Инструкция по роли

Для чего роль

Ответственный за зону регистрации осуществляет контроль процесса регистрации гостей в базе, отвечает за то, чтобы все гости были зарегистрированы в кратчайшие сроки, с комфортом для них.

Чьи поручения выполняет, к кому может обратиться?

Ваш непосредственный начальник - Штабной (STAFF). Также вы выполняете любые поручения, которые могут дать вам представители Онтико, связанные с вашей зоной. 

Время работы:

Ориентировочно это:

• День до конференции: с 15:00 до окончания подготовительных работ,

• Дни конференции: с 8:00 до 21:00

Локация:

: зона для участников и зона для докладчиков, гуру, активистов. Вы обязаны находиться сразу везде - вся зона регистрация должна быть под вашим контролем.

Стандартные алгоритмы, чек-лист:

За неделю до конференции:

• Внимательно изучить инструкцию по работе регистраторов

• Произвести поиск кандидатов в команду (по договоренности со STAFF)

• Создать чат 

• Выслать в чат файл-инструкцию по работе регистраторов

• Проинформировать команду по всем интересующим их вопросам

• Проинформировать команду об обучении, времени и месте его проведения

• Проконтролировать явку команды на обучение

• Изучить расписание докладов и митапов и понять в каком из залов планируется трансляция из другого зала и тд.; расписание трансферов (если подразумеваются, спросить у Штабного); схему пространства

В день обучения (до конференции):

• Проверить количество бейджей и лент

• Проследить за тем, чтобы бейджи и ленты были соединены регистраторами

• Проинформировать команду регистрации о предстоящей работе

• Протестировать знания команды, представленные им в данном файле заранее

• Проконтролировать готовность рабочих мест и зоны в общем

• Дать на подпись помощникам документ по технике безопасности и Code of Conduct

Если на конференции предусмотрены талоны на питание и/или на воркшопы, то необходимо рассортировать их и разложить по бейджам/ коробкам (уточнить у STAFF)

В дни конференции:

• Следить за тем, чтобы регистрация осуществлялась согласно алгоритму, прописанному в инструкции по работе регистраторов,

• Следить за тем, чтобы на всех местах хватало бейджей с лентами,

• Следить за чистотой рабочего места, своевременно вызывать горничных,

• Следить за температурой воздуха в помещении,

• Высылать самостоятельно или выделить 1 человека, который с 9:15 по 10:15 каждые 5-15 минут будет скидывать в чат HelpTeam количество прошедших регистрацию участников (смотрим по базе),

• В час-пик равномерно распределять очереди, информируя людей в очередях о том, что им следует показать/сказать у стойки регистрации (показать паспорт или билет, сказать свою фамилию и, если присутствуют талоны, желаемое время/тип обеда/воркшопа),

• Следить за тем, чтобы команда регистраторов вовремя получала перерывы; чтобы все успели пообедать,

• Когда большая часть людей зарегистрируется (после 12:00 примерно) необходимо выделить людей, которые будут заниматься отчетами для спонсоров по инструкции и примеру; после принять задание,

• В конце каждого рабочего дня выдавать бланки обратной связи, собрать и передать STAFF,

• После 16:00 в день окончания конференции готовиться к закрытию зоны: разъединять бейджи с лентами, посчитать количество оставшихся элементов по цветам и выслать STAFF, оставшиеся ленты соединить по цветам по 100 штук (или менее, если их меньше), по сигналу STAFF унести остатки в штаб,

•  Проконтролировать сдачу фирменных поло, если помощник работает с нами единоразово,

• Выдать оплату.

Обработка ситуаций, дополнительные сведения:

Если гость говорит, что ему разрешено пройти без бейджа – пишем в чат с представителями Онтико фамилию гостя для уточнения.

Если вы замечаете, что бейджи подходят к концу, как можно скорее сообщите об этом STAFF или в телеграм-чат с представителями Онтико.

Необходимо следить за чатом с главами секций, чтобы, если где-либо не хватает человека, отправить регистратора на замену (если это не скажется отрицательно на работе регистрации). 

Нештатные ситуации

В зоне регистрации обычно находятся представитель Онтико и технический специалист. Вопросы, связанные с работой компьютера, базы данных, с печатью бейджей можно решить с техническим специалистом. Вопросы, связанные с отсутствием гостя/ каких-либо данных по нему в базе, решайте с представителем Онтико на регистрации либо, если от Онтико на регистрации никого нет, через Штабного.

Обратная связь, нарушения:

Мы за то, чтобы Нормы поведения и Кодекс помощника HelpTeam соблюдался всеми участниками процесса. 

Все помощники должны иметь возможность сообщить о нарушениях или оставить обратную связь любым из способов: 

• анонимно в форме обратной связи (обрабатывает STAFF)

• лично STAFF

• лично менеджеру конференции от Онтико

REG MAIN может оставить обратную связь таким же образом.