Карточка мероприятия DevOpsConf 2023/памятка подрядчика для оформления договоров, приложений, актов и счетов

Для стандартизации оформления договоров с подрядчиками оказывающими услуги на мероприятии, а так же для корректного принятие документов бухгалтерией необходимо создавай/оформлять “карточку мероприятия/памятку подрядчика” и отправлять подрядчикам для корректного оформления договоров, актов и счетов по оказываем услугам на мероприятие.

Что представляет из себя “карточка мероприятия/памятка подрядчика”?

Это список необходимых данных и реквизитов необходимых для корректного заполнения договоров, актов и счетов, направляемых от контрагентов и передаваемых ивентов в бухгалтерию.
Такие как:

адрес проведения мероприятия (адрес должен совпадать с адресом договора аренды площадки)
даты и время проведения мероприятия (даты монтажа, демонтажа и мероприятия). Желательно указывать завершение монтажа (дата и время), что бы зафиксировать в договоре и сделать это обязательным условием. Не всегда можно аппелировать срывом сроков монтаж ссылаясь на статью в Вики
реквизиты КОБ (обязательно проверять актуальность и правильность реквизитов)
контактные данные: руководителя, техдира, администратора проекта (телефон и корпоративная почта).
ссылка на регламент мероприятие, схему заезда
рекомендации для заполнения и пример формулировок
список необходимых документов (копии) для согласования и сроки предоставления оригиналов
реквизиты/данные для обмена данными по ЭДО

Пример заполненной карточки мероприятия/памятка подрядчика.

https://docs.google.com/document/d/1ZaK_NIZFOSkdhBip_7hyB7aYYrtJjjw5/edit?usp=share_link&ouid=100981994226378410647&rtpof=true&sd=true Файл для заполнения и передачи подрядчику

Шаблон для создания карточки/памятки

Для договора
Название мероприятия	DevOps Conf 2023
Адрес мероприятия	125167, г. Москва, Ленинградский пр., д. 36, стр. 31, этаж 1, пом. 2, комн. 3-12
Даты и время (монтаж, демонтаж, мероприятие)	11-12.03 - монтаж с 8.00 до ___ 13-14.03 - мероприятие 14.03 - демонтаж с 20.00 (при отсутствии участников на площадке)/с 21.00 до ___
Реквизиты	Общество с ограниченной ответственностью «Конференции Олега Бунина» Адрес местонахождения (регистрации): 125040, г.Москва, ул. Нижняя, д.14, стр.7, оф.08 Адрес фактического места нахождения: 125040, г.Москва, ул. Нижняя, д.14, стр. 7, оф.08 ИНН 7733863233 КПП 771401001 ОГРН 5137746153518 Банковские реквизиты: р/с 40702810202720001072 к/с 30101810200000000593 БИК 044525593
Данный для ЭДО	оператор Диадок
Контакты уполномоченных лиц от Заказчика	Злобин Алексей +7 905 585 9303 Косырева Татьяна 89889495962
Рекомендации
Пример формулировки для договора, приложения, акта оказанных услуг, счёта на оплату	Оказание услуг по (название услуги или комплекса услуг) мероприятия (название мероприятия и даты - заполняет ивент)
В реквизитах организации оказывающий услуги должно быть указано	Полное наименование юридического лица; Юридический адрес; ИНН, КПП, ОРГН (ОРГН ИП); ОКВЭД, ОКПО; E-mail, номера телефона организации; Банковские реквизиты.
Предоставляются следующие заверенные копии документов Заверенные (не нотариально) должным образом копии – в правом нижнем углу: Печать организации КОПИЯ ВЕРНА с датой Должность, подпись с расшифровкой Ф.И.О. лица, заверяющего документ	Лицензии (в случае лицензионного вида деятельности); Уведомления о возможности применении специальных режимов налогообложения; Документ, подтверждающий полномочия лиц(а) на осуществление действий (право подписи), в случае подписи на документах не Генерального директора организации.
Даты для документов	Счет - дата договора или позже Акт - строго последняя день оказание услуг (мероприятия или демонтажа)
Порядок предоставления и передачи документов	Подрядчик после согласования условий и текста договора направляет на электронный адрес Заказчика подписанные сканы документов и требуемый пакет документов в срок не более 3х рабочих дней с даты согласования и подтверждения от уполномоченного лица Заказчика. Заказчик только при получении подписанных сканов документов производит оплаты согласно графику платежей, оговоренному в договоре и на основании выставленных счетов. Передача подписанных оригиналов документов (договор, счет, акт) производится до начала мероприятия (монтажа) через курьерскую доставку или в течении мероприятия (через своего уполномоченного представителя), но не позднее последнего дня окончания мероприятия. Финальная оплата/доплата за оказанные услуги производится исключительно после получения Заказчиком оригиналов документов. В течении 5 (пяти) рабочих дней, после получения оригиналов документов, но не ранее последнего дня оказания услуг Подрядчиком, Заказчик направляет подписанные со своей стороны экземпляры документов в адрес Подрядчика(курьерской службой) или передает уполномоченному представителю Подрядчика.
Правила и регламенты	Регламент мероприятий ОНТИКО - ссылка Регламент площадки (при наличии) - ссылка

Регламент работы по согласованию, передачи и внесения правок в документы

Event менеджер конференции или иное лицо, кому поручено вести коммуникацию с подрядчиком, после принятия решения о заключении договора с контрагентом, направляет в его адрес карточку/памятку подрядчику и запрашивает проект договора (пакет документов - редактируемый формат в режиме правок)
При получении проекта договора проверяет правильность данных:
- название и даты мероприятия, в соответствии с карточкой
- формулировку оказываемых услуг
- даты и время монтаж/демонтажа
- состав услуг
- график платежей (финальный платеж после подписания актов), если не 100% предоплата
- иные существенные условия оказания услуг (приложения, сметы, состав оказываемых услуг и тд)
При отсутствии замечаний, запрашивает подписанные копии документов (договор, приложения, счет, акт) и загружает в соответствующию папку на дропбоксе (название конференции - документы - контрагент)
Передает на согласование договор Руководителю или лицу его замещающего для сверки с бюджетом конференции в Slack (ссылка на ветку) в виде ссылки на папку дроп бокса и пояснением какая строка бюджета соответствует данной услуге(ам)
После согласования с Руководителем, направляет пакет документов в бухгалтерию
При возникновении замечаний к документам, формирует письмо в адрес Подрядчика с перечнем необходимых правок, после получения и проверки (лично) обновляет файлы в папке проекта в том числе сканы подписанных документов, направляет на повторную подпись Руководителю и отправляет документы в бухгалтерию
при отсутствии замечаний и наличии подписанных копий, направляется счет в оплату, по соответствующей процедуре.