Versions Compared

Version Old Version 53 New Version 54
Changes made by

Regina Semakina

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой главный - Менеджер конференции - Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Для решения вопросов – чат “HelpTeam ОНТИКО”, канал “Штаб конференции” в Slack

Для коммуникации между тимлидом, главами залов, хелперами - система рабочих чатов в ТГ

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечить бесперебойное и комфортное проведение конференции в залах, эффективно координируя работу глав залов и их помощников.

Задачи роли:

  1. Поиск, подбор, брифинг и обеспечение работы глав залов и хелперов в залах.

  2. Контроль готовности залов к старту конференции, к старту второго дня, контроль готовности перед докладами

  3. Контроль проверки презентаций, передача отчета event-менеджеру

  4. Контроль пересетапов в залах для мастер-классов

  5. Контроль подготовки отчетов по залам (наполняемость в залах)

  6. Контроль подготовки подарков спикерам и подарков участникам по вопросам, их распределение по залам

  7. Контроль подготовки дополнительных отчетов (для партнеров по запросу от саксессов)

  8. Также выполняет любые поручения, которые могут дать event-менеджеры Онтико по работе

Кем руководит:

Инструкции по задачам

  • Время работы

    • До монтажа: онлайн за 3 недели - месяц

    • День монтажа / инструктажа: с 15:00 до окончания работ.

    • Дни конференции: с 7:45 до 21:00 (минимум за 2 часа до начала конференции, плюс один час после окончания конференции)

    • Демонтаж: не участвует.

  • Локация:

    • Склад

    • Залы

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Table of Contents

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Стандартные алгоритмы:

Info

За 3 недели до конференции:

  • Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

  • Внимательно изучить инструкцию по работе залов

  • Произвести поиск кандидатов в команду залов, и если требуется в команду медиа-центра (см. дерево ролей: хелперы в онлайн-чатах залов, хелперы-помощники по маркетингу, онлайн-расставляторы, супервайзер чатов, помощники ивентов)

  • Создать рабочие группы в ТГ и включить туда event-менеджера: медиа-центр, онлайн-расставляторы, ребята на чатах; супервайзеры; добавить ответственных в эти чаты.

  • Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят

    • С Людмилой Ужавка решать вопросы по презентациям, касаемо того, загрузились ли они на Dropbox.

  • Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения: онлайн и оффлайн. Проконтролировать явку.

  • Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

  • Запросить у event-менеджера ссылку на технический сценарий. Для каждой конференции он свой. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4HHZZ5PgKKu_O5FK98eMREniSJAtrkWwzwLHHfS_QI/edit?usp=sharing

  • Запросить у event-менеджера презентацию с комплектностью подарков и их количеством. Презентация для каждой конференции своя. Пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

  • Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков спикерам (контакты должны быть обязательно). Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

  • Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

  • Запросить у event-менеджера информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК. Для каждой конференции она своя. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?gid=651570407#gid=651570407

  • Запросить у event-менеджера контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).

  • Запросить доступ в админку для супервайзера чатов (вносит информацию о наполняемости напрямую в админку)

  • Уточнить у event-менеджера, есть ли ТЗ по съемке отчетов для партнеров (например, съемка озвучивания ведущим рекламных текстов в сценарии)

  • Заполнить дерево ролей

Info

В день обучения:

  • Изучить схему площадки (пройтись прямо ногами), расписание докладов и митапов, расположение зон ретрансляции. Транслировать информацию команде.

  • Проконтролировать явку команды, провести оффлайн инструктаж, выдать поло / футболки. Провести дополнительную экскурсию, если требуется.

  • После инструктажа распределить задачи между главами залов по подготовке подарков за вопросы (книги и матрешки. если есть) и подарков докладчикам, грамот и сертификатов (если есть), проверить размерный ряд, если есть.

  • Подготовить реквизит и все необходимое для проведения МК (если есть), разложить в коробки и подписать по дням, залам, названиям МК

  • Познакомиться с техниками, обменяться контактами (если они есть, смена не закончилась)

  • Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

    • Чек количества стульев в залах

    • Чек чистоты в залах (сообщите клинингу)

    • Заранее подготовить воду, разнести

    • Техника - кликер, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

  • Запросить у event-менеджера сценарий / информацию об открытии / закрытии, присутствовать на репетиции, чтобы быть подготовленным, чек количества микрофонов

  • Проверить презентации на 1 день конференции

  • Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

Note

Убедитесь, что у вас есть четкие инструкции, в них есть вся необходимая информация:

  • Список докладчиков с контактами.

  • Технический сценарий (там самая актуальная информация по расписанию)

  • Информация о докладах, воркшопах, мастер-классах в расписании конференции (смотрим в бейджи, сравниваем с тех сценарием)

  • Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам, ведущим , есть ли все контакты

  • Нужно ли готовить подарки программному комитету

  • Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.) - ОБЫЧНО ВСЕ В ТЕХ СЦЕНАРИИ

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD
Note

ПРОВЕРКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ📌 :

  • Кто проверяет: главы залов или хелперы по залам

  • Время для проверки:

    • за день до старта конференции проверяем презентации первого дня, оптимально вечером после того, как будут подготовлены / смонтированы все залы (если залы не готовы, проверяем все равно на любом доступном суфлере или другом экране. Рано утром перед конференцией снова проверяем на суфлере (приоритет докладам в первой половине дня).

    • вечером после окончания 1 дня конференции проверяем презентации второго дня, чек рано утром на следующий

    • перед докладом со спикером

  • Что проверяем:

    • Презентация спикера есть в наличии на дропбоксе и находится в нужной папке зала, версия презентации актуальная - проверить этот пункт со спикером

    • Шрифты в презентации не поехали и отображаются корректно, не мелко, но и не крупно

    • Картинки в презентации высокого качества, не пиксельные и не размытые, QR-код на последнем слайде “Оцени доклад“ верный.

    • Тексты и картинки на слайдах друг на друга не заезжают

    • Видео/гиф файлы в презентации проигрываются, не тормозят. Перед выступлением нужно убедиться, что спикер в курсе, как корректно их воспроизвести во время выступления.

    • Ссылки в презентации рабочие

    • Тексты и графический контент не располагаются близко к краю слайда. В идеале расстояние от границ слайда до текстового/графического контента составляет примерно 10% от пространства слайда.

  • Как передаем event-менеджеру:

  • Передать информацию в следующем виде (можем ли собирать в табличку?):
    День 1
    Зал 1.....
    ФИО спикера, название, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д. Если видим проблему, прилагаем фото/скрин
    Зал 2...

  • День 2
    Зал 1.....
    ....
    ....
    ...
    Зал 5....
    ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.

  • Информацию нужно передавать по мере готовности по залам (каждый зал по расписанию все презы), не ждать, когда проверят все презентации

#FFBDAD
Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD
Note

ПОДАРКИ ДОКЛАДЧИКАМ, ПК И ПОДАРКИ ЗА ВОПРОСЫ 📌 :

  • Кто готовит: тимлид и главы залов

  • Время для подготовки: в день обучения после инструктажа

  • Что и как собираем, что проверяем:

    • Проверяем комплектность подарков по презентации. Для каждой конференции она своя, пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

    • Собираем тестовые комплекты подарков докладчикам и ПК на согласование event-vенеджеру и программному координатору.

    • После согласования собираем подарки докладчикам по залам (чтобы удобнее было распределять) и членам ПК, на каждый наклеиваем стикер со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада. Для членов ПК достаточно ФИО, название ПК. Если член ПК является в том числе и докладчиком, нужно уточнить у event-менеджера, как дарить ему подарок - как всем, или передать отдельно.

    • Количество подарков за лучший вопрос соответствует количеству докладов. Ориентируемся на таблицу с подарками. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharingЕсли видим расхождения с техническим сценарием, сообщаем об этом event-менеджеру.

    • Количество и размерный ряд сувенирной продукции для докладчиков и членов ПК соответсвует таблице с отчетами по залам. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

  • Как передаем подарки ПК: по запросу event-менеджера подарки передают в спикерскую (комнату докладчиков) ответственному за конференцию программному менеджеру. Программный менеджер должен подтвердить, что получил подарки в нужном количестве и комплектности. Если член ПК фигурирует в числе докладчиков, необходимо уточнить у event-менеджера, когда ему подарить доклад

  • Как вручаем подарки докладчикам: сразу после окончания доклада перед QA сессией. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

  • Как вручаем подарки за лучший вопрос: после объявления ведущего, когда будет выбран кандидат. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

  • Что если лучший вопрос онлайн:

  • Что если докладчик забыл подарок: связываемся с ним, если не выходит на связь, то подключаем программных менеджеров

  • Что если участник забыл подарок: можно отследить участника по нику в чате зала. Если нет этой возможности. то оставляем подарок до конца дня, так как участник может вернуться

  • Что если остались подарки, после того как все собрали: сообщаем event-менеджеру, пишем остаток

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor
Note

ПОДГОТОВКА К МАСТЕР-КЛАССАМ И ПЕРЕСЕТАПЫ В ЗАЛАХ📌 :

  • Кто готовит: главы залов и хелперы в залах

  • Время для подготовки реквизита для МК: в день обучения после инструктажа

  • Что и как собираем, что проверяем:

    • Проверяем комплектность необходимого реквизита по таблице (как правило, маркеры, стикеры, бумага для флипчартов, ножницы и тд). Для каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing . Если чего не хватает, сообщаем об этом event-менеджеру

    • Распределяем реквизит в коробки/ контейнеры по мастер-классам. Подписываем или наклеиваем стикеры со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада

  • Как готовимся к пересетапам:

    • Уточняем у event-менеджера, как необходимо расположить мебель, ориентируемся на схему и ТЗ в таблице по пересетапам. У каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

    • Уточняем, где будет находиться подготовленная мебель, заранее предупреждаем логистов, если необходима помощь в пересетапе

    • На время пересетапа закрываем двери в зал до момента, пока мебель не будет расставлена

    • Если у зала собирается очередь, вежливо сообщаем, что зал готовится к мастер-классу, двери откроются, как только зал будет подготовлен

    • Если участники начинают нервничать, ожидая в очереди, срочно сообщите event-менеджеру Прописать, как отвечать на возражения

Сколько еще ждать, почему я не могу попасть в зал?

  1. Я понимаю ваше разочарование, действительно очень жаль, что мест на этот мастер-класс уже не осталось. Зал рассчитан на [число] человек, и, к сожалению, сейчас он полностью заполнен. Мы обязательно учтем этот высокий интерес при планировании следующих мероприятий и постараемся увеличить количество мест на популярные мастер-классы.

  2. Простите, что вам пришлось ждать. К сожалению, количество мест на мастер-класс ограничено вместимостью зала. Чтобы компенсировать это неудобство, мы предлагаем вам [альтернативный вариант, например, запись мастер-класса, дополнительные материалы, приоритетный доступ на следующий МК — уточнить у event-менеджера]. Кроме того, сейчас в соседнем зале проходит [название другой сессии], которая тоже может быть вам интересна.

Почему ограничено количество участников, я ради этих МК билеты купила!

Спасибо за ваш интерес к мастер-классу! Мы видим, насколько он популярен. Действительно, вместимость зала ограничена, и мы заранее предупреждали об этом. Мы обязательно учтем этот опыт и постараемся в будущем предложить больше возможностей для участия.

Будет ли запись МК

Нет, не будет, потому что практическая ценность мастер-класса сохраняется только при личном участии

Будет ли трансляция МК

Необходимо уточнить у event-менеджера

Info

В дни конференции:

Утром до старта конференции:

  • Проверить наличие, согласно техническому сценарию необходимого количества микрофонов, и РАБОТОСПОСОБНОСТЬ микрофонов, гарнитуры, кликера, таймера, дублирующего экрана

  • Распределить по залам подготовленные подарки спикерам, дабл-чек по техническому сценарию ОБЯЗАТЕЛЬНО

  • Принести подготовленные коробки для МК (если имеется)

  • Расставить воду на столе у входа (под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол)

  • Проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными и списка с контактными данными ведущих.

  • Познакомить команду с техниками, уточнить кто и за что отвечает (трансляция, звук, свет и т.д.)

  • Напомнить зальным ребятам - если к вам подходит участник и спрашивает “А где проходит конкретный доклад”, то обращаемся к документу “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ“ или к расписанию на плазмах около зала! ЗАПОМНИТЬ!

Во время:

  • Контроль функционирования залов (техника, чистота, температура, наличие воды).

  • Следить за тем, чтобы все успели пообедать.

Panel
panelIconIdatlassian-info
panelIcon:info:
bgColor#FFBDAD

БРИФИНГ ДОКЛАДЧИКОВ 📌 :

  • Количество соответствует количеству докладов

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

  • Открытие конференции: в первый день в главном зале. Обычно в 9:30 - следить по техническому сценарию.

    • Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.

  • Есть технический сценарий, который обновляется в реальном времени.

  • Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

    • отписаться в чат организаторов

    • уточнить, можно ли приглашать участников в зону трансляции зала (если есть)

    • В обязательном порядке уведомить участников через ведущего в зале о зоне ретрансляции

Нештатные ситуации:

Note

Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет) –
Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале.

Note

В зале вырубается электричество, хелпер из зала передал информацию, что делать? –
-- напрямую позвонить техническому директору или ивенту и оперативно решить вопрос

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции

Тимлид может оставить обратную связь таким же образом