Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Ответственный за зону выставки - человек, который будет следит за несколькими позициями, ведь выставка включает в себя зоны выдачи визиток, раздатки, призов. 

Цель: контроль зон, прилегающих к зоне выставки (визитки, раздатка, призы); работа со спонсорами.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - Штабной (STAFF). Также вы выполняете любые поручения, которые могут дать вам представители Онтико. 

Время работы:

День монтажа: с момента прибытия спонсоров до окончания работ.

День конференции: с 7:30 до окончания работ (включая демонтаж).

Локация:

Зона выставки: спонсорские/партнерские стенды, зоны выдачи визиток, раздаточных материалов и призов.

Стандартные алгоритмы:

За неделю до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе выставки: ВЫСТ MAIN, визитки, раздатка, партнеры, призы.

• Произвести поиск кандидатов в команду выставки (по договоренности со STAFF).

• Создать чат.

• Выслать в чат файл-инструкцию по работе выставки.

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам.

• Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения.

• Проконтролировать явку команды на обучение.

• Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного); схему пространства.

В день обучения (до конференции):

• Проинформировать команду о предстоящей работе.

• Протестировать знания команды, представленные им в данном файле заранее.

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем.

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct.

• Проверить внешний вид выставки (визуально должно быть все аккуратно, партнерская сувенирка может храниться на складе, если не помещается в партнерские шкафчики).

• Проверить стенды на готовность (запросить информацию от менеджера, что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд).

• Сделать фото стендов,  направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам.

• Посмотреть какой партнер где располагается, убедиться, что расположение совпадает со схемой площадки.

• Уточнить кто из партнеров будет говорить приветственное слово на открытии.

В дни конференции:

• Контролировать явку команды.

• В начале конференции пройтись по партнерам и узнать, у кого какие активности будут и в какое время. Тем кто говорят приветственное слово на открытии - сказать куда и во сколько подойти.

• Рано утром до начала конференции сделать список по активностям и времени активности партнеров и предоставить в штаб. 

• Каждый час менять фото на заставке (научат).

• Следить за внешним состоянием выставки.

• Следить за тем, чтобы команда вовремя получала перерывы; чтобы все успели пообедать.

• В конце каждого рабочего дня выдавать бланки обратной связи, собрать и передать STAFF.

• Проконтролировать сдачу фирменных поло, если помощник работает с нами единоразово.

• Выдать оплату.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Если просят партнеров подойти к сцене во время открытия, то это в главном зале, где и идет живое открытие.

Нештатные ситуации

Все вопросы решайте в телеграм-чате со STAFF и представителями Онтико. Если не получаете ответа, обратитесь очно.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает STAFF)

• лично STAFF

• лично менеджеру конференции от Онтико

ВЫСТ MAIN может оставить обратную связь таким же образом