До монтажа:

• Изучите схему и расписание конференции. Участники будут задавать вопросы.

• знакомство с тимлидом, онлайн-иструктажи, набор хелперов, создание рабочих групп.

В день обучения:

• Инструктаж;
  Подготовка зала и хелперов к работе (обсуждение, повторение схемы работы);
  Знакомство с техниками;
  Просмотр повторов;
  Сбор подарков;
  Проверка презентаций и написание отчёта;
  Написание отчёта об окончания подготовки зала;

• В каждом зале есть главный по залу и 1-2 дополнительных помощника (в зависимости от размера зала).

• Изучите схему и расписание конференции. Участники будут задавать вопросы.

• Изучить площадку (пройтись ногами) и свой зал.

• Проконтролировать готовность зоны:

  • Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала

  • Проверить чистоту рабочих зон

  • Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня):

    • Грамоты и подарки для спикеров

    • Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)

    • Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала и ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

    • Маски, перчатки, вода и спиртовые салфетки на столах у входов.
      Важно! Подготовить, но не оставлять коробки заранее в залах на ночь (были случаи воровства).

• Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию Штабному залов

• Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции для, а именно:

  • Кого из докладчиков не будет?

  • Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)?

  • Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?

  • Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?

  • Нужно ли готовить подарки программному комитету?

  • Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• В каждый зал подготовить таблички “ВЕРНИТЕСЬ В ЗОНУ ВИДИМОСТИ КАМЕРЫ ТРАНСЛЯЦИИ, ВАС НЕ ВИДЯТ ОНЛАЙН-УЧАСТНИКИ”

• Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Утром:

• Проверка готовности зала; проверка презентаций;
  Написание отчётов с фото (подарки);
  Знакомство с ведущими, обсуждение схемы работы;
  За 20 минут до выступления найти и познакомиться со спикером;
  Провести брифинг спикера, согласовать работу с ведущим, выбрать подарки (если нужно), надеть петличку (или это делают техники) - тогда проконтролировать это;
  Написать отчёт о докладе; Следить за таймингами; после сессии-вопрос ответ снять(или позвать техников) петличку; отвести в дискуссионную зону спикера.
  Сфоткать что подарили подарки.
  Подготовить зал к следующему спикеру.
  Все отчёты скинуть в нужные группы.

• Проверить, что вся техника работает исправно. 

• Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам

  • Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.

  • Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

• Включить рециркуляторы.

• Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, обменяться контактами. Главному хелперу обговорить условные знаки с ведущим, например, чтобы оповещать, что в гекате есть онлайн-впорос.

• Обсудите с ведущим механику награждения спикера (можно выбрать любую, не принципиально): Награждение сразу после доклада или после вопросов-и-ответов.

Перед докладом

• Спикер должен прийти первый раз в зал, поздороваться – не менее, чем за 30 минут до доклада.

  • Если у спикера отмечено какое-то особенное примечание к его выступлению (свой ноутбук, кликер, переходник нужен и пр.) то необходимо, чтобы он пришёл в свой зал пораньше, обычно, к началу профилактики перед его докладом - с этой просьбой можно обратиться к координатору спикеров.

  • Обычно все докладчики приходят к началу профилактики, чекают свою презентацию и оборудование, подключают свои ноутбуки(при необходимости), а после идут пить чай/в туалет и за 5-7 до начала своего доклада возвращаются, им надевают петличку и они поднимаются на сцену

• За 15 минут до своего доклада спикер должен быть в зале. – См ниже “Подготовка спикера к выступлению”

Во время доклада

• Следить, чтобы участники соблюдали дистанцию, если видите, что участники пришли одной компанией (вместе), рассаживать их не обязательно.

• Написать в чат о начале и завершении доклада (зал № начал/закончил).

• Следите, чтобы в зале всегда была комфортная температура. Если нет - пишем в чат зала супервайзеру.

• Сразу после доклада начинаются вопросы, помощники разносят микрофоны по залу

• Микрофоны для вопросов отдавать по очереди, перед тем, как отдавать их участникам обязательно протирать их дезинфицирующими средствами

• Призы за лучшие вопросы вручаются сразу как определится победитель.

• Следить за вопросами из гекаты. Главному по залу сообщит о вопросах хэлпер гекаты в чате. Если там они есть, сразу уведомить ведущего, заранее оговоренным с ним жестом.

• Главному хелперу: Закончилось время - направляем ВСЕХ из зала в цифровые кулуары (дискуссионную зону) + для профилактики. Время: 2 минуты на то, чтобы спикер дошел до цифровых кулуаров!

• фотграфируют как и кому вручаются подарки

После доклада

• После каждого докладчика дезинфицировать все микрофоны и гарнитуру!

• Готовим нового докладчика

После окончания всех докладов каждого дня

Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит отнести в штаб. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

Перед докладом. Подготовка спикера к выступлению:

1. Открыть презентацию докладчика и попросить его проверить последнюю версию. В случае необходимости, обновить (скачать презентацию докладчика на флешку и отнести в штаб, попросить загрузить в Dropbox последнюю версию)

2. Уточнить, сколько длится доклад. (у каждого спикера есть 35-40 минут на презентацию и 10-15 минут на вопросы из зала, если он не укладывается в отведенное время, можно пожертвовать временем на вопросы). Сообщить о наличии таймера на сцене, чтобы следить за временем.

3. Предложить ему выбрать книгу за лучший вопрос из зала.

4. Рассказать о дискуссионной зоне, познакомить с ответственным за нее, сразу после доклада - сопроводить.

5. Надеть гарнитуру на докладчика, подбодрить и обновить воду на тумбе спикера.

6. Обозначить границы перемещения по сцене (это уточнить у техников в зале).

Главный помощник, если нет ведущего в зале (стандартная или форс-мажорная ситуация):

1. Если в зале нет ведущего, приветствует всех перед первым докладом: “Всем привет! Доброе утро зрителям трансляции! Мы начинаем первый (второй) день конференции (название конференции)”

2. Объявляет старт следующего доклада. Лучше произносить только имя спикера.

3. Модерирует вопросы. Вопросы должны закончиться на 48 минуте. Об этом надо сказать в микрофон: “К сожалению, наше время закончилось. Если у вас остались вопросы - докладчик будет доступен в дискуссионной зоне на выходе из зала”.

4. Благодарит спикера за выступление, вручает благодарность и подарок

5. В конце каждого дня прощается с аудиторией (включая зрителей трансляции).