Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - Главный по залу. Над ним главный – ЗАЛЫ MAIN (штабной по залам) - Лиза Шувалова 8 960 613 67 20 https://t.me/bellochka08
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Задачи поступают от Главного по залу и твоего Штабного. Но могут и от представителей Онтико. В случае противоречивых требований, обратись к своему Штабному.
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Вам необходимо обеспечить комфортное и уютное пребывание как гостей, так и спикеров конференции, помогать оперативно решать внештатные ситуации.
Цель: следить, чтобы в зале все работало, и было комфортно. Оперативно реагировать на нештатные ситуации.
Время работы, локация:
Время работы
День обучения: с 15:00/16:00 (зависит от времени инструктажа. И до окончания работ.
Главные по залам приходят в день обучения на один час раньше, чем инструктаж.Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 20:00.
Демонтаж - нет.
Локация:
Залы конференции
Стандартные алгоритмы:
В каждом зале есть главный помощник и 1-2 дополнительных (в зависимости от размера зала).
Изучите схему и расписание конференции. Участники будут задавать вопросы.
В день обучения:
Изучить все пространство и свой зал.
Выполнять задачи, которые ставит главный хелпер по подготовке зала.
Научиться включать и выключать микрофон.
Познакомиться с техиками в зале, обменяться с ними контактами
Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции
В дни конференции:
Выполнять задачи от главного хелпера по залу
Микрофон передавать нужно максимально быстро! Бегать!
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Открытие конференции: в первый день в главном зале. Обычно в 9:30 - следить по техническому сценарию.
Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.
Есть технический сценарий, который обновляется в реальном времени.
Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:
отписаться в чат организаторов
уточнить, можно ли перенести трансляцию в дискуссионную зону или же в другой свободный зал.
В обязательном порядке уведомить участников о перенесенной трансляции – через ведущего в зале
Будьте готовы в случае форс-мажора подменить ведущего (описано во внештатной ситуации)
Главный помощник, если нет ведущего в зале (стандартная или форс-мажорная ситуация):
Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”
Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.
Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.
Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок
В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции).
Требования к остальным помощникам зала:
Все вопросы задаются строго в микрофон. Если задали вопрос без микрофона, то он обязательно повторяется в микрофон, иначе вопрос в трансляции не прозвучит.
Следят за наличием масок у участников (при необходимости выдают их).
Нештатные ситуации:
Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат организаторов. Остальные - решайте напрямую с Штабным.
Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет) –
Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале.
В зале вырубается электричество, что делать? –
-- передать информацию Штабному по залу. Позвонить!
Спикер не подошел в зал за 20 минут до начала и он выступает с нашим ноутом и оборудованием,
– звоним ему/пишем.
Спикер не подошел в зал за 15 минут до своего выступления
-- написать координатору спикеров и параллельно с этим звонить/писать спикеру напрямую по контакт-листу.
Если не берет трубку (проблема не решена) - сообщить координатору спикеров о проблеме и продублировать своему штабному. Но такую проблему нельзя не решить!
В зале нет ведущего зала, начало через минуту
– позвонить ведущему, написать своему штабному. Если ведущего совсем нет – главный хелпер по залу берет роль ведущего на себя. Спросите спикера, как его лучше представить.
Во время доклада решите со штабным залов, как быть дальше.
Если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада
– немедленно сообщить штабному и дополнительно написать супервайзеру чатов для устранения проблемной ситуации.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции от Онтико
0 Comments