Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Вам необходимо обеспечить комфортное и уютное пребывание как гостей, так и спикеров конференции, помогать оперативно решать внештатные ситуации. Цель: следить, чтобы в зале все работало, и было комфортно. Оперативно реагировать на нештатные ситуации

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш руководитель - Штабной по залам (ЗАЛЫ MAIN). При этом задачи могут также приходить от представителей ОНТИКО. Любой возникающий вопрос вы сначала должны задать ЗАЛЫ MAIN.

Время работы:

День обучения: с 14:00 до окончания работ.

Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 20:00.

Локация:

Залы

Стандартные алгоритмы:

Изучить схему пространства, расписание докладов, расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного залов)

В каждом зале есть главный помощник и 1-2 дополнительных (в зависимости от размера зала).

В день обучения:

Изучить все пространство и свой зал.
Проконтролировать готовность зоны:

Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала
Проверить чистоту рабочих зон
Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня):

Грамоты и подарки для спикеров
Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)
Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала и ДЗ), флешка
Маски, перчатки, вода и спиртовые салфетки на столах у входов.
❗ Важно! Не оставлять коробки заранее в залах на ночь

Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию Штабному залов
Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Проверить, что вся техника работает исправно.
Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам
Включить рециркуляторы
Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, обменяться контактами. Обговорить условные знаки, например для онлайн-вопроса.

Подготовка спикера к выступлению:

Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. В случае необходимости, обновить (скачать презентацию докладчика на флешку и отнести в штаб, попросить загрузить в Dropbox последнюю версию)
Уточнить, сколько длится доклад. (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.
Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала.
Рассказать о дискуссионной зоне, познакомить с ответственным за нее, сразу после доклада - сопроводить.
Надеть гарнитуру на докладчика, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.
Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

Во время доклада

Следить, чтобы участники соблюдали дистанцию, если видите, что участники пришли одной компанией (вместе), рассаживать их не обязательно.
Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).
Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат супервайзеру.
Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу
Следить за вопросами из гекаты. Главному по залу сообщит о вопросах хэлпер гекаты в чате. Если там они есть, сразу уведомить ведущего, заранее оговоренным с ним жестом.
Закончилось время - направляем ВСЕХ из зала в дискуссионную зону + для профилактики
После каждого докладчика дезинфицировать все микрофоны и гарнитуру!
Готовим нового докладчика

Механика награждения спикера - на ваш выбор.
Доклад - наградили докладчика - вопросы ИЛИ Доклад-вопросы-наградили докладчика.

После окончания всех докладов

Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит отнести в штаб. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Проверить на месте ли следующий спикер, если его нет в зале за 15 минут до начала доклада, обратиться к ответственному за спикеров или связаться с ним по телефону (все списки номеров должны быть в зале).

В залах модерировать работу будет представитель программного комитета. Каждому из помощников нужно быть готовым заменить его.

Главный помощник:

Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”
Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.
Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.
Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок
В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции).

Остальные помощники:

Все вопросы задаются строго в микрофон. Если задали вопрос без микрофона, то он обязательно повторяется в микрофон, иначе вопрос в трансляции не прозвучит.
Следят за наличием масок у участников (при необходимости выдают их).

Нештатные ситуации:

Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат организаторов. Остальные - решайте напрямую с Штабным.

В случае, если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада - немедленно сообщить штабному и напрямую обратиться к менеджеру площадки для устранения проблемной ситуации.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:

анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции

лично менеджеру конференции от Онтико