До монтажа:

За 3 недели до конференции:

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Внимательно изучить инструкцию по работе залов

• Пройти онлайн-инструктаж

• Создать рабочие группы в ТГ по залам и включить туда хелперов зала, тимлида и event-менеджера

• Выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов, провести брифинг для новых ребят

  • С Людмилой Ужавка решать вопросы по презентациям, касаемо того, загрузились ли они на Dropbox.

• Провести скрин знаний хелперов зала (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у тимлида ссылку на технический сценарий, презентацию с комплектностью подарков и их количеством, табличку с информацией по подготовке подарков спикерам, табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы, информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК, контакты ведущих (если нет в табличке с подарками).

В день обучения:

• Инструктаж;
  Подготовка зала и хелперов к работе Участие в общем оффлайн инструктаже и инструктаже глав

• Внимательно изучить площадку (пройтись ногами), вместе с хелперами ознакомиться с залами, в которых они будут работать (обсуждение, повторение схемы работы), зонами ретрансляции;

• Проконтролировать готовность зоны:

• Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала

• Проверить чистоту рабочих зон

Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня):

• Грамоты и подарки для спикеров

Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)

Знакомство Познакомиться с техниками;
Просмотр повторов;
Сбор подарков;
Проверка презентаций и написание отчёта;
Написание отчёта об окончания подготовки зала;

• В каждом зале есть главный по залу и 1-2 дополнительных помощника (в зависимости от размера зала).

• Изучите схему и расписание конференции. Участники будут задавать вопросы.

• Изучить площадку (пройтись ногами) и свой зал.

• , обменяться контактами;

• Собрать подарки докладчикам, ПК, за лучший вопрос. Как собирать смотри в инструкции: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%9F%D0%9E%D0%94%D0%90%D0%A0%D0%9A%D0%98-%D0%94%D0%9E%D0%9A%D0%9B%D0%90%D0%94%D0%A7%D0%98%D0%9A%D0%90%D0%9C%2C-%D0%9F%D0%9A-%D0%98-%D0%9F%D0%9E%D0%94%D0%90%D0%A0%D0%9A%D0%98-%D0%97%D0%90-%D0%92%D0%9E%D0%9F%D0%A0%D0%9E%D0%A1%D0%AB-%F0%9F%93%8C-%3A

• Подготовить реквизит и все необходимое для проведения МК (если есть), разложить в коробки и подписать по дням, залам, названиям МК. Как подготовиться смотри инструкцию: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%9F%D0%9E%D0%94%D0%93%D0%9E%D0%A2%D0%9E%D0%92%D0%9A%D0%90-%D0%9A-%D0%9C%D0%90%D0%A1%D0%A2%D0%95%D0%A0-%D0%9A%D0%9B%D0%90%D0%A1%D0%A1%D0%90%D0%9C-%D0%98-%D0%9F%D0%95%D0%A0%D0%95%D0%A1%D0%95%D0%A2%D0%90%D0%9F%D0%AB-%D0%92-%D0%97%D0%90%D0%9B%D0%90%D0%A5%F0%9F%93%8C-%3A

  Важно! Подготовить, но не оставлять коробки заранее в залах на ночь (были случаи воровства).

• Подготовить залы (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро):

  • Чек количества стульев в залах

  • Чек чистоты в залах

  • Заранее подготовить воду

  • Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала

    и

    , для ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

    Маски, перчатки, вода и спиртовые салфетки на столах у входов.
    Важно! Подготовить, но не оставлять коробки заранее в залах на ночь (были случаи воровства).

  • Написание отчёта об окончания подготовки зала;

• Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию Штабному залов1 и 2 день конференции, подготовка отчета. Как проверять презентации, смотри в инструкции: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%9F%D0%A0%D0%9E%D0%92%D0%95%D0%A0%D0%9A%D0%90-%D0%9F%D0%A0%D0%95%D0%97%D0%95%D0%9D%D0%A2%D0%90%D0%A6%D0%98%D0%99%F0%9F%93%8C-%3A

• Просмотр повторов;

• Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции для, а именно:

  • Кого из докладчиков не будет?

  • Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)?

  • Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?

  • Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?

  • Нужно ли готовить подарки программному комитету?

  • Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• В каждый зал подготовить таблички “ВЕРНИТЕСЬ В ЗОНУ ВИДИМОСТИ КАМЕРЫ ТРАНСЛЯЦИИ, ВАС НЕ ВИДЯТ ОНЛАЙН-УЧАСТНИКИ”

• Подписать все инструкции по чек-листу: https://ontico.jira.com/wiki/spaces/HELPTEAM/pages/2809036848/.+IV.+MAIN#%D0%A3%D0%B1%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%81%D1%8C%2C-%D1%87%D1%82%D0%BE-%D1%83-%D0%B2%D0%B0%D1%81-%D0%B5%D1%81%D1%82%D1%8C-%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%B8%2C-%D0%B2-%D0%BD%D0%B8%D1%85-%D0%B5%D1%81%D1%82%D1%8C-%D0%B2%D1%81%D1%8F-%D0%BD%D0%B5%D0%BE%D0%B1%D1%85%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D0%BC%D0%B0%D1%8F-%D0%B8%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F%3A

• Подписать помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Утром до старта конференции:

• Проверка готовности зала; проверка презентаций;
  Написание отчётов с фото (подарки);
  Знакомство с ведущими, обсуждение схемы работы;
  За 20 минут до выступления найти и познакомиться со спикером;
  Провести брифинг спикера, согласовать работу с ведущим, выбрать подарки (если нужно), надеть петличку (или это делают техники) - тогда проконтролировать это;
  Написать отчёт о докладе; Следить за таймингами; после сессии-вопрос ответ снять(или позвать техников) петличку; отвести в дискуссионную зону спикера.
  Сфоткать что подарили подарки.
  Подготовить зал к следующему спикеру.
  Все отчёты скинуть в нужные группы.

• Проверить, что вся техника работает исправно. 

• Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам

  • Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.

  • Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

• Включить рециркуляторы.

• Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, обменяться контактами.

  • микрофоны в нужном количестве (согласно техническому сценарию), все работает

  • кликер работает

  • таймер включен на экране

  • суфлер включен, работает

  • вода выставлена на столы

• Утренний чек презентаций

• Распределить подарки докладчикам и за вопросы по залам

• Познакомиться с ведущим зала, обменяться контактами. Обсудить взаимодействие на конференции. Определить подарки (если нужно). Главному хелперу обговорить условные знаки с ведущим, например, чтобы оповещать, что в гекате есть онлайн-впорос.

• Обсудите с ведущим механику награждения спикера (можно выбрать любую, не принципиально): Награждение сразу после доклада или после вопросов-и-ответов.

Перед докладом

• Спикер должен прийти первый раз в зал, поздороваться – не менее, чем за 30 минут до доклада.

  • Если у спикера отмечено какое-то особенное примечание к его выступлению (свой ноутбук, кликер, переходник нужен и пр.) то необходимо, чтобы он пришёл в свой зал пораньше, обычно, к началу профилактики перерыва перед его докладом - с этой просьбой можно обратиться к координатору спикеров.

  • Обычно все докладчики приходят к началу профилактикиперерыва, чекают свою презентацию и оборудование, подключают свои ноутбуки(при необходимости), а после идут пить чай/в туалет и за 5-7 до начала своего доклада возвращаются, им надевают петличку и они поднимаются на сцену

• За 15 минут до своего доклада спикер должен быть в зале. – См ниже “Подготовка спикера к выступлению”“Брифинг докладчиков”

• Надеть спикеру петличку (или это делают техники) - тогда проконтролировать это

Во время доклада

• Следить, чтобы участники соблюдали дистанцию, если видите, что участники пришли одной компанией (вместе), рассаживать их не обязательно.не собирались в кучи, рассаживать их по местам в зале, если они имеются

• Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

• Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат зала супервайзеру.

• Когда докладчику дарим подарки? Сразу в чат отправляет фотографию, как вручен подарок

• Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу.

• Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их дезинфицирующими средствами

• Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

• Следить за вопросами из гекаты. Главному по залу сообщит о вопросах хэлпер гекаты в чате. Если там они есть, сразу уведомить ведущего, заранее оговоренным с ним жестом.

• Главному хелперу: Закончилось время, но остались вопросы - направляем ВСЕХ из зала в цифровые кулуары ( дискуссионную зону) + для профилактики. Время: 2 минуты на то, чтобы спикер дошел до цифровых кулуаров!

• фотграфируют как и кому вручаются подарки

После доклада

• Следить за таймингами; после сессии-вопрос ответ снять(или позвать техников) петличку; отвести в дискуссионную зону спикера.

• После каждого докладчика дезинфицировать все микрофоны и гарнитуру!

• Готовим нового докладчика

• Подготовка фотоотчета о подарках

• какие еще отчеты?

• ПОдготовить зал к следующему докладу (смотрим чек-лист готовности зала)

После окончания всех докладов каждого дня

• Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит отнести в штаб. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

• Проверить презентации на следующий день, подготовить отчеты

ВАЖНО:

Персонал с выставки, людей с бейджами ПРОМО не пускаем в залы.

На входе корректно сообщаем: в моей инструкции сказано, что персонал с бейджем ПРОМО, не пускать в зал так как ПРОМО персонал весь день работают на выставки.

Главный помощник, если нет ведущего в зале (стандартная или форс-мажорная ситуация):

1. Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”

2. Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.

3. Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.

4. Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок

5. В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции). 

Любой технический вопрос, который возникает в зале - (сел или не работает микрофон, что-то с оголовьем, поломался звук или свет) –
Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, ребята в залах должны решить с техниками в зале.

В зале вырубается электричество, что делать? –
-- передать информацию Штабному по залу. Позвонить!

Спикер не подошел в зал за 20 минут до начала и он выступает с нашим ноутом и оборудованием,
– звонить спикеру (контакт-лист у вас). Если спикер не отвечает – звонить координатору спикеров.

Спикер не подошел в зал за 15 минут до своего выступления
-- звонить спикеру (контакт-лист у вас). Если спикер не отвечает – звонить координатору спикеров.
Если не берет трубку (проблема не решена) - сообщить координатору спикеров о проблеме и продублировать своему штабному. Но такую проблему нельзя не решить!

В зале нет ведущего зала, начало через минуту
– позвонить ведущему, написать своему штабному. Если ведущего совсем нет – взять в руки микрофон и представить спикера. Спросите спикера, как его лучше представить.
Во время доклада решите со штабным, как быть дальше.

Если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада
– немедленно сообщить штабному и дополнительно написать супервайзеру чатов для устранения проблемной ситуации.