Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Твой главный - Менеджер конференции - Екатерина Базжина, +7 921 583 1553, @kbazzh
Ответы на вопрос, что какому спонсору можно или нельзя, знает помощник аккаутов – Наталья Полтавская, +7 961 808 8058, @NataliaPoltavskaya
Если не знаешь ответ на вопрос, звони Наталье!
Чат для решения вопросов – “AlarmTeam“

  • Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки.  

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Выставка включает в себя зону раздатки, выдачи визиток, призов и спонсорские стенды.
Ответственный за зону выставки следит за:

  • в зоне раздатки есть, что раздавать – работа с логистами

  • потребности спонсоров решены (курсирование по выставке)

  • на визитках, призах есть хелперы, всё ок.

Кем руководит:

Время работы, локация:

  • Время работы

    • До монтажа: консультирование спонсоров по поводу их заезда

    • Дни монтажа: с момента прибытия спонсоров до окончания работ.

    • День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж).

  • Локация:

    • Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды, зоны выдачи визиток, раздаточных материалов и призов.

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Стандартные алгоритмы:

За 2 недели до конференции:

  • Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

  • Произвести поиск кандидатов в команду выставки

  • Создать чат

  • Выслать в чат файл-инструкцию по работе выставки

  • Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

  • Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

  • Проконтролировать явку команды на обучение

  • Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

В день обучения (до конференции):

  • Проинформировать команду о предстоящей работе

  • Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

  • Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

  • Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)

  • Пройтись по партнерам и узнать, у кого какие активности будут и в какое время.

  • Проверить стенды на готовность (запросить информацию от менеджера, что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)

  • Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам

  • Сверить схему выставки и саму выставку

  • Уточнить, кто из партнеров будет говорить приветственное слово на открытии

В дни конференции:

  • Проконтролировать явку команды

  • В начале конференции тем, кто говорят приветственное слово на открытии, сказать куда и во сколько подойти

  • Рано утром, до начала конференции, расписать на флипчарте у демосцены активности партнеров

  • Каждый час менять фото на заставке (научат)

  • Следить за внешним состоянием выставки и проверять маски у партнеров

  • Следить за тем, чтобы все успели пообедать

  • В конце конференции выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

  • Проконтролировать сдачу фирменных поло

  • Выдать оплату

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

  • Выступление партнеров на открытии – на главной сцене в главном зале, где доклады. НЕ НА демосцене!

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте в телеграм-чате “AlarmTeam“. Если не получаете ответа, звоните!

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции

Штабной может оставить обратную связь таким же образом