Инструкция для ведущих

Общее

Ведущий имеет больший вес в зале, чем участник аудитории. При необходимости помогает спикеру успокоиться перед выступлением, работает с залом во время вопросов-ответов, информирует аудиторию о том, что будет происходить: объявляет спикера, заполняет паузу при форс-мажоре, объявляет о перерывах между выступлениями спикеров.

Основная миссия

Связать воедино все элементы программы, чтобы для участников процесс стал “бесшовным”.

Основные задачи

• Анонсировать предстоящую активность, информацию о партнерах, другую полезную информацию согласно сценарию

• Быть готовым включиться при технических неполадках или других непредвиденных ситуациях в зале - успокоить аудиторию, заполнить паузу

• Фасилитировать сессию вопросов-ответов в зале

• Быть на связи с техниками и хелперами зала

• Быть готовым ко всему, никогда не терять чувство юмора :)

Ответственность ведущего

Работа ведущим

Перед докладом

• За час до начала вашего зала быть на месте

• Коннект с режиссером зала - у режиссеров есть свои сигналы, вы должны синхронно начинать работу в зале+трансляцию. Для этого: утром перед открытием зала пообщаться с режиссером своего зала и/или накануне прийти на площадку на инструктаж от тех.команды (координатор ПК сообщает о его времени)

• Проверка микрофона, кликеров, ноутбука, света: где прожекторы слепят глаза, где на сцене лучше всего находиться и т.д. Об этом так же рассказывает режиссер зала либо утром, либо накануне. Плюс можно самому пройти по сцене и обратить внимание на эти моменты.

• Найти и показаться волонтерам зала. Они должны понимать ваши сигналы - когда давать микрофон, когда отбирать, в какой части зала хотят задать вопрос. Они сигнализируют о тайминге, но вы следите тоже.

• Уточнить, как представить спикера. Кто-то подробно представляет себя на первом слайде - тогда достаточно огласить тему и имя. Кто-то, наоборот, переходит сразу к докладу - можно спросить какой-то интересный факт или как лучше представить спикера. Это можно сразу дописывать в своем сценарии ведущего.

• Убедиться в тайминге. Напомнить еще раз спикеру про 30 минут на доклад + 15 минут на вопросы. Договориться, как вы будете сигнализировать о времени, если он заканчивается.

• Проверить, что все работает. Презентация запускается, кликер работает, спикер знает, где стоять/ходить на сцене.

Во время доклада

• Следить за таймингом. Быть в поле зрения спикера, подавать сигналы, попадает ли в тайминг или нет.

• Поддерживать спикера. Вы можете встать в центре зала и быть его зрительным контактом (главное, не загородить при этом камеру и не попасть спиной в центр кадра).

• Готовить вопросы - для этого внимательно слушаем выступление или заранее выясняем вопросы у Программного комитета через Координатора.

После доклада

Сессия Q&A

• Выбираем, кто задает вопросы, чтобы человек не тянул 10 минут руку.

• Фасилитировать 1-2 вопроса из зала. Для этого нужно слушать спикера, а не просто дежурить в зале. Если ведущий знает кого-то в зале, то можно договориться, чтобы знакомые задали вопросы.

• Вопросы из чата. На разных конференциях может быть своя схема. Например, у каждого зала может быть свой чат в телеграме, в который онлайн и офлайн слушатели присылают вопросы. Уточнить актуальную для вас схему можно на установочном созвоне с ивентом конференции.

Когда все вопросы заданы

• Идут локальные объявления о спонсорах, об активностях на стендах партнеров - это будет в вашем сценарии, будьте готовы.

Кулуары

Как правило, это закаток на выходе из зала, где можно продолжить общение со спикером, не мешая началу следующего доклада.
Обязательно напомнить аудитории о такой возможности.

Если Q&A затягивается - проводить буквально туда: пойти вперед и позвать за собой остальных. Если у спикера своя техника, то ему нужно время ее отключить и собрать. Говорим «кулуары вот там, спикер подойдет туда через пару минут, пока что можно выдвигаться».

Что поможет вам в работе

• Подготовиться! :) Выписать и запомнить биографию спикера, хотя бы компанию, должность и пару фактов из био, чтобы представить этой информацией спикера на сцене.

• Выучить названия докладов и докладчиков своей смены. Не обязательно потом говорить по памяти. Но это поможет вам быстро сориентироваться, узнать спикера.

• Слушать доклад

• Мониторить чат ведущих

• Мониторить чат спикеров (у каждого зала есть свой чат)

• Блокнот и ручка для пометок

Чек-лист ведущего по технике

• Ноут у спикера

• Переходник (Координатор должен заранее передать ведущему информацию, куда бежать за переходником в случае чего.)

• Батарейки (где, у кого их можно взять при необходимости).

• Косяки со звуком (если это первый доклад - часто бывает, быть к этому готовым)

• Прожекторы бьют в глаза (и спикерам, и залу). Если это так - извиниться, что по-другому никак - такая необходимость для хорошей картинки на видео.

• Вода в зале (волонтеры это делают, но лучше дабл чек)

О разных ситуациях

Возможные косяки ведущего

• Неправильно представить спикера (см.пункт “Что поможет вам в работе”).

• Самый большой фейл - неудачные шутки.
  Если есть подозрения, что шутка может быть холиварная, гендерная - не надо шутить.
  Если высмеивает какую-то технологию - лучше не надо. В зале найдутся ребята оттуда и поднимут дикий вой.
  Если шутите - то в позитивном ключе.

Возможные ситуации со спикером

• Спикер упорно смотрит в экран ноутбука и читает презентацию оттуда (=не смотрит в зал)
  Если нужно о чем-то сигнализировать в этот момент спикеру (например, волонтёры показывают таблички с таймингом), начинаем (дико) махать руками, чтобы обратить внимание спикера.

• Спикер очень сильно волнуется, его кукожит и трясет
  Можно помочь, если раскачать аудиторию и самого спикера. Но это надо замечать. Начинаешь аудиторию спрашивать, желательно по теме. Как правило, волнение спикера уходит с началом доклада, но на это тратится N минут.
  + см. видео Мастер-класса для ведущих (присылает Координатор ПК как минимум за недею до конференции, где разбирается этот момент).

Возможные проблемы на площадке

• Навернулась техника

Надо быть готовым, если все развалилось - извиниться, предупредить, что сейчас все будет, мы занимаемся. Подойти к источнику проблемы - к техникам, к волонтерам. Принимать активное участие в разруливании. Обратиться к спикеру и сообщить "запомни, на чем остановился, сейчас все будет"

• Рассинхрон с оператором

Большинство докладов записываются и транслируются для онлайн участников. Вы должны начинать доклады синхронно с режиссером зала, оператором, звуковиком - кого найдете в своем зале. Договоритесь о сигналах и коммуникации заранее.

Страшилка :)

На одной из конференций после доклада дядечка супер взрослый встает и задает вопрос - спасибо за доклад, очень интересно, я, правда, ничего не понял. Но у меня вопрос - как все-таки закрепить шапку в Экселе? Мораль: будьте готовы ко всему!)))

FAQ

• Если спикер сильно выпадает из тайминга?

С таймингом есть много проблем: люди опаздывают к началу, выступают слишком долго и выпадают вопросы.
Тем, что ты будешь бумажки с таймингом показывать, спикеру не обязательно поможет, можешь только стрессануть спикера. Ведущий может выйти в поле зрения спикера, внимательно смотреть, показывать на часы и подавать знаки. Ведущий может выйти на сцену во время выступления, говорить в микрофон. Ведущий может стоять рядом со спикером на сцене и вежливо показывать на часы. Подавать сильные социальные сигналы.
В идеале заранее обсудить со спикером условные сигналы.

• Вопрос из зала звучит, как пересказ собственного доклада, монолог мнения и вообще не похоже на вопрос.

Можно перебить с комментарием: «подождите, это уже не вопрос, давайте мы это обсудим в кулуарах через 10 минут, следующий вопрос».

• Человек собирается задать сразу пачку вопросов.

Просим сформулировать один общий либо: «Подождите, сейчас по очереди дойдем до следующего вашего вопроса».

• Задают какой-то опасный, политический, личный вопрос

Если опасный, остро политический вопрос - начинаем говорить одновременно с вопросом, в это время подаем сигнал волонтеру, чтобы забрали микрофон.
Либо можно дать человеку закончить вопрос, а потом сказать «хороший вопрос, но давайте это обсудим в кулуарах» или «это вообще личный вопрос, ловите спикера отдельно».

• Из-за технических заминок мы не можем начать вовремя, все молча сидят и ждут.

Задайте вопрос залу - всем ли хорошо слышно и видно, не дует ли кому-то, не жарко. Можно и нужно заполнять неловкие паузы вот такими обращениями в том числе.
По возможности сообщить, что происходит, какая заминка и когда ориентировочно начнем, если это известно.