Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Ответственный за логистику отвечает за то, чтобы работы по монтажу/демонтажу, лежащие на HelpTeam, был выполнены своевременно, а также за то, чтобы все зоны были обеспечены всем необходимым.  

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - Штабной (STAFF). Также вы выполняете любые поручения, которые могут дать вам представители Онтико и/или других секций.

Время работы:

День монтажа: с 15:00 до окончания работ,

День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж)

Локация:

У логиста нет конкретной локации, он должен быть везде. Если никаких задач не поступает, необходимо направить логистов в штаб ожидать задач там, а также написать в телеграм-чат о том, что логисты свободны и готовы принять какое-либо поручение.

Стандартные алгоритмы:

За неделю до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе логистов

• Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного); схему пространства

• Произвести поиск кандидатов в команду логистов (по договоренности со STAFF)

• Создать чат 

• Выслать в чат файл-инструкцию по работе логистов

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

• Проинформировать команду о монтаже, времени и месте его проведения

• Проконтролировать явку команды на монтаж вовремя

В рабочие дни (монтаж, конференция, демонтаж):

• Протестировать знания команды, представленные им в данном файле заранее

• Проконтролировать выполнение всего чек-листа, описанного в инструкции по работе логистов,

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct

• В конце каждого рабочего дня выдавать бланки обратной связи, собрать и передать STAFF,

• При приеме оборудования необходимо вести лист-список, это поможет во время проведения, чтобы понять что есть, чего нет. Также это выручит по окончании конференции, когда всё отправляют в офис, чтобы в спешке ничего не забыть,

• Продумать пути логистики грузов до конференции (наличие дебаркадеров, паллетов, тележек компании, связь с работниками, предоставляющими площадку). В особенности на больших конференциях, когда много компаний подрядчиков, рабочий увозят наши тележки и не возвращают. Продумать пути логистики во время конференции. Здесь свои особенности. Запрещают возить телеги и прочее в скоплениях людей, поэтому перемещения грузов надо делать во время проведения докладов, грузы размещать максимально «тайно» и близко к местам, где они понадобятся,

• Регулировать время приезда грузов через помощника, отвечающего за партнеров,

• Следить за тем, чтобы команда вовремя получала перерывы; чтобы все успели пообедать,

• Проконтролировать сдачу фирменных поло, если помощник работает с нами единоразово,

• Выдать оплату.

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте со Штабным. Если не получаете ответа, обратитесь к менеджеру конференции от Онтико.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает STAFF)

• лично STAFF

• лично менеджеру конференции от Онтико

LOG MAIN может оставить обратную связь таким же образом.