Инструкция по роли

Для чего роль

Ответственный за зону регистрации осуществляет контроль процесса регистрации гостей в базе, отвечает за то, чтобы все гости были зарегистрированы в кратчайшие сроки и с комфортом.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - менеджер конференции. Также вы выполняете любые поручения, которые могут дать вам представители Онтико, связанные с вашей зоной. 

Время работы:

Ориентировочно это:

• День до конференции: с 15:00 до окончания подготовительных работ,

• Дни конференции: с 8:00 до 21:00

Локация:

Зона для участников и зона для докладчиков, гуру, активистов. Вы обязаны находиться сразу везде - вся зона регистрация должна быть под вашим контролем.

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

За 2 недели до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе регистраторов

• Произвести поиск кандидатов в команду (по договоренности с менеджером конференции)

• Создать чат 

• Выслать в чат файл-инструкцию по работе регистраторов

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

• Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

• Проконтролировать явку команды на обучение

• Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у менеджера конференции); схему пространства

В день обучения (до конференции):

• Проверить количество бейджей и лент

• Проследить, чтобы регистраторы нацепили ленты на бейджи

• Проследить, чтобы регистраторы заранее напечатали и подготовили бейджи для подрядчиков и организаторов

• Проинформировать команду регистрации о предстоящей работе. Особое внимание уделить правилам регистрации в связи с Covid-19

• Протестировать знания команды, представленные им в инструкции

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

• Дать на подпись помощникам документ по технике безопасности, Code of Conduct и инструкции

Если на конференции предусмотрены талоны на питание и/или на воркшопы, то необходимо рассортировать их и разложить по бейджам

В дни конференции:

• Следить за тем, чтобы регистрация осуществлялась согласно алгоритму, прописанному в инструкции по работе регистраторов

• Следить за тем, чтобы на всех местах хватало бейджей с лентами

• Следить за чистотой рабочего места, своевременно вызывать клининг

• Высылать самостоятельно каждый час в чат HelpTeam количество прошедших регистрацию участников (смотрим по базе)

• В час-пик равномерно распределять очереди, информируя людей в очередях о том, что им следует показать/сказать у стойки регистрации (показать паспорт, QR-код и билет)

• Следить чтобы команда регистраторов успела пообедать

• Когда большая часть людей зарегистрируется (примерно после 12:00) необходимо выделить людей, которые будут заниматься отчетами для спонсоров по инструкции и примеру

• После конференции выдать бланки обратной связи, собрать и передать менеджеру конференции

• После 16:00 в день окончания конференции подготовиться к закрытию зоны: разъединить бейджи с лентами, посчитать количество оставшихся лент по цветам, связать по 100шт, выслать информацию менеджеру конференции и убрать ленты в штаб

• Проконтролировать сдачу фирменных поло

• Выдать оплату.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Если гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа – пишем в чат с представителями Онтико фамилию гостя для уточнения.

Если вы замечаете, что бейджи подходят к концу, как можно скорее сообщите об этом менеджеру конференции или в телеграм-чат “Центр управления”.

Необходимо следить за чатом с главами секций, чтобы, если где-либо не хватает человека, отправить регистратора на замену (если это не скажется отрицательно на работе регистрации). 

Нештатные ситуации

В зоне регистрации обычно находятся представитель Онтико и технический специалист.
Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей можно решить с техническим специалистом.
Вопросы, связанные с отсутствием гостя в базе или каких-то его данных, решайте с представителем Онтико на регистрации либо, если от Онтико на регистрации никого нет, через менеджера конференции.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции

REG MAIN может оставить обратную связь таким же образом.