...
Следить за таймингом. Быть в поле зрения спикера, подавать сигналы, попадает ли в тайминг или нет.
Эталонный тайминг - 30 минут на доклад и 15 на вопросы. Можно спокойно расшириться до 35 минут на доклад, но больше - уже критично.
Поддерживать спикера. Вы можете встать в центре зала и быть его зрительным контактом (главное, не загородить при этом камеру и не попасть спиной в центр кадра).
Готовить вопросы - для этого внимательно слушаем выступление или заранее выясняем вопросы у Программного комитета через Координатора.
После доклада
Сессия Q&A
Хорошо бы, чтобы спикер на этом моменте остановился на своем последнем слайде - на этом слайде должна быть размещена полезная информация и QR код, который ведет на страницу оценки доклада. Обратите внимание зала на этот QR код, если спикер не сделал этого сам.
Приглашаем зал задать вопросы. Вам со сцены может быть видно лучше, чем хелперам в полях - направляйте их, куда отнести микрофон.
Выбираем, кто задает вопросы, чтобы человек не тянул 10 минут руку.
Фасилитировать 1-2 вопроса из зала. Для этого нужно слушать спикера, а не просто дежурить в зале. Если ведущий знает кого-то в зале, то можно договориться, чтобы знакомые задали вопросы.
Вопросы из чата. На разных конференциях может быть своя схема. Например, у каждого зала может быть свой чат в телеграме, в который онлайн и офлайн слушатели присылают вопросы. Уточнить актуальную для вас схему можно на установочном созвоне с ивентом конференции.
Если конференция на английском, а вопросы задают на русском - вы можете перефразировать вопрос на английский, при этом сделав напоминание, что для онлайн аудитории (уж точно) стоит придерживаться языка конференции.
Когда все вопросы заданы
Предлагаем спикеру выбрать автора лучшего вопроса, чтобы хелперы вручили ему подарок.
Параллельно не даем спикеру убежать и вручаем ему его собственный подарок - уже на сцене (под камеру, да) - который вам должен подать хелпер зала.
Идут локальные объявления о спонсорах, об активностях на стендах партнеров - это будет в вашем сценарии, будьте готовы.
Анонсы
Для каждого ведущего мы заготавливаем сценарий его зала. В сценарии указаны:
- время, название, автор доклада и его компания. Рядом есть свободное поле для ваших заметок
- анонсы партнеров конференции
- техтолки
Сценарий - ваш рабочий инструмент. Мы присылаем его в цифровом виде заранее и печатаем к началу конференции.
В сценарии вписаны анонсы партнеров - это короткий информационный текст о тех компаниях, кто поддержал нас с броадкастом / бюджетом на улучшения, кто стоит со стендом в выставочной зоне и, возможно, прислал своих спикеров, успешно прошедших в программу. Организаторы сами прописывают, в какой момент времени какой текст необходимо озвучить. Мы стараемся размещать их логично - например, анонс партнера ставим перед выступлением спикера из этой же компании. Если вы видите нелогичность в анонсах - сообщите вашему координатору, это стоит обсудить.
В сценарий вписаны техтолки - это 10и минутные видеоролик (интервью) со спикерами партнеров (как правило), которые мы показываем во время пересменки между докладами. Как правило, один техтолк показывается один раз за конференцию, но сразу во всех залах. Пример, как выглядит техтолк. Техтолк необходимо анонсировать, когда вы завершаете идущий перед ним доклад.
Примерный тайминг и последовательность действий:
1. Завершается доклад. Вы завершаете Q&A сессию, благодарите спикера и авторов вопросов, следите, что все подарки вручены.
2. Анонсируете техтолк и напоминаете о следующем докладе, чтобы люди вернулись к вам в зал.
3. Когда показ техтолка подходит к концу - поднимаетесь на сцену и зачитываете партнерский анонс.
4. После анонса - оглашаете следующего спикера и его тему.
Кулуары
Как правило, это закаток закуток на выходе из зала, где можно продолжить общение со спикером, не мешая началу следующего доклада.
Обязательно напомнить аудитории о такой возможности.
...
Ноут у спикера
Переходник (Координатор должен заранее передать ведущему информацию, куда бежать за переходником в случае чего.)
Батарейки (где, у кого их можно взять при необходимости).
Косяки со звуком (если это первый доклад - часто бывает, быть к этому готовым)
Прожекторы бьют в глаза (и спикерам, и залу). Если это так - извиниться, что по-другому никак - такая необходимость для хорошей картинки на видео.
Вода в зале (волонтеры это делают, но лучше дабл чек)
Заготовлены подарки для спикеров.
Заготовлены подарки для участников за лучший вопрос к докладу.
О разных ситуациях
Возможные косяки ведущего
...