Инструкция по роли

Для чего нужна эта роль? Цель роли

Обеспечить передачу задач от “заказчика” до “исполнителя” и ответ о выполнении в обратную сторону, мгновенная (до 10 минут) реакция на поступающие уведомления. Ликвидация проблем.
Каждая задача в дни конференции принимается с текстом “Принято“, “Взято в работу”. По выполнению отписывается “Готово“. Исключение: задача взята самим исполнителем лично (он отписался в чат).
Цель: просматривать чаты и передавать информацию в соответствующие секции. Отслеживать, что задача взята в работу.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - менеджер конференции

Время работы:

Дни конференции - за 2 часа до начала конференции. Конец - плюс один час после окончания конференции. Примерно с 8:00 до 19:00.

Локация:

Штаб на площадке

Супервайзер чатов

Стандартные алгоритмы:

Супервайзер чатов находится в чатах:

• Чат “Центр управления” – здесь штабные по зонам + Онтико. Тут Онтико ставит задачи

• Чат “Штаб конференции“ - тут рабочий чат Онтико, в него из внешних чатов будет Колл-центр пересылать сообщение людей. В дни конференции супервайзер из этого чата подхватывает сообщения, которые касаются площадки (все, кроме трансляции и сайтов).

• внутренние чаты HelpTeam.

Что делать:

1. Добавиться в эти чаты конференции

2. В дни конференций осуществлять контроль всех переписок: следить, чтобы все задачи были переадресованы исполнителям. Должно быть ощущение, что задача принята, а не “брошена”. Мы – армия в дни конференции!

   1. Каждая задача в дни конференции принимается с текстом “Принято“, “Взято в работу”. По выполнению отписывается “Готово“. Исключение: задача взята самим исполнителем лично (он отписался в чат)

   2. Можно в том же чате тегать человека-исполнителя. Но кроме этого нужно следить, чтобы задача была выполнена
      По поводу того, какого человека по какому вопросу тегать - настоять на том, чтобы передали полный контакт-лист с описанием функционала не только подрядчиков, но и организаторов (Онтико) + дополнительный инструктаж по контакт-листу

3. Помогать главным по зонам в перемещении кадров: следить за чатом помощников - какую позицию необходимо подменить, где есть свободные помощники

4. Следить за чистотой и порядком на всей площадке, даже если не просят, самостоятельно звонить в клининг. Следить за чистотой в зоне кофе-брейков - напрямую держать связь с банкетным менеджером площадки.

5. Следить, чтобы организаторы не подходили к стендам выставки и раздатки и не брали раздаточный материал

Нештатные ситуации:

Все нештатные вопросы сперва решаются с ответственными по зонам, где проблема.
Далее – в чате “Центр управления“ или “Штаб конференции” - тегайте менеджера конференции.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает менеджер конференции)

• лично менеджеру конференции