Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Вам необходимо обеспечить комфортное и уютное пребывание как гостей, так и спикеров конференции, помогать оперативно решать внештатные ситуации. Цель: следить, чтобы в зале все работало, и было комфортно. Оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Главный хэлпер в каждом зале - человек, который отвечает за работу своих помощников и работу зала конкретно в своём зале.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш руководитель - Штабной по залам (ЗАЛЫ MAIN). При этом задачи могут также приходить от представителей ОНТИКО. Любой возникающий вопрос вы сначала должны задать ЗАЛЫ MAIN. 

Время работы:

День обучения: с 15:00/16:00 (зависит от времени инструктажа. И до окончания работ.
Главные по залам приходят в день обучения на один час раньше, чем инструктаж.

Дни конференции: начало - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 20:00.

Локация:

Залы

Стандартные алгоритмы:

Изучить схему пространства, расписание докладов, расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного залов)

В каждом зале есть главный помощник и 1-2 дополнительных (в зависимости от размера зала).

В день обучения:

• Изучить все пространство и свой зал.

• Проконтролировать готовность зоны:

Изучить схему пространства, расписание докладов и митапов, понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала
Проверить чистоту рабочих зон
Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня):

Грамоты и подарки для спикеров
Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)
Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала и ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.
Маски, перчатки, вода и спиртовые салфетки на столах у входов.
❗ Важно! Подготовить, но не оставлять коробки заранее в залах на ночь.

• Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию Штабному залов

• Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции для, а именно:
  Кого из докладчиков не будет?
  Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)
  Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
  Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?
  Нужно ли готовить подарки программному комитету?
  Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• В каждый зал подготовить таблички “ВЕРНИТЕСЬ В ЗОНУ ВИДИМОСТИ КАМЕРЫ ТРАНСЛЯЦИИ, ВАС НЕ ВИДЯТ ОНЛАЙН-УЧАСТНИКИ”

• Подписать т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

Проверить, что вся техника работает исправно. 
Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам
- Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.
- Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

Включить рециркуляторы.
Познакомиться с модератором (ведущим зала), обговорить дальнейшую работу, обменяться контактами. Обговорить условные знаки, например для онлайн-вопроса.
Отмечать у себя в программе отмененные доклады и их замены.

После окончания всех докладов

Проверить чистоту зала, все потеряшки и оставшийся реквизит отнести в штаб. Гарнитуру, микрофоны отдать техникам.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Проверить на месте ли следующий спикер, если его нет в зале за 15 минут до начала доклада, обратиться к ответственному за спикеров или связаться с ним по телефону (все списки номеров должны быть в зале). 

В залах модерировать работу будет представитель программного комитета. Каждому из помощников нужно быть готовым заменить его.

Нештатные ситуации:

Все технические вопросы, которые могут быть решены оперативно, решать с техниками в зале и сообщать о проблемах в общий чат организаторов. Остальные - решайте напрямую с Штабным.

В случае, если сотрудники площадки непристойно себя ведут при участниках или во время доклада - немедленно сообщить штабному и напрямую обратиться к менеджеру площадки для устранения проблемной ситуации.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции

лично менеджеру конференции от Онтико