Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this content. View the current version.

Compare with Current View Version History

« Previous Version 37 Next »

Инструкция по роли TeamLead ВЫСТАВКИ

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

⚠️ Задачи могут поступать как от event-менеджеров, так и от менеджеров отдела Success.

Твой event-менеджер — Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina

От отдела Success:

  • Елизавета Карсакова, tg: @OnticoPartners, тел. 8 962 626 95 82

  • Алина

  • Полина

Для решения вопросов – чат с отделом Success, канал “Штаб конференции” в Slack, чат “HelpTeam ОНТИКО”.

Для чего нужна эта роль? Цель роли.

  1. Обеспечить комфортное взаимодействие с партнерами до и во время конференции по вопросам нахождения на стенде, приема, систематизации и хранения мерча, а также оперативное реагирование на их запросы и предоставление необходимой поддержки.

  2. Контроль чистоты на территории выставки, оперативное устранение незначительных дефектов на стендах (своими силами или с помощью служб)

Задачи роли:

  1. Поиск, подбор, брифинг и обеспечение работы команды ВЫСТАВКИ.

  2. Организация склада для партнеров, разметка

  3. Информирование партнёров о нюансах заезда на склад
    За неделю до конференции разъяснение представителям партнёров порядка заезда и работы со складом.

  4. Составление графика заезда мерча
    Формирование предварительного расписания заездов мерча партнёров за несколько дней до начала конференции.

  5. Контроль приёма и систематизация мерча партнёров
    Организация приёма, учёта и хранения мерча на складе.

  6. Сопровождение партнёров в дни монтажа
    Помощь в ориентировании, указание местоположения их стенда и склада.

  7. Контроль ведения журнала учёта на складе
    Регистрация и систематизация поступающего и выдаваемого мерча партнёров.

  8. Обработка запросов от партнёров
    Мониторинг чатов и своевременное выполнение поступающих запросов.

  9. Выполнение поручений партнёров в дни конференции
    Оперативное реагирование на запросы и оказание необходимой поддержки.

  10. Контроль чистоты стендов и технической исправности оборудования(вызов служб)
    В случае необходимости передача информации в соответствующие службы для быстрого устранения проблем.

  11. Помощь при вывозе мерча по окончании конференции
    Организация процесса перемещения оставшегося мерча из зоны склада в зону разгрузки для его дальнейшего вывоза.

  12. Выполнение любых поручений, которые могут дать представители ОНТИКО по зоне выставки.

Кем руководит:

Время работы, локация:

  • Время работы

    • До монтажа: работа в чатах с партнерами. Быть на связи.

    • Дни монтажа: работа в чатах и на площадке, контроль процесса заезда партнёров до прибытия последнего партнера с 10:00 до 22:00

    • Дни конференции: работа в чатах и на площадке с 7:00 до 20:00

    • Во время демонтажа: работа в чатах и на площадке до выезда последнего партнёра с 7:00 до 22:00

  • Локация:

    • Склад партнеров

    • Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Стандартные алгоритмы:

До конференции:

  • Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

  • Произвести поиск кандидатов в команду выставки

  • Создать рабочий чат в ТГ для хелперов, добавить туда event-менеджера

  • Выслать в чат инструкции по работе выставки

  • Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

  • Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

  • Проконтролировать явку команды на обучение: онлайн, оффлайн

  • Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи)

  • Запросить у отдела Success список партнеров и названий чатов с ними (т.к. могут отличаться)

  • Собрать заявки на ввоз мерча партнеров и актуализировать в дропбоксе по папкам (ссылку на папку запросить у отдела Success)

  • Консультировать партнеров - по нюансам заезда, взаимодействию по работе с мерчом партнера

  • Составить график заезда партнеров

  • Запросить у event-менеджера доступ в дропбокс к папкам и таблицу с мебелью на стенды. Пример

В дни монтажа:

  • Подготовить склад для партнеров, разметку

  • Оказать консультационную поддержку партнерам (сопровождение партнёров до их стенда или места на складе, если необходимо).

  • Проверить мебель и техники бронзовых партнёров, согласно таблице. Для каждой конференции она своя. ПРИМЕР

  • Контроль приема мерча, распределение на складе, внесение в журнал учета

  • Проверить накладки на всех острых углах стендов и на ножках мебели (при необходимости)
    Контроль чистоты зоны выставки накануне вечером перед началом конференции
    Подготовка поло для Help Team.
    Проведести инструктаж команды, проконтррлировать, что всем понятны свои обязанности

  • Проверить, что вся площадка убрана, нет никакого строительного мусора, коробок и кейсов от аппаратуры

  • Проверить, что все-все-все провода аккуратно спрятаны под капы. В зонах регистрации, питания, выставки, на демосцене

В день обучения (до конференции):

  • Проинформировать команду о предстоящей работе

  • Подготовить футболки HelpTeam для всей команды

  • Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

  • Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

  • Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)

  • Проверить стенды на готовность (запросить информацию от ответственного эвента за HelpTeam, также информация есть у отдела success , что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)

  • Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам

  • Изучить схему выставки и саму выставку ( пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)

  • Уточнить у success, будет ли приветственное слово на открытии от партнёров. Если да, то уточнить у кого из партнёров.

  • Запросить расписание трансфера при необходимости

ВАЖНО:

  • Подготовить всю раздатку для стенда с вечера перед первым днем конференции

  • Готовность зоны раздатки в 7:30 утра первого дня и в 8:00 второго дня (вся раздатка на столе, красиво разложена)

  • Сделать разметку партнерского склада в дни монтажа (делаем всегда обязательно)

В дни конференции:

  • Проконтролировать явку команды

  • Следить за внешним состоянием выставки

  • Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)

  • Следить за тем, чтобы все успели пообедать

  • В конце конференции выдать HelpTeam бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

  • Проконтролировать сдачу фирменных поло

  • Выдать оплату

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

  • Нештатные ситуации

Все вопросы решайте в телеграм-чате “AlarmTeam“. Если не получаете ответа, звоните!

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

  • лично менеджеру конференции

Штабной может оставить обратную связь таким же образом

  • No labels