За 3 недели до конференции:

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Внимательно изучить инструкцию по работе залов

• Произвести поиск кандидатов в команду залов, в команду медиа-центра (хелперы в онлайн-чатах залов, хелперы-помощники по маркетингу, онлайн-расставляторы, супервайзер чатов, помощники ивентов)

• Создать рабочие группы в ТГ и включить туда event-менеджера: главы, медиа-центр, онлайн-расставляторы, ребята на чатах; супервайзеры; добавить ответственных в эти чаты (см. дерево ролей)

• Создать чат и выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов.

  • С Людмилой Ужавка решать вопросы по презентациям, касаемо того, загрузились ли они на Dropbox.

• Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения: онлайн и оффлайн

• Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у event-менеджера ссылку на технический сценарий (главный рабочий инструмент). для каждой конференции он свой. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4HHZZ5PgKKu_O5FK98eMREniSJAtrkWwzwLHHfS_QI/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков спикерам (контакты должны быть обязательно). Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК. Для каждой конференции она своя. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?gid=651570407#gid=651570407

• Запросить у event-менеджера контакты ведущих

• Запросить доступ в админку для супервайзера чатов (вносит информацию о наполняемости напрямую в админку)

• Уточнить у event-менеджера, есть ли ТЗ по съемке отчетов для партнеров (например, съемка озвучивания ведущим рекламных текстов в сценарии)

• Заполнить дерево ролей

В день обучения:

• Проинформировать команду о предстоящей работе и протестировать их знания

• Изучить схему площадки (пройтись прямо ногами), расписание докладов и митапов, расположение зон ретрансляции

• Подготовить подарки докладчикам, грамоты и сертификаты (если есть), проверить размерный ряд, если есть

• Подготовить подарки за вопросы участникам, книги и матрешки, если есть, количество соответствует количеству докладов

• Подготовить реквизит и все необходимое для проведения МК (если есть), разложить в коробки и подписать по дням, залам, названиям МК

• Познакомиться с техниками, обменяться контактами

• Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

  • Чек количества стульев в залах

  • Чек чистоты в залах

  • Заранее подготовить воду, разнести

  • Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала, для ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

• Запросить у event-менеджера сценарию / информацию об открытии / закрытии, пристутствать на репетиции, чтобы быть подготовленным, чек количества микрофонов

• Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции, по чек-листу, а именно:
  Кого из докладчиков не будет?
  Список докладчиков с контактами.
  Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)
  Для проверки актуальности информации докладов, воркшопов, мастер-классов в расписании конференции - ОБРАЩАЕМСЯ К ФАЙЛУ “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ” КОНФЕРЕНЦИИ!!!
  Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
  Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?
  Нужно ли готовить подарки программному комитету?
  Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

• Проверить презентации на качество

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

До начала утром:

• Проверить наличие, согласно техническому сценарию необходимого количества микрофонов, и РАБОТОСПОСОБНОСТЬ микрофонов, гарнитуры, кликера, таймера, дублирующего экрана

• Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам:

  • грамоты/сертификаты (если есть) и подарки докладчикам по порядку выступлений, книги-призы

  • разложить воду на столе у входа

  • проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными

  • под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

• Познакомить команду с техниками, уточнить кто и за что отвечает (трансляция, звук, свет и т.д.)

• Напомнить зальным ребятам - если к вам подходит участник и спрашивает “А где проходит конкретный доклад”, то обращаемся к документу “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ“ или к расписанию на плазмах около зала! ЗАПОМНИТЬ!

Во время:

• Контроль функционирования залов (техника, чистота, температура, наличие воды).

• Следить за тем, чтобы все успели пообедать.