Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Ответственный за залы осуществляет контроль над помощниками, которые работают в залах.
Цель роли: проконтролировать, чтобы все залы функционировали согласно инструкции.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - менеджер конференции.  

Время работы:

День инструктажа: с 15:00  до окончания работ.

Дни конференции: за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 20:00.

Стандартные алгоритмы:

За 2 недели до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе залов

• Произвести поиск кандидатов в команду залов

• Создать чат и выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов

• Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения

В день обучения:

• Проинформировать команду о предстоящей работе и протестировать их знания

• Проконтролировать готовность зоны:

а) Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала

б) Проверить чистоту рабочих зон (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день)

в) Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня):

1. Грамоты и подарки для спикеров

2. Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)

3. Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала, для ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

4. Подготовить маски, перчатки, воду и спиртовые салфетки для столов у входов, но не выставлять.
   ❗ Важно! Не оставлять коробки заранее в залах на ночь

5. Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции, а именно:
   Кого из докладчиков не будет?
   Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)
   Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
   Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?
   Нужно ли готовить подарки программному комитету?
   Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

• Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию менеджеру конференции

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

До начала:

• Проверить наличие, согласно необходимому количеству микрофонов, и РАБОТОСПОСОБНОСТЬ микрофонов, гарнитуры, кликера, таймера, дублирующего экрана

• Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам:

грамоты и подарки докладчикам по порядку выступлений, книги-призы

разложить воду, маски и антисептические средства на столе у входа

проверить работу дезинфекторов и рециркуляторов на площадке

проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными

Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.

Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

• Познакомить команду с техниками, уточнить кто и за что отвечает (трансляция, звук, свет и т.д.)

Во время:

• Следить за работой залов (техника, чистота, температура, наличие воды и защитных средств).

• Следить за тем, чтобы все успели пообедать.

• Выдать оплату.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

В  первый день конференции проходит открытие в главном зале. Хелперам в первом зале убедиться, что все готово. Обсудить сценарий с техниками, проверить наличие презентации открытия и подготовить ее.

Если в вашем зале во время доклада очень много людей, необходимо:

отписаться в чат организаторов
уточнить, можно ли перенести трансляцию в дискуссионную зону или же в другой свободный зал.
В обязательном порядке уведомить участников о перенесенной трансляции.

Нештатные ситуации:

Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат организаторов. Другие вопросы решайте с менеджером конференции.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции

ЗАЛЫ MAIN может оставить обратную связь таким же образом