За 3 недели - 1 день до конференции:

• Изучить информацию о конференции, в т.ч. схему, расположение залов, зоны ретрансляции, обеды, расписание докладов, мастер-классов, перерывов.

• Внимательно изучить инструкцию по работе залов

• Произвести поиск кандидатов в команду залов, в команду медиа-центра (хелперы в онлайн-чатах залов, хелперы-помощники по маркетингу, онлайн-расставляторы, супервайзер чатов, помощники ивентов)

• Создать рабочие группы в ТГ и включить туда event-менеджера: главы, медиа-центр, онлайн-расставляторы, ребята на чатах; супервайзеры; добавить ответственных в эти чаты (см. дерево ролей)

• Создать чат и выслать хелперам файл-инструкцию по работе залов.

  • С Людмилой Ужавка решать вопросы по презентациям, касаемо того, загрузились ли они на Dropbox.

• Проинформировать команду об обязательном обучении, времени и месте его проведения: онлайн и оффлайн

• Провести скрин знаний команды (о конференции, схема, задачи, тестирование)

• Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков спикерам. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера табличку с информацией по подготовке подарков за вопросы. Для каждой конференции это своя таблица. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cKUxJ-rttWUiXY7blOoHHThZbTgpG2xDcJLpx8_W3ok/edit?usp=sharing

• Запросить у event-менеджера информацию по мебели в залах, пересетапам в залах и подготовкой реквизита для проведения МК. Для каждой конференции она своя. Пример: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13h9oP2IURiNO8riRYjG-xR6H0uTiYxJXOyN0oh_eUvE/edit?gid=651570407#gid=651570407

• Запросить доступ в админку для супервайзера чатов (вносит информацию о наполняемости напрямую в админку)

• Уточнить у event-менеджера, есть ли ТЗ по съемке отчетов для партнеров (например, съемка озвучивания ведущим рекламных текстов в сценарии)

• Заполнить дерево ролей

В день обучения:

• Проинформировать команду о предстоящей работе и протестировать их знания

• Проконтролировать готовность зоны:

  • а) Изучить схему площадки, расписание докладов и митапов, расположение зон ретрансляции

  • б) Проверить чистоту рабочих зон (если монтажные работы не затянулись до позднего вечера, в таком случае этот пункт переносится на следующий день на утро)

  • в) Подготовить коробки со всем необходимым к конференции (для 1 и 2 дня), оставить их пока в штабе / на складе:

    • Грамоты и подарки для спикеров

    • Книги за лучшие вопросы (количество соответствует количеству докладов)

    • Техника - кликер, планшет-таймер (проверить, заряжен ли он), дезинфекторы (для зала, для ДЗ), флешка, подставка под планшет, планшет для бумаги модераторам и маркеры.

    • Подготовить маски, перчатки, воду и спиртовые салфетки для столов у входов, но не выставлять.
      ❗ Важно! Не оставлять коробки заранее в залах на ночь, были случаи воровства 😞

• Убедиться, что у вас есть чёткие и подробные инструкции, а именно:
  Кого из докладчиков не будет?
  Список докладчиков с контактами.
  Чей доклад заменен или перенесён в онлайн (чтобы не искать его грамоты именно по ФИО)
  Для проверки актуальности информации докладов, воркшопов, мастер-классов в расписании конференции - ОБРАЩАЕМСЯ К ФАЙЛУ “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ” КОНФЕРЕНЦИИ!!!
  Что нужно собрать в качестве подарков докладчикам?
  Нужно ли собрать подарки модераторам и будут ли вообще модераторы, если да, то нужны хотя бы их теги в телеграме?
  Нужно ли готовить подарки программному комитету?
  Если в программе есть воркшопы или митапы, нужно чёткое тз для глав залов (что принести? Добыть ещё микрофон? Хочет ли он быть со своим ноутом? И т.д.)

• Проверить презентации на качество (качество картинок и фото, шрифты итд). Передать собранную информацию менеджеру конференции.
  Передать информацию в следующем виде:
  День 1
  Зал 1.....
  ФИО спикера, название, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.
  Зал 2....
  

  День 2
  Зал 1.....
  ....
  ....
  ...
  Зал 5....
  ФИО спикера, название презентации, где что съехало, слайд 1, слайд 2...и т.д.
  

• Узнать у менеджера конференции, можно ли попросить дополнительные стулья, если во время доклада собралось много людей. Или делать ретрансляцию в ДЗ и приглашать участников туда.

• Дать на подпись помощникам т/б, Code of Conduct и инструкции

В дни конференции:

До начала:

• Проверить наличие, согласно необходимому количеству микрофонов, и РАБОТОСПОСОБНОСТЬ микрофонов, гарнитуры, кликера, таймера, дублирующего экрана

• Принести подготовленные коробки и разложить все необходимое по местам:

  • грамоты и подарки докладчикам по порядку выступлений, книги-призы

  • разложить воду, маски и антисептические средства на столе у входа

  • проверить работу дезинфекторов и рециркуляторов на площадке

  • проверить наличие списка докладчиков с их контактными данными

  • Спиртовые салфетки нужны только для микрофонов на время сессии вопросов и ответов. Их не нужно раскидывать на столе у входа.

  • Под стол мы складываем наш инвентарь/реквизит только тогда, если на нем есть скатерть в пол. Если ее нет, то не нужно ничего класть стол (особенно воду и те же самые салфетки)

• Познакомить команду с техниками, уточнить кто и за что отвечает (трансляция, звук, свет и т.д.)

• Напомнить зальным ребятам - если к вам подходит участник и спрашивает “А где проходит конкретный доклад”, то обращаемся к документу “ТЕХНИЧЕСКИЙ СЦЕНАРИЙ“ или к расписанию на плазмах около зала! ЗАПОМНИТЬ!

Во время:

• Следить за работой залов (техника, чистота, температура, наличие воды и защитных средств).

• Следить за тем, чтобы все успели пообедать.

• Выдать оплату.