карточкой
    - формулировку оказываемых услуг
    - даты и время монтаж/демонтажа
    - состав услуг
    - график платежей (финальный платеж после подписания актов), если не 100% предоплата
    - иные существенные условия оказания услуг (приложения, сметы, состав оказываемых услуг и тд)
    При отсутствии замечаний, запрашивает подписанные копии документов (договор, приложения, счет, акт) и загружает в соответствующию папку на дропбоксе (название конференции - документы - контрагент)

  3. Передает на согласование договор Руководителю или лицу его замещающего для сверки с бюджетом конференции в Slack (ссылка на ветку) в виде ссылки на папку дроп бокса и пояснением какая строка бюджета соответствует данной услуге(ам)

  4. После согласования с Руководителем, направляет пакет документов в бухгалтерию

  5. При возникновении замечаний к документам, формирует письмо в адрес Подрядчика с перечнем необходимых правок, после получения и проверки (лично) обновляет файлы в папке проекта в том числе сканы подписанных документов, направляет на повторную подпись Руководителю и отправляет документы в бухгалтерию

  6. при отсутствии замечаний и наличии подписанных копий, направляется счет в оплату, по соответствующей процедуре.