Инструкция по роли TeamLead ВЫСТАВКИ

Алгоритм работы с запросами партнеров::

• Каналы поступления задач:

  • Чаты партнёров (приоритет)

  • Чат Success-отдела.

  • Штаб конференции — канал в Slack

  • HelpTeam ОНТИКО

• Постоянный мониторинг чатов партнеров (приоритет), чтобы отследить поступающие задачи

• Оперативное реагирование на запросы — в течение не более 2-3 минут с момента поступления

• При появлении запроса – немедленно подтвердить его принятие в работу. И обновлять статус выполнения задачи

• Максимально быстро выполнить запрос или передать его ответственным лицам.

• Если проблему можно решить силами работников зоны выставки — выполняем её самостоятельно.
  Если требуется дополнительное согласование – уточняем алгоритм решения через Success-отдел и следуем их инструкциям.

До конференции:

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. трансфер, обеды, расписание докладов, перерывов, схема.

• Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

• Произвести поиск кандидатов в команду хелперов. Количество хелперов выставки (на стенды) рассчитывается из расчета 1 к 7-10 партнерам.

• Создать рабочий чат в ТГ для хелперов, добавить туда event-менеджера

• Выслать в чат инструкции по работе выставки, проинформировать команду по всем интересующим вопросам

• Проконтролировать явку команды на обучение: онлайн, оффлайн

• Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у отдела Success список партнеров и названий чатов с ними (т.к. могут отличаться). На каждую конференцию списки отличаются. Пример списка: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lAhtrPpCbvLH7x7bPIw_HNVSBqZSixTtmfzi0-IX7Ns/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера доступ в дропбокс к папкам и таблицу с мебелью на стенды. Для каждой конференции свои папки и своя таблица по мебели. Пример таблицы по мебели (вкладка на стенды партнерам): https://docs.google.com/spreadsheets/d/11krBEHTywmi7fmwb96twXZrNqi6IxSDvy4B5VtHruFs/edit?usp=sharing Свериться с потребностью по мебели на стенды с success-менеджером, убедиться, что данные совпадают.

• Собрать заявки на ввоз мерча партнеров и актуализировать в дропбоксе по папкам (ссылку на папку запросить у отдела Success). Пример заявок: https://www.dropbox.com/scl/fo/79l63ou8irnxci37whwno/ADb0CgclEfdYboHfKSLTb0s?rlkey=e2j2hsqvnxy8e5cmv6f3495t2&st=jgilg1y4&dl=0 Если партнер не прислал заявку на ввоз мерча тимлиду, необходимо сообщить об этом в чат с саксессами и event-менеджеру.

• Консультировать партнеров по нюансам заезда, взаимодействию по работе с мерчом партнера (обычно за 3-5 дней до старта монтажа партнеры начинают интересоваться в чатах, по телефону). Необходимую информацию запросите у event-менеджера.

• Составить график заезда партнеров.

• Изучить задачи для графика работ HelpTeam, обратить внимание на работу клининга и график работы склада. Для каждой конференции свой график работы HelpTeam. Пример графика: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1N0K0MO8kv2hPyU66EmYnn7OSaJ0_eqySn8Pv1Ot5t5c/edit?usp=sharing

ОБРАТИ ВНИМАНИЕ :

Коммуникации по завозу, приему мерча партнеров сложные: будут связываться сами партнеры, грузчики, застройщики, курьеры — кто угодно. В половине случаев они не будут знать, какую компанию представляют (названия компаний партнеров и юр лица партнеров могут отличаться — не знаешь, кто это, уточни у саксессов). Поэтому нужно уточнить, кто это, какая компания, название доставки. После уточнения необходимо отписаться в чат c партнером, что задача выполнена, мерч принят и находится на складе. Пиши статус, чтобы была максимальная прозрачность, например, “все готово, мерч на складе”. Фиксируй все фотографиями.

В дни монтажа:

• Подготовить склад для партнеров, поставить стеллажи, сделать разметку. Разметка и склад в общем должны быть готова до момента заезда партнеров, согласована с event-менеджером.

• Оказать консультационную поддержку партнерам. Основные запросы от партнеров: “как заехать”, “встретьте нас”, “помогите отнести коробки с мерчом на склад”, “мусорки на стендах”, “клининг”, “что-то купить”, “принести мерч со склада”, “вода на стенды”

• Сопровождение партнёров до их стенда или места на складе, если необходимо.

• Проверить мебель и технику на бронзовых стендах, согласно таблице (стандартный пакет бронзового стенда уточняйте у event-менеджера). Для каждой конференции она своя. Пример (вкладка на стенды партнерам): https://docs.google.com/spreadsheets/d/11krBEHTywmi7fmwb96twXZrNqi6IxSDvy4B5VtHruFs/edit?usp=sharing

• Контроль приема мерча, распределение на складе, внесение в журнал учета, сверка мерча - принятое соответствует заявке (сверяем информацию в заявке с количеством коробок, на коробках могут быть подписи, если есть сомнения, что чего-то не хватает, то нужно уточнить в чате с партнером, это все ли коробки, которые нужно было принять, сфотографировать)

• Проверить накладки на всех острых углах стендов и на ножках мебели (при необходимости)

• Подготовка поло для HelpTeam

• Провести инструктаж команды, проконтролировать, что всем понятны свои обязанности

• Накануне вечером перед конференцией проверить, что на каждом стенде есть мусорная корзина.

Примечание : на больших конференциях (HL++, TL++, STL и SHL) партнеры могут начинать завозить мерч за 2 дня до старта конференции (см. расписание работы склада), на всех остальных - за 1 день (день накануне дня конференции), но возможны исключения. В редких случаях партнеры просят завезти мерч в последний рабочий день перед стартом монтажа, информацию необходимо уточнить у event-менеджера.

КАК ДЕЛАТЬ РАЗМЕТКУ НА СКЛАДЕ И РАБОТАТЬ С МЕРЧОМ

1. На этапе подготовки к конференции с тобой начнут связываться партнеры (обычно за пару дней до старта монтажа). Во время их консультирования, а также формирования графика завоза мерча, у тебя будет складываться общее впечатление, в каком объеме стоит ожидать мерч. Обязательно сигнализируй event-менеджеру, если считаешь, что совокупно объем мерча больше, чем площадь локации под склад партнеров.

2. Благодаря предварительным данным от партнеров, используй складское пространство для максимально эффективного размещения их коробок с мерчом. Используй малярный скотч по полу (убедись, что покрытие пола не повредится). Скотч подпиши, укажи название партнера.

3. Когда принимаешь мерч, на каждой коробке стоит название компании (как правило). Сверяйся по заявке — объем, содержимое. Но если коробка запечатана, ни в коем случае не вскрывать её. Сфотографуй, что привезли коробки, и их количество (на всякий случай). Если коробка не подписана, и тебе известно, к какой компании она относится, то необходимо ее подписать.

4. Сообщай статус заезда и приема мерча в чат с партнером.

5. Хелперы берут мерч и относят на стенд только в присутствии самого партнера.

В день обучения (до конференции):

• Проинформировать команду о предстоящей работе

• Во время инструктажа необходимо разделить хелперов на роли, распределить помощников по стендам. Объяснить ребятам их задачи. Познакомить с event-менеджерами.

• Распределить футболки HelpTeam для всей команды

• Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем (склад, знакомство с расположением стендов на площадке)

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

• Изучить схему выставки и саму выставку (пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)

В дни конференции:

• Утром до старта конференции: проверить, что все стенды убраны, нет строительного мусора, коробок, кейсов от аппаратуры, пленка на подиуме стенда отсутствует, вода есть на стендах, мусорные корзины стоят на каждом стенде, подсветка на подиуме есть, плазмы подключены, розетки работают (уточнить у тех. директора). Уточнить у саксессов в чате, можно ли выбрасывать коробки со стендов.

• Проконтролировать явку команды

• Оперативно реагировать на запросы партнеров

• В момент открытия регистрации и в течение всего дня: на складе чисто, нет бардака

• Следим с самого утра и до окончания дня за расписанием выставки и демосценой: все ок, все работает

• Следить за чистотой выставки, контроль наполнения мусорных корзин

• Следить за явкой стендистов: стендисты заехали вовремя, на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с

  • 8:00 в первый день, если старт докладов в 10:00, если стендисты отсутствуют в 8:30, то необходимо организовать присутствие хелперов на стенде, чтобы он не выглядел пустым, согласовать с саксессами.

  • 8:30 во второй день, если старт докладов в 10:00, если стендисты отсутствуют в 9:00, то необходимо организовать присутствие хелперов на стенде, чтобы он не выглядел пустым, согласовать с саксессами.

  В случае нарушения – сигнализировать об этом и отправить в чат с саксессами.

• Проследить, чтобы на стендах не было верхней одежды.

• Если стендисты ушли в первый день со стенда раньше 20:00 (если окончание докладов 18:50), то необходимо организовать присутствие хелперов на стенде, чтобы он не выглядел пустым. Оповестите об этом срочно саксессов.

• Если стендисты ушли во второй день со стенда раньше 20:00 (если окончание докладов 18:50), то необходимо организовать присутствие хелперов на стенде, чтобы он не выглядел пустым. Оповестите об этом срочно саксессов.

• В остальных случаях, когда стендисты покинули стенд в промежутке между 20.00-22.00 в первый день конференции, необходимо сообщать об этом саксессам.

• После ухода стендистов проверить, что все выключено, мерча нет на стенде (если есть - информировать в чат с партнером и отнести на склад (фото сделать), по согласованию с партнером утром следующего дня принести обратно на стенд)

• Следить за тем, чтобы все хелперы успели пообедать

• Проконтролировать сдачу фирменных поло

В дни демонтажа:

• Забрать со стендов мебель по таблице мебели.

• Помощь партнёрам с выездом с площадки.

• Пройтись по стендам, убедиться, что никто ничего не забыл, нет оставшихся вещей. Если обнаружены вещи на стендах / в тумбах бронзовых партнеров - необходимо сфотографировать и передать информацию саксессам

• Организация выгрузки мерча со склада.

• Перед уходом проверить чистоту склада (малярный скотч и мусор нужно убрать!) и убедиться, что весь мерч забран.