Versions Compared

Version Old Version 9 New Version Current
Changes made by

Arina Kraeva (Unlicensed)

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

...

...

...

...

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

...

Table of Contents

Инструкция по роли

Время чтения: 15 минут(smile)

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой главный - ЗАЛЫ MAIN (штабной по залам) - Лиза Шувалова 8 960 613 67 20 https://t.me/bellochka08
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Вам необходимо обеспечить комфортное и уютное пребывание как гостей, так и спикеров конференции, помогать оперативно решать внештатные ситуации. Цель: следить, чтобы в зале все работало, и было комфортно. Оперативно реагировать на нештатные ситуации.

...

Обеспечить бесперебойное и комфортное проведение конференции в залах, эффективно координируя работу хелперов в залах и предоставляя поддержку спикерам и участникам.

В каждом зале один из хелперов – “Главный хэлпер” – человек, который отвечает за работу своих помощников и работу зала конкретно в своём зале.

...

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш руководитель - Штабной по залам (ЗАЛЫ MAIN). При этом задачи могут также приходить от представителей ОНТИКО. Любой возникающий вопрос вы сначала должны задать ЗАЛЫ MAIN. 

Время работы:

Задачи

  1. Поиск команды в залы, брифинг хелперов

  2. Распределение задач между хелперами в зале, контроль их выполнения

  3. Подготовка подарков спикерам и подарков участникам по вопросам, их распределение по залам

  4. Проверка презентаций

  5. Подготовить зал к старту конференции, к старту второго дня

  6. Брифинг докладчиков (или контролируют как делает хелпер)

  7. Организация пересетапов в залах для мастер-классов

  8. Подготовка отчетов по залам (наполняемость в залах)

  9. Подготовка дополнительных отчетов (для партнеров по запросу от саксессов)

  10. Отчеты по докладах в залах

  11. Задачи поступают от Тимлида. Но могут и от event-менеджеров. В случае противоречивых требований, обратись к своему тимлиду.

Инструкции

Кем руководит:

Время работы, локация:

  • Время работы

    • До монтажа: онлайн-инструктаж за 3 недели до конференции

    • День обучения: с 15:00/16:00

...

    • до окончания работ.
      Главные по залам приходят в день обучения на один час раньше, чем инструктаж.

    • Дни конференции:

...

    • с 7:45 до 21:00 (минимум за 2 часа до начала конференции

...

    • , плюс один час после окончания конференции

...

    • )

    • Демонтаж - не учавствует.

  • Локация:

    • Залы

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Image Added

Стандартные алгоритмы:

Info

За 3 недели до конференции:

  • Изучить

...

В каждом зале есть главный помощник и 1-2 дополнительных (в зависимости от размера зала).

В день обучения:

  • Изучить все пространство и свой зал.

  • Проконтролировать готовность зоны:

Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала
Проверить чистоту рабочих зон
Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня):

...

  • информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

  • Внимательно изучить инструкцию по работе залов

  • Пройти онлайн-инструктаж

  • Создать рабочие группы в ТГ по залам и включить туда хелперов зала, тимлида и event-менеджера

  • Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят

  • Провести скрин знаний хелперов зала (о конференции, схема, задачи, тестирование)

  • Запросить у тимлида ссылку на технический сценарий, презентацию с комплектностью подарков и их количеством, табличку с информацией по подготовке подарков спикерам, табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы, информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК, контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).

Info

В день обучения:

...

Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию Штабному залов

...

Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции для, а именно:
Кого из докладчиков не будет?
Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)
Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?
Нужно ли готовить подарки программному комитету?
Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

...

Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

...

В каждый зал подготовить таблички “ВЕРНИТЕСЬ В ЗОНУ ВИДИМОСТИ КАМЕРЫ ТРАНСЛЯЦИИ, ВАС НЕ ВИДЯТ ОНЛАЙН-УЧАСТНИКИ”

...

Info

В дни конференции:

Проверить, что вся техника работает исправно. 
Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам
- Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.
- Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

Включить рециркуляторы.
Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, обменяться контактами. Обговорить условные знаки, например для онлайн-вопроса.
Отмечать у себя в программе отмененные доклады и их замены.

Note

Подготовка спикера к выступлению:

  1. Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. В случае необходимости, обновить (скачать презентацию докладчика на флешку и отнести в штаб, попросить загрузить в Dropbox последнюю версию)

  2. Уточнить, сколько длится доклад. (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.

  3. Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала.

  4. Рассказать о дискуссионной зоне, познакомить с ответственным за нее, сразу после доклада - сопроводить.

  5. Надеть гарнитуру на докладчика, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.

  6. Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

...

Утром до старта конференции:

  • Проверка готовности зала

    • стулья в нужном количестве

    • зал чистый

    • микрофоны в нужном количестве (согласно техническому сценарию), все работает

    • кликер работает

    • таймер включен на экране

    • суфлер включен, работает

    • вода выставлена на столы

    • раздатка (если есть) выложена (МК Вирна Ш.)

    • сценарии распечатаны

  • Утренний чек презентаций

  • Распределить подарки докладчикам и за вопросы по залам

  • Познакомиться с ведущим зала, обменяться контактами. Обсудить взаимодействие на конференции — как работать на сессии вопрос-ответ, кто дарит подарки — ведущий или хелпер, когда дарим подарки (советуем после Q&A cессии), условные знаки — светить фонариком, писать в сообщениях, сигнализировать о тайминге.

  • Следить за тем участником, чей вопрос выбрали лучшим

Перед докладом

  • Спикер должен прийти первый раз в зал, поздороваться – не менее, чем за 20 минут до доклада (к началу перерыва).

  • Если спикер не пришел к этому времени, написать ему в тг / смс (контакты в табличке). Если нет реакции докладчика, подключать программного менеджера к коммуникации. Контакты для связи в общей таблице со всеми контактами.

  • Обычно все докладчики приходят к началу перерыва, чекают свою презентацию и оборудование, подключают свои ноутбуки (при необходимости), а после идут пить чай/в туалет и за 5-7 до начала своего доклада возвращаются, техники им надевают петличку и они готовятся к выходу на сцену (обычно стоят рядом или сидят в первом ряду).

  • За 15 минут до своего доклада спикер должен быть в зале.

Во время доклада

  • Следить, чтобы участники

...

  • не собирались в кучи, рассаживать их по местам в зале, если они имеются

  • Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

  • Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат HELPTEAM или в чат зала супервайзеру.

  • Когда докладчику дарим подарки? Сразу в чат отправляет фотографию, как вручен подарок

  • Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу.

  • Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их

...

  • салфеткой.

  • Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

...

Следить за вопросами из гекаты. Главному по залу сообщит о вопросах хэлпер гекаты в чате. Если там они есть, сразу уведомить ведущего, заранее оговоренным с ним жестом.

  • Главному хелперу: Закончилось время, но остались вопросы - направляем ВСЕХ из зала в дискуссионную зону

...

  • .

После

...

Готовим нового докладчика

...

доклада

  • Следить за таймингами; после сессии-вопрос у спикера снять петличку (снимают техники); отвести в дискуссионную зону спикера. Готовим нового докладчика Фотоотчет подарков спикеров и за лучшие вопросы Отправить статусы о наполняемости по окончании доклада Подготовить зал к следующему докладу (смотрим чек-лист готовности зала)

После окончания всех докладов каждого дня

  • Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит

...

  • , уведомить тимлида. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

...

  • Проверить презентации на

...

  • следующий день, подготовить отчеты

Warning

Главный помощник, если

...

нет ведущего в зале

...

В залах модерировать работу будет представитель программного комитета. Каждому из помощников нужно быть готовым заменить его.

...

(стандартная или форс-мажорная ситуация):

  1. Если за 5 минут до начала доклада ведущего нет в зале СРОЧНО сообщите тимлиду или event-менеджеру.

Note

Брифинг докладчика:

  1. Не менее чем за 15 минут докладчик уже должен быть в зале

  2. С докладчиком необходимо познакомиться и забрифовать его. Если он отказывается, вежливо настоять — это не займет у вас много времени.

  3. Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. Если версия неактуальная, нужно сообщить программному менеджеру.

  4. Уточнить, сколько длится доклад (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.

  5. Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала

  6. Рассказать о дискуссионной зоне, сразу после Q&A сессии — сопроводить при необходимости.

  7. Проконтролирать, что за 5-7 минут гарнитура надета и докладчик готов выступать, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.

  8. Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

  9. С ведущим нужно

Брифинг для заучивания:

«Здравствуйте, меня зовут Лиза, и я должна вас пробрифовать. Вы выступаете через 15 минут, мы сейчас с вами проверим презентацию, ее актуальность. (Идете проверять презу на дублере). Отлично, презентация актуальная. Во время сессии вопросов и ответов нужно выбрать 1* лучший вопрос, за него вот такой у нас подарок (показать его и назвать). Также на тумбе стоит водичка, блокнот и ручка* (показать), для вас.
У вас будет 40 минут на выступление и 10 минут на сессию вопрос-ответ. * За 5-7 минут до начала вашего доклада мы наденем гарнитуру/микрофон и с ведущим вы можете обсудить выход на сцену. Если у вас есть вопросы, можете их задать! (Улыбаемся!). сейчас придет ведущий, он вас будет объявлять, после этого вы выходите на сцену. На сцене вы можете перемещаться вот здесь (и прям пройти ногами по сцене, показать).
*ЕСЛИ ВДРУГ СПИКЕР ЗАХОЧЕТ….стаканчик для воды, теплую воду, чай или что-то такое – ЭТО НАДО СДЕЛАТЬ.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

  • Открытие конференции: в первый день в главном зале. Обычно в 9:30 - следить по техническому сценарию.

    • Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.

  • Есть технический сценарий, который обновляется в реальном времени.

  • Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

    • отписаться в чат организаторов

    • уточнить, можно ли перенести трансляцию в дискуссионную зону или же в другой свободный зал.

    • В обязательном порядке уведомить участников о перенесенной трансляции – через ведущего в зале

  • Будьте готовы в случае форс-мажора подменить ведущего (описано во внештатной ситуации)

Info

Главный помощник, если нет ведущего в зале (форс-мажорная ситуация):

  1. Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”

  2. Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.

  3. Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.

  4. Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок

  5. В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей

...

Остальные помощники:

...

  1. трансляции

...

  1. ). 

Нештатные ситуации:

Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат

...

зала. Остальные - решайте напрямую

...

с тимлидом.

Перестал работать микрофон

Берем запасной

Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет)

Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале.

В зале вырубается электричество, что делать?

Передать информацию Штабному по залу. Позвонить!

Спикер не подошел в зал за 20 минут до начала и он выступает с нашим ноутом и оборудованием

Звоним ему/пишем.

Спикер не подошел в зал за 15 минут до своего выступления

Написать координатору спикеров и параллельно с этим звонить/писать спикеру напрямую по контакт-листу.
Если не берет трубку (проблема не решена) - сообщить координатору спикеров о проблеме и продублировать своему штабному. Но такую проблему нельзя не решить!

В зале нет ведущего зала, начало через минуту

Позвонить ведущему, написать своему штабному. Если ведущего совсем нет – главный хелпер по залу берет роль ведущего на себя. Спросите спикера, как его лучше представить.
Во время доклада решите со штабным залов, как быть дальше.

Если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада

...

Немедленно сообщить штабному и

...

Штабной залов - Катя, 89015107838

Штабной регистрации - Даша, 89268311862

Штабной выставки - Таня, 89774415647

...

дополнительно написать супервайзеру чатов для устранения проблемной ситуации.

...

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

  • Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

    • отписаться в чат организаторов

    • уточнить, можно ли приглашать участников в зону трансляции зала (если есть)

    • В обязательном порядке уведомить участников через ведущего в зале о зоне ретрансляции

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

  • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

...

  • лично менеджеру конференции от Онтико