Инструкция по роли
Для чего нужна эта роль? Цель роли.
Выставка включает в себя зону раздатки, призов и спонсорские стенды и стенд ОНТИКО.
Ответственный за зону выставки следит за:
в зоне раздатки есть, что раздавать – работа с логистами
потребности спонсоров решены (курсирование по выставке)
в зоне выдачи призов есть хелперы, всё ок.
Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки.
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Задачи могут поступать как от event-менеджеров, так и от менеджеров отдела Success.
Твой менеджер — Регина Семакина, 8 900 345 53 05,
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Елизавета Карсакова, tg: @OnticoPartners, тел. 8 962 626 95 82
Для решения вопросов – чат с отделом Success и канал “Штаб конференции” в Slack
Кем руководит:
Площадка: Хелперы, помогающие партнерам и следящие за порядком
Хелпер для проверки чистоты кофе-брейков
Время работы, локация:
Время работы
До монтажа: консультирование спонсоров по поводу их заезда
Дни монтажа: с момента прибытия спонсоров до окончания работ.
День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж).
Локация:
Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды, зоны выдачи визиток, раздаточных материалов и призов.
Схемы взаимодействия
Схема для “рядового HelpTeam”
Схема для Онтико и руководителей групп
Система чатов HelpTeam по зонам конференции
Стандартные алгоритмы, чек-лист:
Стандартные алгоритмы:
За 2 недели до конференции:
Внимательно изучить инструкцию по работе выставки
Произвести поиск кандидатов в команду выставки
Создать чат
Выслать в чат файл-инструкцию по работе выставки
Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам
Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения
Проконтролировать явку команды на обучение
Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства
Уточнить у эвента сколько зон со столами раздатки (заранее позаботиться хватает ли команды хелперов)
В день обучения (до конференции):
Проинформировать команду о предстоящей работе
Подготовить футболки HelpTeam для всей команды (стендисты и помощники)
Протестировать знания команды, представленные им в инструкции
Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем
Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции
Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)
Проверить стенды на готовность (запросить информацию от ответственного эвента за HelpTeam, также информация есть у отдела success , что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)
Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам
Изучить схему выставки и саму выставку ( пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)
Уточнить у success, будет ли приветственное слово на открытии от партнёров. Если да, то уточнить у кого из партнёров.
Запросить расписание трансфера при необходимости
ВАЖНО:
Подготовить всю раздатку для стенда с вечера перед первым днем конференции
Готовность зоны раздатки в 7:30 утра первого дня и в 8:00 второго дня (вся раздатка на столе, красиво разложена)
Сделать разметку партнерского склада в дни монтажа (делаем всегда обязательно)
В дни конференции:
Проконтролировать явку команды
Следить за внешним состоянием выставки
Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)
Следить за тем, чтобы все успели пообедать
В конце конференции выдать HelpTeam бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции
Проконтролировать сдачу фирменных поло
Выдать оплату
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Нештатные ситуации
Все вопросы решайте в телеграм-чате “AlarmTeam“. Если не получаете ответа, звоните!
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Штабной может оставить обратную связь таким же образом
0 Comments