Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Ответственный за зону выставки - человек, который будет следит за несколькими позициями, ведь выставка включает в себя зоны выдачи визиток, раздатки, призов. 

Цель: контроль зон, прилегающих к зоне выставки (визитки, раздатка, призы); работа со спонсорами.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - менеджер конференции. Также вы выполняете любые поручения, которые могут дать вам представители Онтико. 

Время работы:

День монтажа: с момента прибытия спонсоров до окончания работ.

День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж).

Локация:

Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды, зоны выдачи визиток, раздаточных материалов и призов.

Стандартные алгоритмы:

За 2 недели до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

• Произвести поиск кандидатов в команду выставки

• Создать чат

• Выслать в чат файл-инструкцию по работе выставки

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

• Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

• Проконтролировать явку команды на обучение

• Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

В день обучения (до конференции):

• Проинформировать команду о предстоящей работе

• Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

• Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики)

• Пройтись по партнерам и узнать, у кого какие активности будут и в какое время.

• Проверить стенды на готовность (запросить информацию от менеджера, что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)

• Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам

• Сверить схему выставки и саму выставку

• Уточнить, кто из партнеров будет говорить приветственное слово на открытии

В дни конференции:

• Проконтролировать явку команды

• В начале конференции тем, кто говорят приветственное слово на открытии, сказать куда и во сколько подойти

• Рано утром, до начала конференции, расписать на флипчарте у демосцены активности партнеров

• Каждый час менять фото на заставке (научат)

• Следить за внешним состоянием выставки и проверять маски у партнеров

• Следить за тем, чтобы все успели пообедать

• В конце конференции выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

• Проконтролировать сдачу фирменных поло

• Выдать оплату

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Если просят партнеров подойти к сцене во время открытия, то это в главном зале, где идет живое открытие

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте в телеграм-чате с менеджером конференции и представителями Онтико. Если не получаете ответа, обратитесь очно

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции

ВЫСТ MAIN может оставить обратную связь таким же образом