Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
⚠️ Задачи могут поступать как от event-менеджеров, так и от менеджеров отдела Success.
Твой event-менеджер — Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina
От отдела Success:
Елизавета Карсакова, tg: @OnticoPartners, тел. 8 962 626 95 82
Алина
Полина
Для решения вопросов – чат с отделом Success, канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”.
Для чего нужна эта роль? Цель роли.
Обеспечить комфортное взаимодействие с партнерами до и во время конференции по вопросам нахождения на стенде, приема, систематизации и хранения мерча, а также оперативное реагирование на их запросы и предоставление необходимой поддержки.
Контроль чистоты на территории выставки, оперативное устранение незначительных дефектов на стендах (своими силами или с помощью служб)
Задачи роли:
Поиск, подбор, брифинг и обеспечение работы команды ВЫСТАВКИ.
Организация склада для партнеров, разметка
Информирование партнёров о нюансах заезда на склад
За неделю до конференции разъяснение представителям партнёров порядка заезда и работы со складом.Составление графика заезда мерча
Формирование предварительного расписания заездов мерча партнёров за несколько дней до начала конференции.Контроль приёма и систематизация мерча партнёров
Организация приёма, учёта и хранения мерча на складе.Сопровождение партнёров в дни монтажа
Помощь в ориентировании, указание местоположения их стенда и склада.Контроль ведения журнала учёта на складе
Регистрация и систематизация поступающего и выдаваемого мерча партнёров.Обработка запросов от партнёров
Мониторинг чатов и своевременное выполнение поступающих запросов.Выполнение поручений партнёров в дни конференции
Оперативное реагирование на запросы и оказание необходимой поддержки.Контроль чистоты стендов и технической исправности оборудования(вызов служб)
В случае необходимости передача информации в соответствующие службы для быстрого устранения проблем.Помощь при вывозе мерча по окончании конференции
Организация процесса перемещения оставшегося мерча из зоны склада в зону разгрузки для его дальнейшего вывоза.Выполнение любых поручений, которые могут дать представители ОНТИКО по зоне выставки.
Кем руководит:
Помощник тимлида
Площадка: Хелперы, помогающие партнерам и следящие за порядком
Главный по складу партнеров
Помощники по складу (4 человека)
Хелперы для контроля состояния площадки (3 человека)
Хелперы для разгрузки машин (в дни монтажа)
Время работы, локация:
Время работы
До монтажа: работа в чатах с партнерами. Быть на связи.
Дни монтажа: работа в чатах и на площадке, контроль процесса заезда партнёров до прибытия последнего партнера с 10:00 до 22:00
Дни конференции: работа в чатах и на площадке с 7:00 до 20:00
Во время демонтажа: работа в чатах и на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00
Локация:
Склад партнеров
Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды
Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы
Стандартные алгоритмы, чек-лист:
Стандартные алгоритмы:
До конференции:
Внимательно изучить инструкцию по работе выставки
Произвести поиск кандидатов в команду выставки
Создать рабочий чат в ТГ для хелперов, добавить туда event-менеджера
Выслать в чат инструкции по работе выставки
Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам
Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения
Проконтролировать явку команды на обучение: онлайн, оффлайн
Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи)
Запросить у отдела Success список партнеров и названий чатов с ними (т.к. могут отличаться)
Собрать заявки на ввоз мерча партнеров и актуализировать в дропбоксе по папкам (ссылку на папку запросить у отдела Success)
Консультировать партнеров - по нюансам заезда, взаимодействию по работе с мерчом партнера
Составить график заезда партнеров
Запросить у event-менеджера доступ в дропбокс к папкам и таблицу с мебелью на стенды. Пример
В дни монтажа:
Подготовить склад для партнеров, разметку
Оказать консультационную поддержку партнерам (сопровождение партнёров до их стенда или места на складе, если необходимо).
Проверка мебели и техники бронзовых партнёров
Поддержание связи с курьерами.
Контроль чистоты площадки до начала конференции.
Подготовка стенда Ontico.
Подготовка поло для Help Team.
Проведение инструктажа и тестирования команды.
В день обучения (до конференции):
Проинформировать команду о предстоящей работе
Подготовить футболки HelpTeam для всей команды
Протестировать знания команды, представленные им в инструкции
Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем
Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции
Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)
Проверить стенды на готовность (запросить информацию от ответственного эвента за HelpTeam, также информация есть у отдела success , что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)
Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам
Изучить схему выставки и саму выставку ( пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)
Уточнить у success, будет ли приветственное слово на открытии от партнёров. Если да, то уточнить у кого из партнёров.
Запросить расписание трансфера при необходимости
ВАЖНО:
Подготовить всю раздатку для стенда с вечера перед первым днем конференции
Готовность зоны раздатки в 7:30 утра первого дня и в 8:00 второго дня (вся раздатка на столе, красиво разложена)
Сделать разметку партнерского склада в дни монтажа (делаем всегда обязательно)
В дни конференции:
Проконтролировать явку команды
Следить за внешним состоянием выставки
Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)
Следить за тем, чтобы все успели пообедать
В конце конференции выдать HelpTeam бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции
Проконтролировать сдачу фирменных поло
Выдать оплату
Обработка ситуаций, дополнительные сведения:
Нештатные ситуации
Все вопросы решайте в телеграм-чате “AlarmTeam“. Если не получаете ответа, звоните!
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Штабной может оставить обратную связь таким же образом
0 Comments