...
Работа техники спикера | Ведущий должен прочекатьубедиться, что микрофон спикера работает, у него все запустилось и все показывает норм. Если нет - оперативно сигнализировать техникам в зале. Предварительный чек проводит хелпер зала (маленькие помощники в спецодежде), но вам стоит проверить, что хелперы все проверили - так спокойнее жить. |
Тайминг и работа с залом | Ведущий может включаться в выступление (обговорите это со спикером заранее), может прерывать вопросы или задавать их сам, если аудитория молчит. |
Работа с хелперами | Ведущий дает команды хелптиму (волонтерам) зала |
...
За час до начала вашего зала быть на месте
Коннект с режиссером зала - у режиссеров есть свои сигналы, вы должны синхронно начинать работу в зале+трансляцию. Для этого: утром перед открытием зала пообщаться с режиссером своего зала и/или накануне прийти на площадку на инструктаж от тех.команды (координатор ПК сообщает о его времени)
Проверка микрофона, кликеров, ноутбука, света: где прожекторы слепят глаза, где на сцене лучше всего находиться и т.д. Об этом так же рассказывает режиссер зала либо утром, либо накануне. Плюс можно самому пройти по сцене и обратить внимание на эти моменты.
Найти и показаться волонтерам зала. Они должны понимать ваши сигналы - когда давать микрофон, когда отбирать, в какой части зала хотят задать вопрос. Они сигнализируют о тайминге, но вы следите тоже.
Уточнить, как представить спикера. Кто-то подробно представляет себя на первом слайде - тогда достаточно огласить тему и имя. Кто-то, наоборот, переходит сразу к докладу - можно спросить какой-то интересный факт или как лучше представить спикера. Это можно сразу дописывать в своем техсценариисценарии ведущего.
Убедиться в тайминге. Напомнить еще раз спикеру про 30 минут на доклад + 15 минут на вопросы. Договориться, как вы будете сигнализировать о времени, если он заканчивается.
Проверить, что все работает. Презентация запускается, кликер работает, спикер знает, где стоять/ходить на сцене.
...
Выбираем, кто задает вопросы, чтобы человек не тянул 10 минут руку.
Фасилитировать 1-2 вопроса из зала. Для этого нужно слушать спикера, а не просто дежурить в зале. Если ведущий знает кого-то в зале, то можно договориться, чтобы знакомые задали вопросы.
Вопросы из чата. В идеале, когда волонтер передает ведущему планшет с чатомНа разных конференциях может быть своя схема. Например, у каждого зала может быть свой чат в телеграме, в который онлайн и офлайн слушатели присылают вопросы. Уточнить актуальную для вас схему можно на установочном созвоне с ивентом конференции.
Когда все вопросы заданы
Идут локальные объявления о спонсорах, об активностях на стендах партнеров - это будет в вашем техсценариисценарии, будьте готовы.
Кулуары
Как правило, это закаток на выходе из зала, где можно продолжить общение со спикером, не мешая началу следующего доклада.
Обязательно напомнить аудитории о кулуарахтакой возможности.
Проводить Если Q&A затягивается - проводить буквально туда: пойти вперед и позвать за собой остальных. Если у спикера своя техника, то ему нужно время ее отключить и собрать. Говорим «кулуары вот там, спикер подойдет туда через пару минут, пока что можно пройти»выдвигаться».
Что поможет вам в работе
...
На одной из конференций после доклада дядечка супер взрослый встает и задает вопрос - спасибо за доклад, очень интересно, я, правда, ничего не понял. Но у меня вопрос - как все-таки закрепить шапку в Экселе? Мораль: будьте готовы ко всему!)))
FAQ
Если спикер сильно выпадает из тайминга?
С таймингом есть много проблем: люди опаздывают к началу, выступают слишком долго и выпадают вопросы.
Тем, что ты будешь бумажки с таймингом показывать, спикеру не обязательно поможет, можешь только стрессануть спикера. Ведущий может выйти в поле зрения спикера, внимательно смотреть, показывать на часы и подавать знаки. Ведущий может выйти на сцену во время выступления, говорить в микрофон. Ведущий может стоять рядом со спикером на сцене и вежливо показывать на часы. Подавать сильные социальные сигналы.
В идеале заранее обсудить со спикером условные сигналы.
Вопрос из зала звучит, как пересказ собственного доклада, монолог мнения и вообще не похоже на вопрос.
Можно перебить с комментарием: «подождите, это уже не вопрос, давайте мы это обсудим в кулуарах через 10 минут, следующий вопрос».
Человек собирается задать сразу пачку вопросов.
Просим сформулировать один общий либо: «Подождите, сейчас по очереди дойдем до следующего вашего вопроса».
Задают какой-то опасный, политический, личный вопрос
Если опасный, остро политический вопрос - начинаем говорить одновременно с вопросом, в это время подаем сигнал волонтеру, чтобы забрали микрофон.
Либо можно дать человеку закончить вопрос, а потом сказать «хороший вопрос, но давайте это обсудим в кулуарах» или «это вообще личный вопрос, ловите спикера отдельно».
Из-за технических заминок мы не можем начать вовремя, все молча сидят и ждут.
Задайте вопрос залу - всем ли хорошо слышно и видно, не дует ли кому-то, не жарко. Можно и нужно заполнять неловкие паузы вот такими обращениями в том числе.
По возможности сообщить, что происходит, какая заминка и когда ориентировочно начнем, если это известно.
...