Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - Менеджер конференции - Алина Ахмирова
Ответы на вопрос, что какому спонсору можно или нельзя, знает руководитель аккаутов – Мартин Штерн
Если не знаешь ответ на вопрос, звони Лизе Карсаковой!
Для решения вопросов – канал “Штаб” в Slack
Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки.
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Выставка включает в себя зону раздатки, выдачи визиток, призов и спонсорские стенды.
Ответственный за зону выставки следит за:
в зоне раздатки есть, что раздавать – работа с логистами
потребности спонсоров решены (курсирование по выставке)
на визитках, призах есть хелперы, всё ок.
Кем руководит:
Площадка: Хелперы, помогающие партнерам и следящие за порядком
Хелпер для проверки чистоты кофебрейков
Время работы, локация:
Время работы
До монтажа: консультирование спонсоров по поводу их заезда
Дни монтажа: с момента прибытия спонсоров до окончания работ.
День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж).
Локация:
Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды, зоны выдачи визиток, раздаточных материалов и призов.
Схемы взаимодействия
Схема для “рядового HelpTeam”
Схема для Онтико и руководителей групп
Система чатов HelpTeam по зонам конференции
Стандартные алгоритмы, чек-лист:
Стандартные алгоритмы:
За 2 недели до конференции:
Внимательно изучить инструкцию по работе выставки
Произвести поиск кандидатов в команду выставки
Создать чат
Выслать в чат файл-инструкцию по работе выставки
Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам
Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения
Проконтролировать явку команды на обучение
Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства
В день обучения (до конференции):
Проинформировать команду о предстоящей работе
Протестировать знания команды, представленные им в инструкции
Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем
Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции
Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)
Пройтись по партнерам и узнать, у кого какие активности будут и в какое время.
Проверить стенды на готовность (запросить информацию от менеджера, что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)
Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам
Сверить схему выставки и саму выставку
Уточнить, кто из партнеров будет говорить приветственное слово на открытии
В дни конференции:
Проконтролировать явку команды
В начале конференции тем, кто говорят приветственное слово на открытии, сказать куда и во сколько подойти
Рано утром, до начала конференции, расписать на флипчарте у демосцены активности партнеров
Каждый час менять фото на заставке (научат)
Следить за внешним состоянием выставки и проверять маски у партнеров
Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)
Следить за тем, чтобы все успели пообедать
В конце конференции выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции
Проконтролировать сдачу фирменных поло
Выдать оплату
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Выступление партнеров на открытии – на главной сцене в главном зале, где доклады. НЕ НА демосцене!
Нештатные ситуации
Все вопросы решайте в телеграм-чате “AlarmTeam“. Если не получаете ответа, звоните!
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Штабной может оставить обратную связь таким же образом
0 Comments