Versions Compared

Version Old Version 30 New Version 31
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

⚠️ Задачи могут поступать как от event-менеджеров, так и от менеджеров отдела Success.

Твой event-менеджер — Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina

От отдела Success:

  • Елизавета Карсакова, tg: @OnticoPartners, тел. 8 962 626 95 82

  • Алина

  • Полина

Для решения вопросов – чат с отделом Success, канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”.

Для чего нужна эта роль? Цель роли.

Выставка включает в себя зону раздатки, призов и спонсорские стенды и стенд ОНТИКО.
Ответственный за зону выставки следит за:

  • в зоне раздатки есть, что раздавать – работа с логистами

  • потребности спонсоров решены (курсирование по выставке)

  • в зоне выдачи призов есть хелперы, всё ок.

    • Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки.  

    1. Обеспечить комфортное взаимодействие с партнерами до и во время конференции по вопросам приема, систематизации и хранения их мерча, а также оперативное реагирование на их запросы и предоставление необходимой поддержки.

    2. Контроль чистоты на территории выставки, оперативное устранение незначительных дефектов

    3. Выполнение любых поручений, которые могут дать представители ОНТИКО по зоне выставки.

    Кем руководит:

    Время работы, локация:

    • Время работы

      • До монтажа: консультирование спонсоров по поводу их заезда

      • Дни монтажа: с момента прибытия спонсоров до окончания работ.

      • День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж).

    • Локация:

      • Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды, зоны выдачи визиток, раздаточных материалов и призов.

    Info

    Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

    Table of Contents

    Схемы взаимодействия

    Схема для “рядового HelpTeam”

    Схема для Онтико и руководителей групп

    Система чатов HelpTeam по зонам конференции

    Стандартные алгоритмы, чек-лист:

    Стандартные алгоритмы:

    Info

    За 2 недели до конференции:

    • Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

    • Произвести поиск кандидатов в команду выставки

    • Создать чат

    • Выслать в чат файл-инструкцию по работе выставки

    • Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

    • Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

    • Проконтролировать явку команды на обучение

    • Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

    • Уточнить у эвента сколько зон со столами раздатки (заранее позаботиться хватает ли команды хелперов)

    Info

    В день обучения (до конференции):

    • Проинформировать команду о предстоящей работе

    • Подготовить футболки HelpTeam для всей команды (стендисты и помощники)

    • Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

    • Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

    • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

    • Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)

    • Проверить стенды на готовность (запросить информацию от ответственного эвента за HelpTeam, также информация есть у отдела success , что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)

    • Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам

    • Изучить схему выставки и саму выставку ( пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)

    • Уточнить у success, будет ли приветственное слово на открытии от партнёров. Если да, то уточнить у кого из партнёров.

    • Запросить расписание трансфера при необходимости

    Note

    ВАЖНО:

    • Подготовить всю раздатку для стенда с вечера перед первым днем конференции

    • Готовность зоны раздатки в 7:30 утра первого дня и в 8:00 второго дня (вся раздатка на столе, красиво разложена)

    • Сделать разметку партнерского склада в дни монтажа (делаем всегда обязательно)

    Info

    В дни конференции:

    • Проконтролировать явку команды

    • Следить за внешним состоянием выставки

    • Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)

    • Следить за тем, чтобы все успели пообедать

    • В конце конференции выдать HelpTeam бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

    • Проконтролировать сдачу фирменных поло

    • Выдать оплату

    Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

    • Нештатные ситуации

    Все вопросы решайте в телеграм-чате “AlarmTeam“. Если не получаете ответа, звоните!

    Обратная связь, нарушения:

    Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
    Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

    • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

    • лично менеджеру конференции

    Штабной может оставить обратную связь таким же образом