Этап

Сроки

Подробности

Передаем вам контроль над управлением брендом на сайте Byte & Oil Conf 2023

с 20 июля по 14 августа

Здесь вы попадаете в личный кабинет, в котором сможете управлять всеми описаниями вашей компании и билетами участников.

Кроме того, прямо там можно и проверить все дедлайны, и внести всю информацию для печатных материалов.

Все о личном кабинете

Размещаем на сайте Byte & Oil Conf 2023 страничку вашей компании, её описание и логотип

с 20 июля

по 14 августа

В первую очередь для этого потребуется ваш логотип (svg/png) и краткое описание.

Позднее в любой момент можно добавить полное описание с фото или видео, ссылку на ваш сайт, контакты для связи.

Вы можете направить эту информацию в наш рабочий чат, а можете внести её самостоятельно в личном кабинете.

Где разместится информация
Как редактировать из личного кабинета и что писать?

Приглашаем вас подписаться на календарь подготовки

с 8 августа

Те же этапы, что и в таблице далее, наглядно собраны здесь: ссылка будет добавлена позже.

Удобно следить за сроками и подсматривать в описания этапов.

Выбираем на площадке лучшее место для вашего стенда

с 9 по 14 августа

Мы готовим схему расположения стендов на выставке и предлагаем её вам. Вместе обсуждаем плюсы и минусы каждого места в зависимости от задач вашего участия и выбираем самый оптимальный вариант.

Утверждаем, что написать о вас в печатной брошюре с тезисами докладов и в бейджах участников

с 9 по 21 августа

В итоге мы должны получить от вас два текста и один макет:

1 текст: Общее описание компании для раздела партнёров (300 символов).

2 текст: Описание того, какие активности (квизы, розыгрыши, игры) будут на вашем стенде и в какое время.

Макет для печати полноцветных партнёрских страниц (количество зависит от типа спонсорства и отображается в личном кабинете).

Обязательно передайте дизайнерам требования к макетам в брошюру.

Подготовка стандартных стендов (бронза)

с 9 августа по 1 сентября

Бронзовый стенд застраиваем для вас мы, по вашему макету.

Макет готовится по индивидуальному ТЗ и чертежу, которые мы передаем вам после утверждения места вашего стенда.

Сводная информация по подготовке стендов и о требованиях к ним.

Подготовка макетов индивидуальных стендов (генеральный партнёр, платина, золото, серебро)

Дизайн проект до 1 сентября

Первичная техническая документация (от застройщика)
до 1 сентября

После утверждения места вашего стенда на общей схеме, мы готовим для вас индивидуальный план стенда по полу с точными размерами подиума.

Это дает вам возможность реализовать практически любую задумку, соответствующую требованиям к стендам.

На этом этапе вы готовите и направляете нам:

• Дизайн проект вашего стенда.

• Первичную техническую документацию: визуализация стенда в 3D, планировки на метровой сетке, габаритные размеры конструкций.

• Пакет документов на аккредитацию стенда.

Аккредитуем застройщика вашего стенда

с момента утверждения макета по 11 сентября

Передайте Руководство по застройке вашему застройщику, там подробно описаны все детали, которые ему необходимо учитывать.

Застройщику необходимо прислать пакет технической документации на согласование по электронной почте Build@ontico.ru

Полный перечень и формат подачи указан в Регламенте мероприятия.

• Вы можете работать со своим подрядчиком или выбрать из списка рекомендованных застройщиков.

Время решить, какие дополнительные услуги потребуются

с 7 августа по 4 сентября

Вы можете бесплатно получить на стенд флипчарт и брошюрницу – просто скажите нам об этом

За дополнительную плату мы можем предоставить вам:

• мебель из каталога

• плазму на подвесе

• интернет на всё время мероприятия.

Стоимость интернета включает настройку "под ключ" и зависит от скорости:

10 Мб/с - 40 000 р.
20 Мб/с - 55 000 р.
50 Мб/с - 60 000 р.

Отдаём ваши тексты для рассылок и соцсетей в маркетинг

с 15 августа по 4 сентября

Тексты и макеты для рассылок и социальных сетей заканчиваем собирать за месяц до мероприятия. Передать информацию можно любым удобным вам способом: документом, в чате, через личный кабинет.

Вы можете сообщить нам о предпочтениях по времени выхода постов, мы по возможности учтём их при подготовке медиаплана. Информация об охватах будет в финальном отчёте.

Полезное для партнёров о составлении текстов для маркетинговой кампании

Бронируем время на демосцене и продумываем выступление

с 21 августа по 11 сентября

В перерывах между докладами партнёры могут выступать на демосцене. Это единственное место в зоне выставки, где можно обратиться к участникам с микрофоном.

Количество минут для выступления зависит от спонсорского пакета и доступно в личном кабинете.

Мы предложим вам расписание свободных слотов для пятиминутных выступлений, а вы выберете самые удобные для вас.

Кроме того, во время докладов на демоцене можно без звука показывать ролики о компании до 2 минут, просто пришлите нам его заранее. Главное, чтобы в ролике не было призывов к найму.

Подробнее о демосцене

Передаём ваши особые пожелания фотографу

с 21 августа по 11 сентября

Фотографы на конференции отснимут ваш стенд с посетителями и без посетителей.

Дополнительно мы уточним у вас, хотите ли вы сделать фотографии в какое-то конкретное время, сняться всей командой, отснять редкий мерч и так далее, а итоговое ТЗ передадим фотографам.

Что обязательно нужно запечатлеть на стенде и во сколько?

Оформляем билеты на ваших участников

с 15 августа по 18 сентября

Вы можете самостоятельно оформить билеты участникам или просто сообщить нам необходимые данные: фио, должность, e-mail.

Важно, чтобы у каждого участника был электронный адрес – это даст ему доступ к записям докладов в личном кабинете.

Выбираем лучшие локации для ваших сувениров или подарков

с 4 по 18 сентября

Каждый партнер имеет возможность раздавать сувенирную / брендированную продукцию не только на стенде, но и на

• столе раздатки

• передать ведущему в зал как подарок за лучший вопрос

Скажите нам заранее, какие сувениры / подарки вы запланировали и на какую секцию они должны попасть.

При заезде передайте подписанную коробку с сувенирами нашему представителю.

Перепроверяем и дополняем информацию на сайте

с 18 по 29 сентября

На сайте конференции уже есть информация о ваших докладах, активностях на стендах, выступлениях на демосцене. Но перепроверить не помешает.

Кроме того, на этом этапе можно завести на сайт “Предложения от партнёра”. Подробнее.

Напоминаем о самом важном

с 18 по 29 сентября

Очень важно ознакомить стендистов, подрядчиков и застройщиков с этими документами:

• Инструкция по заезду застройщиков и подрядчиков (ссылка будет добавлена позже)

• Руководство по застройке выставочной зоны