Алгоритм работы с запросами партнеров::

• Каналы поступления задач:

  • Чаты партнёров.

  • Чат Success-отдела.

  • Штаб конференции — канал в Slack

• Постоянный мониторить чатымониторинг чатов, чтобы отследить поступающие задачи

• Оперативное реагирование на запросы - в течение 2 минут с момента поступления

• При появлении запроса – немедленно подтвердить его принятие в работу. И обновлять статус выполнения задачи

• Максимально быстро выполнить запрос или передать его ответственным лицам. Примеры возможных запросов:

  • Температурные условия на стенде (например, «на стенде холодно»).

  • Запросы на расходные материалы (ручки, флешки и т. д.).

  • Изменение параметров стенда (например, увеличение его размера).

• Если проблему можно решить силами работников зоны выставки – выполняем её самостоятельно.
  Если требуется дополнительное согласование – уточняем пути решения через Success-отдел и следуем их инструкциям.

До конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе выставки

• Произвести поиск кандидатов в команду выставкихелперов ВЫСТАВКИ

• Создать рабочий чат в ТГ для хелперов, добавить туда event-менеджера

• Выслать в чат инструкции по работе выставки

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

• Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

• Проконтролировать явку команды на обучение: онлайн, оффлайн

• Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у отдела Success список партнеров и названий чатов с ними (т.к. могут отличаться). На каждую конференцию списки могут отличаться. Пример списка: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lAhtrPpCbvLH7x7bPIw_HNVSBqZSixTtmfzi0-IX7Ns/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера доступ в дропбокс к папкам и таблицу с мебелью на стенды. Для каждой конференции свои папки и своя таблица по мебели. Пример таблицы по мебели (вклада на стенды партнерам):https://docs.google.com/spreadsheets/d/11krBEHTywmi7fmwb96twXZrNqi6IxSDvy4B5VtHruFs/edit?usp=sharing

• Собрать заявки на ввоз мерча партнеров и актуализировать в дропбоксе по папкам (ссылку на папку запросить у отдела Success). Пример заявок: https://www.dropbox.com/scl/fo/79l63ou8irnxci37whwno/ADb0CgclEfdYboHfKSLTb0s?rlkey=e2j2hsqvnxy8e5cmv6f3495t2&st=jgilg1y4&dl=0

• Консультировать партнеров - по нюансам заезда, взаимодействию по работе с мерчом партнера

• Составить график заезда партнеровЗапросить у event-менеджера доступ в дропбокс к папкам и таблицу с мебелью на стенды. Пример . Пример графика заездов:

• Изучить задачи для графика работ HelpTeam, обратить внимание на работу клининга и график работы склада. Для каждой конференции свой график работы HelpTeam. Пример графика: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1N0K0MO8kv2hPyU66EmYnn7OSaJ0_eqySn8Pv1Ot5t5c/edit?usp=sharing

В дни монтажа:

• Подготовить склад для партнеров, разметку. Как делать разметку, принципы (написать статью)

• Оказать консультационную поддержку партнерам (сопровождение . Основные запросы от партнеров: “как заехать”, “встретьте нас”, “помогите отнести коробки с мерчом на склад”, “мусорки на стендах”, “клининг”, “что-то купить”, “принести мерч со склада”.

• Сопровождение партнёров до их стенда или места на складе, если необходимо).

• Проверить мебель и технику на бронзовых стендах, согласно таблице. Для каждой конференции она своя. ПРИМЕР. Пример (вкладка на стенды партнерам): https://docs.google.com/spreadsheets/d/11krBEHTywmi7fmwb96twXZrNqi6IxSDvy4B5VtHruFs/edit?usp=sharing

• Контроль приема мерча, распределение на складе, внесение в журнал учета, сверка мерча - принятое соответствует заявке (нужна отдельная статья, как это развидеть и понимать)

• Проверить накладки на всех острых углах стендов и на ножках мебели (при необходимости)

• Контроль чистоты зоны выставки накануне вечером перед началом конференции

• Подготовка поло для Help Team

• Провести инструктаж команды, проконтролировать, что всем понятны свои обязанности

• Проверить, что вся площадка убрана, нет никакого строительного мусора, коробок и кейсов от аппаратуры

• Проверить, что все-все-все провода аккуратно спрятаны под капы. В зонах регистрации, питания, выставки, на демосцене

• Проверить, что на каждом стенде есть мусорноя корзина

Примечание: на больших конференциях (HL++, TL++, STL и SHL) партнеры начинают завозить мерч за 2 дня до старта конференции, на всех остальных - за 1 день (день накануне дня конференции), но возможны исключения.

В день обучения (до конференции):

• Проинформировать команду о предстоящей работе

• Во время инструктажа необходимо разделить хелперов на роли, распределить помощников по стендам. Объяснить ребятам их задачи. По Возможности познакомить с составом организаторовПознакомить с event-менеджерами.

• Распределить футболки HelpTeam для всей команды

• Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

• Проверить внешний вид выставки

• Проверить стенды на готовность (запросить информацию от ответственного эвента за HelpTeam, также информация есть у отдела success , что должно быть на каждом стенде, например: два стула, тройник, флипчарты и брошюрницы итд)

• Сделать фото стендов, направить в чат тем, кто делает отчет по партнерам

• Изучить схему выставки и саму выставку ( пройтись ногами и понять где какой стенд стоит)

• Уточнить у success, будет ли приветственное слово на открытии от партнёров. Если да, то уточнить у кого из партнёров.

• Запросить расписание трансфера при необходимости

В дни конференции:

• Проконтролировать явку команды

• В момент открытия регистрации и в течение всего дня: В в штабе чисто, нет бардака. 

• В момент открытия регистрации и в течение всего дня: на складе чисто, нет бардака

• Следим с самого утра и до окончания дня за расписанием выставки и демосценой: все ок, все работает

• Следить за чистотой выставки, контроль наполнения мусорных корзин

• Следить за явкой стендистов: стендисты заехали вовремя, на стендах есть как минимум 1 человек, начиная с

  • 9:00 в первый день, если старт докладов в 10:00, ИЛИ в 10:00, если старт докладов в 11:00.

  • 9:30 во второй день, если старт докладов в 10:00, ИЛИ в 10:30, если старт докладов в 11:00.

  В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат с саксессами.

• Проследить, чтобы на стендах не было верхней одежды.

• Стендисты ушли со стенда НЕ раньше, чем через полчаса после последнего доклада (обычно это 19:30).

  В случае нарушения – сфотографировать пустой стенд и отправить в чат “Управление“. Проверить в 19:15, например.

  После ухода стендистов проверить, что все выключено, мерча нет на стенде (если есть - отнести в штаб, утром - принести обратно на стенд)

• Вечером перед закрытием залов проверить стенды и отнести мерч на склад (если партнеры оставили его на стенде)

• Следить за тем, чтобы все хелперы успели пообедать

• Проконтролировать сдачу фирменных поло

• Выдать оплату

В дни демонтажа:

• Помощь партнёрам с выездом с площадки

• Организация выгрузки мерча со склада

• Перед уходом проверить чистоту склада и убедиться, что весь мерч забран.