Versions Compared

Version Old Version 7 New Version 8
Changes made by

Arina Kraeva (Unlicensed)

Arina Kraeva (Unlicensed)

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Info

Актуальная конференция. . Детали и ответы на частные вопросы

...

Вам необходимо обеспечить комфортное и уютное пребывание как гостей, так и спикеров конференции, помогать оперативно решать внештатные ситуации. Цель: следить, чтобы в зале все работало, и было комфортно. Оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Главный хэлпер в каждом зале - человек, который отвечает за работу своих помощников и работу зала конкретно в своём зале.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

...

Время работы:

День обучения: с 1415:00/16:00 (зависит от времени инструктажа. И до окончания работ.
Главные по залам приходят в день обучения на один час раньше, чем инструктаж.

Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 20:00.

...

Грамоты и подарки для спикеров
Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)
Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала и ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.
Маски, перчатки, вода и спиртовые салфетки на столах у входов.
❗ Важно! Не Подготовить, но не оставлять коробки заранее в залах на ночь.

  • Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию Штабному залов

  • Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции для, а именно:
    Кого из докладчиков не будет?
    Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)
    Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
    Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?
    Нужно ли готовить подарки программному комитету?
    Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

  • Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

  • В каждый зал подготовить таблички “ВЕРНИТЕСЬ В ЗОНУ ВИДИМОСТИ КАМЕРЫ ТРАНСЛЯЦИИ, ВАС НЕ ВИДЯТ ОНЛАЙН-УЧАСТНИКИ”

  • Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции

...

Проверить, что вся техника работает исправно. 
Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам
- Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.
- Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

Включить рециркуляторы.
Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, обменяться контактами. Обговорить условные знаки, например для онлайн-вопроса.
Отмечать у себя в программе отмененные доклады и их замены.

Note

Подготовка спикера к выступлению:

  1. Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. В случае необходимости, обновить (скачать презентацию докладчика на флешку и отнести в штаб, попросить загрузить в Dropbox последнюю версию)

  2. Уточнить, сколько длится доклад. (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.

  3. Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала.

  4. Рассказать о дискуссионной зоне, познакомить с ответственным за нее, сразу после доклада - сопроводить.

  5. Надеть гарнитуру на докладчика, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.

  6. Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

Warning

Во время доклада

  1. Следить, чтобы участники соблюдали дистанцию, если видите, что участники пришли одной компанией (вместе), рассаживать их не обязательно.

  2. Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

  3. Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат супервайзеру.

  4. Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу

  5. Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их дезинфицирующими средствами

  6. Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

  7. Следить за вопросами из гекаты. Главному по залу сообщит о вопросах хэлпер гекаты в чате. Если там они есть, сразу уведомить ведущего, заранее оговоренным с ним жестом.

  8. Закончилось время - направляем ВСЕХ из зала в дискуссионную зону + для профилактики

  9. После каждого докладчика дезинфицировать все микрофоны и гарнитуру!

  10. Готовим нового докладчика

Tip

Механика награждения спикера - на ваш выбор.
Доклад - наградили докладчика - вопросы ИЛИ Доклад-вопросы-наградили докладчика.

После окончания всех докладов

...