Инструкция по роли
Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?
Твой главный - Менеджер конференции - Екатерина Базжина, +7 921 583 1553, @kbazzh
Если не знаешь ответ на вопрос, звони ей!
Текстовый канал коммуникации: телеграм-чат “Управление конференцией“
Ставить задачи может любой из членов команды Онтико - в чате Штаб или Управление конференцией. Супервайзер чатов на всё реагирует!
Для чего нужна эта роль? Цель роли
Обеспечить передачу задач от “заказчика” до “исполнителя” и ответ о выполнении в обратную сторону,
Мгновенная (до 10 минут) реакция на поступающие уведомления. Ликвидация проблем.
Каждая задача в дни конференции принимается с текстом “Принято“, “Взято в работу”. По выполнению отписывается “Готово“. Исключение: задача взята самим исполнителем лично (он отписался в чат).
Цель: просматривать чаты и передавать информацию в соответствующие секции. Отслеживать, что задача взята в работу и выполнена.
Кем руководит:
Никем не руководит, но работает плотно с другими штабными и всеми подрядчиками
Время работы, локация:
Время работы
Дни монтажа. Последний день монтажа
Дни конференции - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.
Демонтаж: не участвует
Локация:
Штаб на площадке
Стандартные алгоритмы:
Эти же схемы в Miro: https://miro.com/app/board/o9J_lESS8p4=/
Что делать:
Добавиться (попросить ивента добавить) в чаты конференции: Штаб, Чат управления, SBTG
В дни конференций осуществлять контроль всех переписок: следить, чтобы все задачи были переадресованы исполнителям. Должно быть ощущение, что задача принята, а не “брошена”. Мы – армия в дни конференции!
Каждая задача в дни конференции принимается с текстом “Принято“, “Взято в работу”. По выполнению отписывается “Готово“. Исключение: задача взята самим исполнителем лично (он отписался в чат)
Можно в том же чате тегать человека-исполнителя. Но кроме этого нужно следить, чтобы задача была выполнена
По поводу того, какого человека по какому вопросу тегать - настоять на том, чтобы передали полный контакт-лист с описанием функционала не только подрядчиков, но и организаторов (Онтико) + дополнительный инструктаж по контакт-листу
Помогать главным по зонам в перемещении кадров: следить за чатом помощников - какую позицию необходимо подменить, где есть свободные помощники
Следить за чистотой и порядком на всей площадке, даже если не просят, самостоятельно звонить в клининг. Следить за чистотой в зоне кофе-брейков - напрямую держать связь с банкетным менеджером площадки.
Следить, чтобы организаторы не подходили к стендам выставки и раздатки и не брали раздаточный материал
Заранее получить:
контакт-лист
узнать, как регулируется температура в залах.
Нештатные ситуации:
В чате пишут “В зале ___ очень холодно, можно сделать потеплее?”
-- наш колл-центр ответит “сейчас все передадим”. Пишет в штаб.
Супервайзер подхватывает, пишет “принято“. Спрашивает у главного хелпера по залу, действительно ли жарко / холодно.
Если да и регулятор доступен хелперам залов, поручает им задачу.
Если да и регулятор не доступен хелперам – звонит подрядчику, чтобы сделать теплее.
Если не жарко/холодно – отписывается в чат Штаба, что проверено, температуру менять не нужно.
Все нештатные вопросы сперва решаются с ответственными по зонам, где проблема.
Если не получается решить вопрос – писать в чат “Центр управления“, тегнув главного ивента, далее - звонить менеджеру конференции.
Обратная связь, нарушения:
Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса.
Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов:
анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)
лично менеджеру конференции
Add Comment