Versions Compared

Version Old Version 15 New Version Current
Changes made by

Maria Lomteva (Unlicensed)

Regina Semakina

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Инструкция по роли

Время чтения: 18 минут (wink)

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Info

Твой главный - Менеджер конференции - Арина Краева, +7 917 746 26 48, @cupcake_atarian Регина Семакина, 8 900 345 53 05, https://t.me/regina_semakina
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!

Текстовый канал коммуникации: телеграм-чат “Управление конференцией“

  • Также выполняет любые поручения, которые могут дать представители Онтико по зоне выставки.  

Для решения вопросов – чат “HelpTeam ОНТИКО”, канал “Штаб конференции” в Slack

Для коммуникации между тимлидом, главами залов, хелперами - система рабочих чатов в ТГ

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечить бесперебойное и комфортное проведение конференции в залах, эффективно координируя работу глав залов и их помощников.

Задачи роли

Ответственный за залы осуществляет контроль над помощниками, которые работают в залах (хелперы на микрофонах, гекатчики, на входах в залы).
Цель роли: проконтролировать, чтобы все залы функционировали согласно инструкции.

Кем руководит:

Время работы, локация:

Время работы

:

  1. Поиск, подбор, брифинг и обеспечение работы глав залов и хелперов в залах.

  2. Контроль готовности залов к старту конференции, к старту второго дня, контроль готовности перед докладами

  3. Контроль проверки презентаций, передача отчета event-менеджеру

  4. Контроль пересетапов в залах для мастер-классов

  5. Контроль подготовки отчетов по залам (наполняемость в залах)

  6. Контроль подготовки подарков спикерам и подарков участникам по вопросам, их распределение по залам

  7. Контроль подготовки дополнительных отчетов (для партнеров по запросу от саксессов)

  8. Также выполняет любые поручения, которые могут дать event-менеджеры Онтико по работе

Кем руководит:

Инструкции по задачам

Время работы

  • До монтажа: онлайн за 3 недели - месяц

    • День монтажа / инструктажа: с 15:00  до 00 до окончания работ.

    • Дни конференции: с 7:45 до 21:00 (минимум за 2 часа до начала конференции. Конец - , плюс один час после окончания конференции. Примерно с 7:30 до 20:00.)

    • Демонтаж: не участвуетеучаствует.

  • Локация:

    • Склад (если позволяет место)

    • Залы

Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

Table of Contents

Схемы взаимодействия

Схема для “рядового HelpTeam”

Image Removed

Схема для Онтико и руководителей групп

Image Removed

Система чатов HelpTeam по зонам конференции

Include PageСистема чатов HelpTeam по зонам конференцииСистема чатов HelpTeam по зонам конференции

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

Стандартные алгоритмы:

Info

За

2

3 недели

- 1 день

до конференции:

  • Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

  • Внимательно изучить инструкцию по работе залов

  • Произвести поиск кандидатов в команду залов, и если требуется в команду медиа-центра (см. дерево ролей: хелперы в онлайн-чатах заловСоздать чат и выслать , хелперы-помощники по маркетингу, онлайн-расставляторы, супервайзер чатов, помощники ивентов)

  • Создать рабочие группы в ТГ и включить туда event-менеджера: медиа-центр, онлайн-расставляторы, ребята на чатах; супервайзеры; добавить ответственных в эти чаты.

  • Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов.

    Добавить Людмилу Ужавка, чтобы решать вопросы по презентациям.

    , провести брифинг для новых ребят

  • Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения

Info

В день обучения:

  • Проинформировать команду о предстоящей работе и протестировать их знания

  • Проконтролировать готовность зоны:

  • а) Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала

    • б) Проверить чистоту рабочих зон

    : онлайн и оффлайн. Проконтролировать явку.

  • Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

  • Запросить у event-менеджера ссылку на технический сценарий. Для каждой конференции он свой. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4HHZZ5PgKKu_O5FK98eMREniSJAtrkWwzwLHHfS_QI/edit?usp=sharing

  • Запросить у event-менеджера презентацию с комплектностью подарков и их количеством. Презентация для каждой конференции своя. Пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

  • Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков спикерам (контакты должны быть обязательно). Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

  • Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

  • Запросить у event-менеджера информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК. Для каждой конференции она своя. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?gid=651570407#gid=651570407

  • Запросить у event-менеджера контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).

  • Запросить доступ в админку для супервайзера чатов (вносит информацию о наполняемости напрямую в админку)

  • Уточнить у event-менеджера, есть ли ТЗ по съемке отчетов для партнеров (например, съемка озвучивания ведущим рекламных текстов в сценарии)

  • Заполнить дерево ролей

Info

В день обучения:

  • Изучить схему площадки (пройтись прямо ногами), расписание докладов и митапов, расположение зон ретрансляции. Транслировать информацию команде.

  • Проконтролировать явку команды, провести оффлайн инструктаж, выдать поло / футболки. Провести дополнительную экскурсию, если требуется.

  • После инструктажа распределить задачи между главами залов по подготовке подарков за вопросы (книги и матрешки. если есть) и подарков докладчикам, грамот и сертификатов (если есть), проверить размерный ряд, если есть.

  • Подготовить реквизит и все необходимое для проведения МК (если есть), разложить в коробки и подписать по дням, залам, названиям МК

  • Познакомиться с техниками, обменяться контактами (если они есть, смена не закончилась)

  • Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

    • в) Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня), оставить их пока в штабе / на складе:

    • Грамоты и подарки для спикеров

      • Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)

      Чек количества стульев в залах

    • Чек чистоты в залах (сообщите клинингу)

    • Заранее подготовить воду, разнести

    • Техника - кликер, планшет

      -таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала,

      для

      ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для

      бумаги модераторам и маркеры.

    • Подготовить маски, перчатки, воду и спиртовые салфетки для столов у входов, но не выставлять.
      ❗ Важно! Не оставлять коробки заранее в залах на ночь, были случаи воровства 😞

  • УбедитьсяЗапросить у event-менеджера сценарий / информацию об открытии / закрытии, присутствовать на репетиции, чтобы быть подготовленным, чек количества микрофонов

  • Проверить презентации на 1 день конференции

  • Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct

Note

Убедитесь, что у вас есть

чёткие и подробные

четкие инструкции,

а именно

в них есть вся необходимая информация:

  • Кого из докладчиков не будет?
    Список докладчиков с контактами. Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО

  • Технический сценарий (там самая актуальная информация по расписанию)

  • Информация о докладах, воркшопах, мастер-классах в расписании конференции (смотрим в бейджи, сравниваем с тех сценарием)

  • Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
    Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?, ведущим , есть ли все контакты

  • Нужно ли готовить подарки программному комитету?

  • Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

  • Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию менеджеру конференции

  • Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

  • Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции- ОБЫЧНО ВСЕ В ТЕХ СЦЕНАРИИ

Panel
panelIconIdatlassian-warning
panelIcon:warning:
bgColor#E3FCEF

ПРОВЕРКА ПРЕЗЕНТАЦИЙ📌 :

  • Кто проверяет: главы залов или хелперы по залам

  • Время для проверки:

    • за день до старта конференции проверяем презентации первого дня, оптимально вечером после того, как будут подготовлены / смонтированы все залы (если залы не готовы, проверяем все равно на любом доступном суфлере или другом экране. Рано утром перед конференцией снова проверяем на суфлере (приоритет докладам в первой половине дня).

    • вечером после окончания 1 дня конференции проверяем презентации второго дня, чек рано утром на следующий

    • перед докладом со спикером

  • Что проверяем:

    • Презентация спикера есть в наличии на дропбоксе и находится в нужной папке зала, версия презентации актуальная - проверить этот пункт со спикером

    • Шрифты в презентации не поехали и отображаются корректно, не мелко, но и не крупно

    • Картинки в презентации высокого качества, не пиксельные и не размытые, QR-код на последнем слайде “Оцени доклад“ верный.

    • Тексты и картинки на слайдах друг на друга не заезжают

    • Видео/гиф файлы в презентации проигрываются, не тормозят. Перед выступлением нужно убедиться, что спикер в курсе, как корректно их воспроизвести во время выступления.

    • Ссылки в презентации рабочие

    • Тексты и графический контент не располагаются близко к краю слайда. В идеале расстояние от границ слайда до текстового/графического контента составляет примерно 10% от пространства слайда.

  • Как передаем event-менеджеру:

  • Передать информацию в следующем виде:
    День 1
    Зал 1.....
    ФИО спикера, название, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д. Если видим проблему, прилагаем фото/скрин
    Зал 2...

  • День 2
    Зал 1.....
    ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.

  • Если видим проблему, прилагаем фото/скрин, подписываем ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.

  • Информацию нужно передавать по мере готовности по залам (каждый зал по расписанию, приоритет первым четырем докладам, в случае если поджимает время), не ждать, когда проверят все презентации

Panel
panelIconIdatlassian-warning
panelIcon:warning:
bgColor#E6FCFF

ПОДАРКИ ДОКЛАДЧИКАМ, ПК И ПОДАРКИ ЗА ВОПРОСЫ 📌 :

  • Кто готовит: тимлид и главы залов

  • Время для подготовки: в день обучения после инструктажа

  • Что и как собираем, что проверяем:

    • Проверяем комплектность подарков по презентации (все нюансы прописаны в презентации, если чего-то не хватаем — спроси у event-менеджера). Для каждой конференции она своя, пример: https://www.dropbox.com/scl/fi/191evqua57ogdyzahfb51/_-.pptx.pdf?rlkey=r46c9mrpgck76ima8hehjfa8v&st=x0ru94s0&dl=0

    • Собираем тестовые комплекты подарков докладчикам и ПК на согласование event-менеджеру и программному координатору.

    • После согласования собираем подарки докладчикам по залам (чтобы удобнее было распределять) и членам ПК, на каждый наклеиваем стикер со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада. Для членов ПК достаточно ФИО, название ПК. Если член ПК является в том числе и докладчиком, нужно уточнить у event-менеджера, как дарить ему подарок - как всем, или передать отдельно.

    • Количество подарков за лучший вопрос соответствует количеству докладов. Ориентируемся на таблицу с подарками. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharingЕсли видим расхождения с техническим сценарием, сообщаем об этом event-менеджеру.

    • Количество и размерный ряд сувенирной продукции для докладчиков и членов ПК соответсвует таблице с отчетами по залам. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

    • Подарки от партнеров передают саксессы (редко партнеры), если вы не были уведомлены об этом заранее либо не было зафиксировано в таблице «Отчеты по залам», нужно уточнить у event-менеджера эту информацию.

    • Если вам прямо на конференции вам принесли в зал какие-то комплименты в качестве подарков за вопрос, то действуйте по алгоритму:

  • Как передаем подарки ПК: по запросу event-менеджера подарки передают в спикерскую (комнату докладчиков) ответственному за конференцию программному менеджеру. Программный менеджер должен подтвердить, что получил подарки в нужном количестве и комплектности. Если член ПК фигурирует в числе докладчиков, необходимо уточнить у event-менеджера, когда ему подарить подарок, в рамках программы и его выступления или по запросу.

  • Как вручаем подарки докладчикам: сразу после окончания доклада перед QA сессией, либо после QA. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

  • Как вручаем подарки за лучший вопрос: после объявления ведущего, когда будет выбран кандидат. Необходимо обязательно сфотографировать, что подарки переданы.

  • Что если лучший вопрос онлайн: с маркетингом

  • Что если докладчик забыл подарок: связываемся с ним, если не выходит на связь, то подключаем программных менеджеров

  • Что если участник забыл подарок: можно отследить участника по нику в чате зала. Если нет этой возможности. то оставляем подарок до конца дня, так как участник может вернуться

  • Что если остались подарки, после того как все собрали: сообщаем event-менеджеру, пишем остаток

Panel
panelIconIdatlassian-warning
panelIcon:warning:
bgColor#FFEBE6

ПОДГОТОВКА К МАСТЕР-КЛАССАМ И ПЕРЕСЕТАПЫ В ЗАЛАХ📌 :

  • Кто готовит: главы залов и хелперы в залах

  • Время для подготовки реквизита для МК: в день обучения после инструктажа

  • Что и как собираем, что проверяем:

    • Проверяем комплектность необходимого реквизита по таблице (как правило, маркеры, стикеры, бумага для флипчартов, ножницы и тд). Для каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing . Если чего не хватает, сообщаем об этом event-менеджеру

    • Распределяем реквизит в коробки/ контейнеры по мастер-классам. Подписываем или наклеиваем стикеры со следующей информацией: День, Зал, ФИО, название доклада

  • Как готовимся к пересетапам:

    • Уточняем у event-менеджера, как необходимо расположить мебель, ориентируемся на схему и ТЗ в таблице по пересетапам. У каждой конференции она своя, пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?usp=sharing

    • Уточняем, где будет находиться подготовленная мебель, заранее предупреждаем логистов, если необходима помощь в пересетапе

    • На время пересетапа закрываем двери в зал до момента, пока мебель не будет расставлена.

    • Если у зала собирается очередь, вежливо сообщаем, что зал готовится к мастер-классу, двери откроются, как только зал будет подготовлен

    • Когда пересетап готов, запускаем людей, не ждем.

    • Если участники начинают нервничать, ожидая в очереди, срочно сообщите event-менеджеру.

    • В случае, если в расписании несколько мастер-классов, которые идут один за другим, вежливо попросите пройти гостей к зоне Q&A сессии, для того, чтобы у вас было время подготовится к следующему мастер-классу.

Сколько еще ждать, почему я не могу попасть в зал?

  1. Я понимаю ваше разочарование, действительно очень жаль, что мест на этот мастер-класс уже не осталось. Зал рассчитан на [число] человек, и, к сожалению, сейчас он полностью заполнен. Мы обязательно учтем этот высокий интерес при планировании следующих мероприятий и постараемся увеличить количество мест на популярные мастер-классы.

  2. Простите, что вам пришлось ждать. К сожалению, количество мест на мастер-класс ограничено вместимостью зала. Чтобы компенсировать это неудобство, мы предлагаем вам [альтернативный вариант, например, запись мастер-класса, дополнительные материалы, приоритетный доступ на следующий МК — уточнить у event-менеджера]. Кроме того, сейчас в соседнем зале проходит [название другой сессии], которая тоже может быть вам интересна.

Почему ограничено количество участников, я ради этих МК билеты купила!

Спасибо за ваш интерес к мастер-классу! Мы видим, насколько он популярен. Действительно, вместимость зала ограничена, и мы заранее предупреждали об этом. Мы обязательно учтем этот опыт и постараемся в будущем предложить больше возможностей для участия.

Будет ли запись МК

Нет, не будет, потому что практическая ценность мастер-класса сохраняется только при личном участии

Будет ли трансляция МК

Необходимо уточнить у event-менеджера

Info

В дни конференции:

До началаУтром до старта конференции:

  • Проверить наличие, согласно необходимому количеству техническому сценарию необходимого количества микрофонов, и РАБОТОСПОСОБНОСТЬ микрофонов, гарнитуры, кликера, таймера, дублирующего экрана

    Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам:

  • грамоты и подарки докладчикам по порядку выступлений, книги-призы

  • разложить воду, маски и антисептические средства на столе у входа

  • проверить работу дезинфекторов и рециркуляторов на площадке

  • проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными

  • Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.

    • Под

  • Распределить по залам подготовленные подарки спикерам, дабл-чек по техническому сценарию ОБЯЗАТЕЛЬНО

  • Принести подготовленные коробки для МК (если имеется)

  • Расставить воду на столе у входа (под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол

    . Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

    )

  • Проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными и списка с контактными данными ведущих

  • Проверить наличие планшеток и сценариев для ведущих.

  • Познакомить команду с техниками, уточнить кто и за что отвечает (трансляция, звук, свет и т.д.)

Во время:

  • Следить за работой залов (техника, чистота, температура, наличие воды и защитных средств).

  • Следить за тем, чтобы все успели пообедать.

  • Выдать оплату.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Открытие конференции: в первый день в главном зале. Обычно в 9:30 - следить по техническому сценарию.

  • Напомнить зальным ребятам - если к вам подходит участник и спрашивает “А где проходит конкретный доклад”, то обращаемся к документу “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ“ или к расписанию на плазмах около зала! ЗАПОМНИТЬ!

Открытие:

  • Открытие конференции: приглашаем всех на закрытие и открытие

  • Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее

.

  • Есть технический сценарий, который обновляется в реальном времени.

    • .

    Во время:

    • Контроль функционирования залов (техника, чистота, температура, наличие воды).

    • Следить за тем, чтобы все успели пообедать.

    Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

    • Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

      • отписаться в чат организаторов

      • уточнить, можно ли перенести трансляцию приглашать участников в дискуссионную зону или же в другой свободный зал.зону трансляции зала (если есть)

      • В обязательном порядке уведомить участников о перенесенной трансляции – через ведущего в зале о зоне ретрансляции

    Нештатные ситуации:

    note

    Перестал работать микрофон

    Берем запасной

    Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет)

    –

    Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале.

    Note

    В зале вырубается электричество,

    хелпер из зала передал информацию,

    что делать?

    –
    -- напрямую позвонить подрядчику (менеджеру площадки) или ивенту (если площадке запрещено звонить) и оперативно решить вопрос

    Передать информацию Штабному по залу. Позвонить!

    Спикер не подошел в зал за 20 минут до начала и он выступает с нашим ноутом и оборудованием

    Звоним ему/пишем.

    Спикер не подошел в зал за 15 минут до своего выступления

    Написать координатору спикеров и параллельно с этим звонить/писать спикеру напрямую по контакт-листу.
    Если не берет трубку (проблема не решена) - сообщить координатору спикеров о проблеме и продублировать своему штабному. Но такую проблему нельзя не решить!

    В зале нет ведущего зала, начало через минуту

    Позвонить ведущему, написать своему штабному. Если ведущего совсем нет – главный хелпер срочно сообщает тимлиду и event-менеджеру. Спросите спикера, как его лучше представить.
    Во время доклада решите со штабным залов, как быть дальше.

    Если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада

    Немедленно сообщить штабному и дополнительно написать супервайзеру чатов для устранения проблемной ситуации.

    Обратная связь, нарушения:

    Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 
    Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

    • анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

    • лично менеджеру конференции

    Штабной Тимлид может оставить обратную связь таким же образом