2023-11-27/28 HighLoad++ 2023
В статье описаны этапы совместной работы с партнёрами в рамках подготовки HighLoad++ 2023.
Здесь приведены ключевые даты и сроки, в которые важно передать нам информацию для того, чтобы в печать и продакшн вовремя ушли согласованные вами материалы и материалы с вашими логотипами.
На всех этапах подготовки и на площадке конференции с вами будет менеджер партнёров Елизавета Карсакова (tg: @OnticoPartners, тел.8 962 626 95 82). От неё вы получите на согласование макеты, получите напоминания о дедлайнах и узнаете ответы на все интересующие вас вопросы.
Ключевая информация:
Даты: 27 и 28 ноября 2023 года
Место проведения: Инновационный центр "Сколково"
Сайт конференции: https://highload.ru/moscow/2023
Все конференции: http://ontico.ru/
Время работы стендов 27 и 28 ноября:
27 ноября, с 8:00 до 22:00.
Представители партнёра должны быть на стенде строго с 8:30 и 20:00, но мы настоятельно рекомендуем оставлять работающий стенд до последнего гостя афтепати (это не произойдёт раньше 22:00).
28 ноября, с 9:00 до 20:00.
Представители партнёра должны быть на стенде строго с 9:00 и до последнего гостя, покидающего конференцию.
Правила конференции:
Наша конференция — это место, свободное от оскорбительного поведения для всех, вне зависимости от пола, гендерной идентичности и самовыражения, возраста, сексуальной ориентации, инвалидности, внешности, телосложения, расы, этнической принадлежности, вероисповедания (или его отсутствия) и предпочитаемых технологий.
Пожалуйста, изучите нормы поведения для конференции.
Мы не потерпим никаких форм дискриминации по отношению ко всем участвующим в конференции. Фразы и изображения сексуального характера неуместны на всех онлайн-площадках конференции. По усмотрению организаторов, к нарушившим правила будут применены соответствующие меры, вплоть до отключения доступа к трансляции.
Рекомендации по активностям партнеров на стендах.
Запрещено агрессивно хантить: на офлайн-стендах, в прямом эфире, со сцены при приветственном слове, в оформлении офлайн-стендов.
Разрешено размещать вакансии в офлайн или онлайн-брошюре конференции, на онлайн-странице компании, рассказывать об этом на стенде.
Подготовка к конференции:
Этап | Сроки | Подробности |
Передаем вам контроль над управлением брендом на сайте HighLoad++ 2023 | с 1 по 15 августа | Здесь вы попадаете в личный кабинет, в котором сможете управлять всеми описаниями вашей компании и билетами участников. Кроме того, прямо там можно и проверить все дедлайны, и внести всю информацию для печатных материалов. |
Размещаем на сайте HighLoad++ 2023 страничку вашей компании, её описание и логотип | с 1 по 15 августа | В первую очередь для этого потребуется ваш логотип (svg/png) и краткое описание. Позднее в любой момент можно добавить полное описание с фото или видео, ссылку на ваш сайт, контакты для связи. Вы можете направить эту информацию в наш рабочий чат, а можете внести её самостоятельно в личном кабинете. Где разместится информация |
Приглашаем вас подписаться на календарь подготовки HighLoad++ 2023 | с 7 августа | Те же этапы, что и в таблице далее, наглядно собраны здесь: ссылка будет добавлена позже. Удобно следить за сроками и подсматривать в описания этапов. |
Выбираем на площадке лучшее место для вашего стенда | с 8 по 20 сентября | Мы готовим схему расположения стендов на выставке и предлагаем её вам. Вместе обсуждаем плюсы и минусы каждого места в зависимости от задач вашего участия и выбираем самый оптимальный вариант. |
Утверждаем, что написать о вас в печатной брошюре с тезисами докладов и в бейджах участников | с 8 сентября по 9 октября | В итоге мы должны получить от вас два текста и один макет: 1 текст: Общее описание компании для раздела партнёров (300 символов). 2 текст: Описание того, какие активности (квизы, розыгрыши, игры) будут на вашем стенде и в какое время. Макет для печати полноцветных партнёрских страниц (количество зависит от типа спонсорства и отображается в личном кабинете). Обязательно передайте дизайнерам требования к макетам в брошюру. |
Подготовка стандартных стендов (бронза) | с момента утверждения места стенда до 31 октября | Бронзовый стенд застраиваем для вас мы, по вашему макету. Макет готовится по индивидуальному ТЗ и чертежу, которые мы передаем вам после утверждения места вашего стенда. Сводная информация по подготовке стендов и о требованиях к ним. |
Подготовка макетов индивидуальных стендов (генеральный партнёр, платина, золото, серебро) | Дизайн проект до 23 октября Первичная техническая документация (от застройщика) | После утверждения места вашего стенда на общей схеме, мы готовим для вас индивидуальный план стенда по полу с точными размерами подиума. Это дает вам возможность реализовать практически любую задумку, соответствующую требованиям к стендам.
На этом этапе вы готовите и направляете нам:
|
Аккредитуем застройщика вашего стенда | с момента утверждения макета по 23 октября | Передайте Руководство по застройке вашему застройщику, там подробно описаны все детали, которые ему необходимо учитывать. Застройщику необходимо прислать пакет технической документации на согласование по электронной почте Build@ontico.ru Полный перечень и формат подачи указан в Регламенте мероприятия.
|
Время решить, какие дополнительные услуги потребуются | с 2 октября до 6 ноября | Вы можете бесплатно получить на стенд флипчарт и брошюрницу – просто скажите нам об этом За дополнительную плату мы можем предоставить вам:
Свободной WiFi Сети на площадке нет. |
Отдаём ваши тексты для рассылок и соцсетей в маркетинг | с 2 по 23 октября | Тексты и макеты для рассылок и социальных сетей заканчиваем собирать за месяц до мероприятия. Передать информацию можно любым удобным вам способом: документом, в чате, через личный кабинет. Вы можете сообщить нам о предпочтениях по времени выхода постов, мы по возможности учтём их при подготовке медиаплана. Информация об охватах будет в финальном отчёте. Полезное для партнёров о составлении текстов для маркетинговой кампании |
Бронируем время на демосцене и продумываем выступление | с 9 октября по 1 ноября | В перерывах между докладами партнёры могут выступать на демосцене. Это единственное место в зоне выставки, где можно обратиться к участникам с микрофоном. Количество минут для выступления зависит от спонсорского пакета и доступно в личном кабинете. Мы предложим вам расписание свободных слотов для пятиминутных выступлений, а вы выберете самые удобные для вас. Кроме того, во время докладов на демоцене можно без звука показывать ролики о компании до 2 минут, просто пришлите нам его заранее. Главное, чтобы в ролике не было призывов к найму. |
Передаём ваши особые пожелания фотографу | с 23 октября по 3 ноября | Фотографы на конференции отснимут ваш стенд с посетителями и без посетителей. Дополнительно мы уточним у вас, хотите ли вы сделать фотографии в какое-то конкретное время, сняться всей командой, отснять редкий мерч и так далее, а итоговое ТЗ передадим фотографам.
|
Оформляем билеты на ваших участников | с 23 октября по 11 ноября | Вы можете самостоятельно оформить билеты участникам или просто сообщить нам необходимые данные: фио, должность, e-mail. Важно, чтобы у каждого участника был электронный адрес – это даст ему доступ к записям докладов в личном кабинете. |
Выбираем лучшие локации для ваших сувениров или подарков | с 23 октября по 11 ноября | Каждый партнер имеет возможность раздавать сувенирную / брендированную продукцию не только на стенде, но и на
Скажите нам заранее, какие сувениры / подарки вы запланировали и на какую секцию они должны попасть. При заезде передайте подписанную коробку с сувенирами нашему представителю. |
Перепроверяем и дополняем информацию на сайте | с 6 по 27 ноября | На сайте конференции уже есть информация о ваших докладах, активностях на стендах, выступлениях на демосцене. Но перепроверить не помешает. Кроме того, на этом этапе можно завести на сайт “Предложения от партнёра”. Подробнее. |
Напоминаем о самом важном | с 6 по 27 ноября | Очень важно ознакомить стендистов, подрядчиков и застройщиков с этими документами:
|
Дополнительно для онлайн и гибридных участников:
Определяем ваших спикеров и темы для техтолков | с 1 августа по 22 сентября | Обсуждаем, на какие темы и с какими спикерами вы хотели бы снять техтолк. Согласуем с ПК, а после определяем со спикерами детали и даты съемок. |
Оформляем ваш онлайн стенд | с 28 августа по 11 ноября | Ваш онлайн стенд на платформе представлен картинкой - иконкой, которую рисует для вас Онтико. При клике на картинку-стенд открывается либо детальное описание вашего виртуального стенда, либо отдельный разработанный вами лендинг. На лендинге вы можете разместить активности, которые мы также отдельно анонсируем. Подробнее о лендинге для онлайн-стенда и анонсировании активностей. |
Передаем ваши ролики в трансляцию | с 9 октября по 1 ноября | Участники онлайн-трансляции увидят ролик о вашей компании. Главное, чтобы он был длительностью до 2 минут и без призыва к найму. Количество показов указано в договоре. Один ролик или разные – на ваш выбор. |
Отдаём ваш текст для рассылки онлайн-участникам в маркетинг | с 2 по 23 октября | Заранее продумываем и рассылку для онлайн-участников конференции. Передать информацию можно любым удобным вам способом: документом, в чате, через личный кабинет. Вы можете сообщить нам о предпочтениях по времени выхода постов, мы по возможности учтём их при подготовке медиаплана. Информация об охватах будет в финальном отчёте. Полезное для партнёров о составлении текстов для маркетинговой кампании |
Тексты для ведущего | с 23 октября по 11 ноября | Уточняем, о каких из ваших активностей должен рассказать ведущий и что именно. Включаем эту информацию в сценарий конференции. |
Закрывающие документы и общие итоги
Подписанные оригиналы документов можно отдать нашему бухгалтеру в зоне “Информация и документы” непосредственно на конференции. Либо уже после мероприятия обменяться ими в штатном режиме.
После мероприятия мы направим вам отчёт о его проведении, папку с фотографиями с вашего стенда и форму обратной связи для любых отзывов и предложений.
Контакты
Мы на связи: в Telegram-чате и через partners@ontico.ru.