Руководство по застройке выставочной зоны в рамках конференции HighLoad++ 2022

Данное руководство разработано для информирования участников и подрядных организаций о правилах производства, подготовительных, монтажных и демонтажных работ и упрощения координации между Организатором мероприятия, организациями выполняющими декорационную застройку, возведение выставочных стендов и техническое сопровождения мероприятия.

Общая информация

HighLoad++ 2022: крупнейшая IT‑конференция в России и Европе по высоконагруженным системам, которая пройдет в Москве с 24-25 ноября.

Место проведения: Крокус Экспо (ст. метро Мякинино) по адресу МКАД, 65-66 километр, павильон №3, зал №20 - Конгресс Холл (4-й этаж).

Общая схема выставки и требования к макетам стендов: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/partners/pages/3342368771

Техническая дирекция Онтико: Алексей Злобин, +7 (905) 585-9303 (Технический директор мероприятий Онтико)

Расписание работ по конференции HighLoad++ 2022

МОНТАЖНЫЕ РАБОТЫ

Понедельник, 21 ноября 2022 г.

  • 8:00 – 10:00 / разметка строительной площадки, проводится силами БилдЭкспо и Онтико;

  • 10:00 – 20:00 / монтаж стендов и конструкций;

Вторник, 22 ноября 2022 г.

  • 08:00 – 20:00 / монтаж стендов и конструкций;

Среда, 23 ноября 2022 г.

  • 08:00 – 14:00 / монтаж стендов и конструкций;

  • 14:00 – 15:00 / приёмка стенда Технической дирекцией Онтико;

ПОДГОТОВКА К ОТКРЫТИЮ КОНФЕРЕНЦИИ

Среда, 23 ноября 2022 г.

  • Завершение монтажных работ и постмонтажная уборка 12:00 – 14:00;

  • Сдача стенда Организаторам 14:00 – 15:00
    *при наличии дефектов Организатор в праве требовать их устранения в кратчайший срок;

  • Заезд и приемка стенда экспонентом/партнером у застройщика 15:00 – 18:00;

  • Выезд и вывоз строительного мусора подрядных организаций 15:00 – 18:00;

  • Общая уборка павильона 18:00 – 20:00;

ВРЕМЯ РАБОТЫ КОНФЕРЕНЦИИ

Четверг, 24 ноября 2022

  • Регистрация участников: 08:30 – 22:00

  • Регистрация партнёров: 08:00 22:00

  • Представители партнёра должны быть на стенде строго с 8:30 и 20:00, но мы настоятельно рекомендуем оставлять работающий стенд до последнего гостя афтепати (это не произойдёт раньше 22:00);

  • Деловая программа: 09:30 – 19:00

Пятница, 25 ноября 2022

  • Регистрация участников: 09:00 – 20:00

  • Регистрация партнёров: 08:00 20:00

  • Представители партнёра должны быть на стенде строго с 9:00 и до последнего гостя, покидающего конференцию;

  • Строго запрещается приступать к демонтажу стендов. Выезд без демонтажа разрешен не раньше 19:30;

  • Деловая программа: 09:30 – 19:00

ДЕМОНТАЖНЫЕ РАБОТЫ

Суббота, 26 ноября 2022 г

  • 08:00 – 16:00 демонтажные работы;

  • 16:00 – 18:00 выезд и вывоз строительного мусора.

Сроки подачи информации

Схема подачи информации очень простая:

  • Подрядчик, который строит вам стенд, подаёт все документы (документацию по стенду, списки своих сотрудников для монтажа и демонтажа) напрямую генеральному застройщику Крокуса – компании ООО “БилдЭкспо”. БилдЭкспо проверяет правильность документации, противопожарную безопасность, электрическую безопасность и так далее;

  • Партнёр подаёт все документы нам, ООО “Конференции Олега Бунина”. Нам ваши документы нужны для того, чтобы проконтролировать общую стилистику выставки, проверить, не нарушаете ли стенд общие правила по внешнему виду и размерам.

Данные

Дедлайн

Чья это задача?

Что делать/куда отправить

Дизайн проект стенда

21.10.2022

Партнёр

Направьте в ОНТИКО визуал (внешний вид) вашего стенда. Загрузите ссылку в анкету участия. Получите согласование / обратную связь от аккаунт-менеджера

Потребление электроэнергии
(кол-во кВт)

24.10.2022

Подрядчик партнёра (застройщик) или партнёр

Застройщик отправляет кол-во потребляемой электроэнергии стенда на почту: build@ontico.ru.

В письме сошлитесь, пожалуйста, на то, для какой компании вы строите стенд.

Техническая документация на стенд

31.10.2022

Подрядчик партнёра (застройщик) или партнёр

Застройщик отправляет техническую документацию на проверку на почту build@ontico.ru.

Нам необходимы чертежи с габаритными размерами, чертежи электросхемы с потребляемыми мощностями и последняя версия визуала. Мы будем проверять соответствие стенда общим правилам и требованиям.

В письме сошлитесь, пожалуйста, на то, для какой компании вы строите стенд.

Аккредитация

03.11.2022*

*Если ваш подрядчик не успеет пройти аккредитацию, то к стоимости аккредитации могут применяться повышенные коэффициенты.

Стоимость и порядок расчётов расписаны на сайте генерального застройщика Крокуса - ООО “БилдЭкспо”. Мы рассчитываем, что ваш подрядчик самостоятельно их изучит и выполнит.

Подрядчик партнёра (застройщик)

Застройщик подает пакет оригиналов документации (по этому списку: https://www.buildexpo.ru/bexpo/exhibitors/) для получения допуска к монтажным работам, в Отдел технического обеспечения выставочных мероприятий ООО «БилдЭкспо» (Павильон №1 МВЦ «Крокус Экспо», 1-ый этаж, каб. 119).

Список документации тут: https://www.dropbox.com/scl/fi/6mhgljta5bwk9nm2vw1mh/.doc?dl=0&rlkey=mymk6nhqgwbk652pkl765qys3 (этот документ взят с сайта BuildExpo).

Вместе с документацией подаются списки на ввоз/вывоз оборудования, список сотрудников подрядчика, которые будут работать на стенде. Впрочем, ваш подрядчик должен быть знаком с правилами ООО “БилдЭкспо”.

Списки персонала партнёра на монтаж/демонтаж стенда

15.11.2022

Партнёр

Если вы хотите посетить свой стенд во время монтажа или демонтажа (например, чтобы проверить его качество или проконтролировать процесс), то пришлите список ваших сотрудников в свободной форме на build@ontico.ru

В письме сошлитесь, пожалуйста, на компанию, которую вы представляете.

Если вашего подрядчика по застройке появятся вопросы, смело пишите на почту Технической дирекции Онтико build@ontico.ru.

А лучшие звоните Техническому директору мероприятий ОНТИКО: Алексей Злобин, +7 (905) 585-9303

По всем остальным вопросам вам поможет ваш аккаунт-менеджер.

Что нужно знать партнёру?

Требования к вашему стенду описаны нами на странице

Техническая дирекция Онтико будет помогать вам контролировать процесс застройки, включая соответствие макетов общим требованиям и правилам, а также общее качество работ. Контакты для связи: Алексей Злобин, +7 (905) 585-9303.

Порядок ввоза раздаточных материалов

Ввоз раздаточных материалов возможен 23 ноября после 15:00 и до 18:00, после того, как ваш стенд будет завершён и сдан.

Если для ввоза раздаточных материалов необходим грузовой транспорт, то порядок завоза регламентируется правилами Крокус-Экспо. Мы рекомендуем в этом случае запросить помощь у вашего застройщика, так как он в любом случае будет оформлять себе ввоз/вывоз материалов.

Если материалы можно завести на легковом транспорте и перенести на руках, то заезжаете на верхнюю парковку (описание смотрите ниже) и вносите материалы через зону регистрации. В этом случае пришлите нам в свободной форме список вносимых материалов на build@ontico.ru (не забудьте в письме намекнуть на название партнёра). С переносом материалов помогут наши хелперы.

Что нужно знать застройщику?

Вам потребуется получить аккредитацию ООО “БилдЭкспо” (генерального застройщика на территории МВЦ “Крокус-Экспо”).

Кроме этого организатор конференции (ООО “Конференции Олега Бунина”, Онтико) предъявляет ряд требований к качеству работ и внешнему виду результата.

Об аккредитации

Застройщики стендов партнёров для получения допуска к монтажным работам должны получить разрешение ООО «БилдЭкспо» (Генеральный застройщик на территории МВЦ «Крокус Экспо») на производство монтажных и художественно-оформительских работ, выдаваемое по результатам проведения обязательного контроля технической документации стенда (техническая аккредитация). Обратите внимание на то, что на проверку документации потребуется время и, вполне возможно, поданная документация не будет принята с первого раза.

Оригиналы документов необходимо предоставить, согласно перечню, в Отдел технического обеспечения выставочных мероприятий ООО «БилдЭкспо» (Павильон №1 МВЦ «Крокус Экспо», 1-ый этаж, каб. 119).

  • При поздней подаче комплекта документов ООО “БилдЭкспо” может применить повышенные коэффициенты для расчёта стоимости аккредитации. Чтобы не попасть на коэффициенты мы рекомендуем собрать и подать документы до 3 ноября;

  • Список документов для прохождения аккредитации можно найти по ссылке:

  • Застройщик проходит и оплачивает аккредитацию ООО «БилдЭкспо», в том числе оплачивает подключение к точки отбора электромощности и заявленное потребление электроэнергии. https://www.buildexpo.ru/bexpo/exhibitors/

  • Все участники обязаны неукоснительно соблюдать «Основные требования при проведении мероприятий в МВЦ «Крокус Экспо». С таблицей нарушений и соответствующих им штрафов можно ознакомиться по следующей ссылке:

Транспортные средства подрядных организаций для проезда на территорию МВЦ «Крокус Экспо» при выполнении монтажных работ должны получить пропуска на въезд на стойке «Информация и оформление услуг», расположенной в павильоне №3 у зала №14 на первом этаже. Для выезда с территории МВЦ «Крокус Экспо» транспортные средства подрядных организаций при выполнении демонтажных работ должны получить разрешение на вывоз имущества (оборудования), принадлежащего подрядной организации на стойке «Информация и оформление услуг». Подробно правила оформления пропусков описаны на сайте ООО “БилдЭкспо”.

Списки транспортных средств и на ввоз/вывоз оборудования подаются при прохождении процедуры аккредитации у Генерального застройщика ООО «БилдЭкспо».

Требования площадки

Строительные работы на площадке должны производиться из узлов и элементов высокой степени готовности, прошедших предварительную сборку и покраску на производственных площадях подрядной организации.

В павильоне МВЦ «Крокус Экспо» разрешается производить только стыковку готовых элементов, заделку и покраску швов, c предварительным укрытием полов проходов защитной пленкой. Запрещается использовать циркулярные стационарные пилы, плоскошлифовальные машины, не оборудованные пылеотсосом, открытый огонь, сварочные работы. Подробный список разрешённых и запрещённых работ опубликован на сайте генерального застройщика БилдЭкспо.

Крепление временно возводимых объектов, конструкций и стендов к стационарным стенам и к полу павильонов МВЦ «Крокус Экспо» не допускается.

Монтаж и установка стендов, декораций, выставочного оборудования должны производиться так, чтобы не допускать их установки вплотную к колоннам, загромождения свободного прохода к шкафам пожарных кранов, первичным средствам пожаротушения, выходам из залов, павильонов.

Ввоз и вывоз материалов и мусора

Для ввоза и вывоза любых материалов для изготовления стенда и конструкций необходимо ознакомиться и строго выполнять соответствующий регламент МВЦ “Крокус-Экспо”.

Все подрядчики и застройщики вывозят и утилизируют оставшийся после монтажа/демонтажа мусор самостоятельно (мусорных баков на площадке нет), а так же производят постмонтажную уборку застроенной площади. На площадке работает Большой брат (ведется видео-фото фиксация).

Правила проведения отдельных видов работ

Требования организатора

Требования к качеству работ

  1. Монтажные/демонтажные работы подрядными организациями должны производиться в соответствии с графиком указанном в “Расписанием работы конференции”. Монтаж конструкций и стендов должен завершится строго в 14:00 23 ноября 2022 г.

  2. Строительство стендов и конструкций должно производиться только после осуществления разметки строительной площадки под застройку, сделанной на основании монтажных планов и проверенной совместно с представителями Технической дирекции Онтико. Разметка строительной площадки происходит 21 ноября с 8:00 до 10:00.

  3. Перед началом работ представитель подрядной организации, назначенный руководителем данной организации ответственным за производство работ, обязан сверить план строительства с общим планом застройки совместно с представителями Технической дирекции. В случае если будут выявлены расхождения, которые могут привести к срыву производства работ, следует немедленно обратиться в Техническую дирекцию для принятия решения.

  4. При нарушении расположения возводимых конструкций относительно общей разметки, подрядная организация обязана за свой счет произвести демонтаж и повторный монтаж конструкций.

  5. Строительство стендов должно производиться только в пределах размеченной строительной площадки, причем проходы между строительными площадками должны оставаться свободными.

  6. Возводимые стены стендов и любых временных конструкций должны быть устойчивы и не должны представлять угрозу здоровью и жизни третьих лиц, каркасы и элементы возводимых стен и других конструкций с применением горючих материалов должны быть подвержены огнезащитной обработке. Конструкции каркасов подвесных потолков должны быть только из негорючих материалов. Подрядная организация несет ответственность за безопасную установку любых конструкций и должна быть в состоянии подтвердить ее в случае необходимости. Временно возводимые подрядной организацией объекты не должны крепиться при помощи соседних временно возводимых объектов.

  7. Подрядная организация при застройке объектов должна обеспечить привлекательность внешнего вида стенда, стен и перегородок, граничащих с проходами, где могут располагаться участники HighLoad++ 2022, за счет использования декоративного оформления и т. д.

  8. Тыльные, боковые поверхности конструкции стенда (видимые со стороны проходов между стендами, видимые со стороны соседних стендов, между стендом и стенами и все другие служебные поверхности) необходимо декорировать должным образом (допускается к использованию белый цвет, без нанесения логотипов). К “невидимым” сторонам стенда предъявляются те же правила по качеству и внешнему виду, как и к титульным поверхностям;

  9. При осуществлении застройки и установки временно-возводимых объектов не допускается производить изменения объемно-планировочных решений;

  10. При использовании подиумов ковровое покрытие должно быть надежно прикреплено к поверхности подиума по периметру и на стыках. Не должно быть пузырей, загибов и любых других опасных для участников или ухудшающий внешний вид стендов нарушений;

PS: В будущем требования будут детализироваться. Если вы планируете и дальше с нами работать, то можете ознакомиться с проектом технических требований (технический регламент Онтико), который будет действовать с 2023 года:

Как добраться до Крокус Экспо

Адрес выставочного центра
Московская область, Красногорский район, г. Красногорск, ул. Международная, д.16, 65-66 км МКАД

На общественном транспорте

До станции «Мякинино».

  • Выход из первого вагона из центра, далее – пешком по внутреннему переходу до Павильона №3.

  • Выход из последнего вагона из центра, далее – пешком ~ 300 м. по уличной территории «Крокус Экспо» до Павильона №3.

На автомобиле

  • По внешней стороне МКАД (66 км) – съезд на территорию «Крокус Сити» после Волоколамского шоссе, указатель «Крокус Сити».

  • По внутренней стороне МКАД (66 км) – съезд под Спасский мост МКАД (через р. Москва), указатель «Крокус Сити».

Парковка легковых автомобилей

  • бесплатная парковка перед павильонами МВЦ «Крокус Экспо» – P1 на схеме

  • бесплатная подземная парковка под Павильоном №3 – P2 на схеме

  • бесплатная парковка на крыше Павильона №3 – P3 на схеме

  • платная парковка (P vip на схеме) в непосредственной близости от входов в МВЦ «Крокус Экспо» - по парковочным пропускам, приобрести которые можно, воспользовавшись Каталогом технических услуг.

  1. Легковой автомобиль (данная характеристика должна быть указана в тех.паспорте), высотой не более 2.4 метра. Подходит для материалов, которые можно пронести на руках (не более 1 коробки размером с ручную кладь самолета), без использования тележек и грузовых лифтов. Коробок может быть много, но носить надо по одной через зону регистрации. В таком случае вы можете воспользоваться бесплатной парковкой  на 4 этаже (на крыше)  павильона №3 Крокус Экспо, заезд на парковку осуществляется со стороны набережной.

  2. Грузовой автомобиль и/или оборудование, требующее использования тележек и грузовых лифтов. Для автомобилей высотой свыше 2,4 м, и для проноса крупногабаритных материалов и оборудования, требующих использования тележек и грузовых лифтов, проезд на территорию осуществляется через монтажные ворота 52-54. Въезд через монтажные ворота осуществляется по пропускам на автомобиль. Подробнее о пропусках смотрите раздел “Требования площадки” в этом документе.
    Стоимость проезда к монтажным воротам 52-54:

    1. для легкового автомобиля - 3 500 рублей

    2. для грузового автомобиля или легкового с прицепом - 6 500 рублей.

 

Схема заезда